Excedentes de Produção
Manual – Controle de Venda de Excedentes de Produção
1) Acesso e Ferramentas Necessárias
Antes de tudo, certifique-se de ter:
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Acesso ao site Portal DAP - Excedente de Produção (clique aqui):
→ Registrar vendas de excedentes, visualizar registros, planilha de controle e Drive de arquivos. -
Acesso ao Formulário de Registro de Nova Venda de Excedente (link “Registrar nova venda de excedente”).
2) Começando a Venda – Passo a Passo
| Etapa | Ação detalhada |
|---|---|
| 2.1 Preparação | Verifique se há uma Oferta Pública válida para o produto excedente no site institucional. |
| 2.2 Verificar estoque e valores | Confirme a quantidade disponível e preços fixados pela oferta pública. |
| 2.3 Registro inicial | No site, clique em “Registrar nova venda de excedente” para abrir o formulário. Portal DAP |
| 2.4 Preencher o formulário – dados obrigatórios |
Preencha os seguintes campos no formulário: • Servidor responsável + Data da Venda |
| 2.5 Gerar GRU no ato | Acesse o manual para gerar GRU. |
| 2.6 Entregar o produto/realizar retirada | Após preenchimento e GRU, efetue a entrega ou retirada do produto pelo comprador. Para animais, não liberar sem GTA. |
3) Após a Venda – Complementação e Documentação
| Etapa | Ação detalhada |
|---|---|
| 3.1 Arquivar comprovantes GRU | Guarde o comprovante de pagamento da GRU. Digitalize ou fotografe com qualidade. Carregue ou anexe no Google Drive de controle. |
| 3.2 Emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) | Se a NF-e não for emitida imediatamente: • Monitorar quando ela é gerada. • Depois emitir a NF-e e preencher no formulário os campos “Número da NF-e” e “Data da NF-e”. • Anexar arquivo digital da NF-e no Drive/Planilha de Controle. |
| 3.3 Emissão da Guia de Trânsito Animal (GTA), se aplicável | Para venda de animais: GTA deve acompanhar transporte. Se não estiver pronta na venda, providencie o mais breve possível. Anexe o documento. |
| 3.4 Registro de pendências | Se NF-e ou GTA estiverem pendentes, marcar no formulário/planilha, para que o setor administrativo possa acompanhar. |
4) Controle de Registros
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Use a planilha de controle do site (link “Visualizar planilha de controle”) para verificar todas as respostas enviadas via formulário. Portal DAP
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Confira, linha a linha, se estão preenchidos: GRU, Comprovante, NF-e, GTA, datas, valores.
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Mantenha os documentos no Google Drive de arquivos de controle (“Acessar arquivos no Google Drive”) organizados por ano/mês.
5) Envio Mensal ao Setor de Almoxarifado / Processo Oficial
| Etapa | O que deve constar no envio |
|---|---|
| 5.1 Preparar Resumo Mensal | A partir da planilha: totais por produto (quantidade e valor), quantas vendas, quantas NF-e emitidas, quantas pendentes. |
| 5.2 Verificar pendências | Listar quais vendas ainda faltam NF-e ou GTA ou comprovante de GRU, para que sejam resolvidas. |
| 5.3 Documentação anexa | GRU(s) pagos, NF-e(s), GTA(s), comprovantes digitalizados. |
| 5.4 Formato do processo | Organizar tudo num processo físico ou digital, conforme procedimento interno do campus: • Relatório mensal • Planilha de controle • Documentos físicos/digitais anexos • Encaminhar protocolo interno ao setor de almoxarifado |
| 5.5 Prazos | Definir data fixa mensal para envio, ex: até o dia 25 de cada mês ou outro prazo definido pela administração. |
6) Boas Práticas e Sugestões Específicas
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Registro imediato no formulário no momento da venda evita esquecimentos.
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Use o site “Visualizar registros” para conferir o que você digitou, identificar erros cedo. Portal DAP
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Sempre inclua links ou referências exatas para documentos no Google Drive, pois simplifica auditoria e busca posterior.
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Fazer backups mensais dos documentos físicos e digitais.
Fluxo Detalhado da Venda de Excedentes
1. Oferta Pública
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Publicação da oferta pela DIPE no site institucional.
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Arquivamento digital e físico do documento da oferta.
2. Registro da Venda
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Comprador comparece ao campus.
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Servidor agrícola preenche o Formulário Google com:
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Data da venda e referência da oferta pública;
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Dados do comprador (nome, CPF/CNPJ, contato);
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Produto, quantidade, unidade, valor unitário e total.
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3. Emissão de Documentos no Ato
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GRU: emitida imediatamente; número e data informados no formulário.
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GTA: quando houver venda de animais, emitida na retirada e registrada no formulário.
4. Complementação Pós-Venda
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Comprovante de pagamento da GRU: anexado quando disponível.
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Nota Fiscal eletrônica (NF-e): emitida no ato ou posteriormente; ao ser emitida, número, data e arquivo devem ser atualizados no registro.
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GTA: obrigatória para transporte de animais; arquivo digital anexado ao registro.
5. Consolidação e Conferência (Setor Administrativo)
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Verificação semanal na planilha de controle:
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GRUs pagas e não pagas;
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NF-es emitidas e pendentes;
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GTAs registradas ou em falta.
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Acompanhamento e correção de pendências.
6. Fechamento Mensal
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Geração do Resumo Mensal a partir da planilha, contendo:
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Quantidade e valor total por produto;
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Número de vendas;
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Situação das NF-es e GTAs.
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Emissão da Guia de Controle da Produção da Escola Fazenda.
7. Envio Oficial ao Almoxarifado
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Organização do processo mensal com:
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Relatório consolidado (Resumo + Guia da Escola Fazenda);
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GRUs e comprovantes de pagamento;
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NF-es;
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GTAs, quando houver.
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Encaminhamento do processo ao setor de Almoxarifado para registro oficial.