Manual – Controle de Venda de Excedentes de Produção 1) Acesso e Ferramentas Necessárias Antes de tudo, certifique-se de ter: Acesso ao site Portal DAP - Excedente de Produção (clique aqui) : → Registrar vendas de excedentes, visualizar registros, planilha de controle e Drive de arquivos. Acesso ao Formulário de Registro de Nova Venda de Excedente (link “Registrar nova venda de excedente”). 2) Começando a Venda – Passo a Passo Etapa Ação detalhada 2.1 Preparação Verifique se há uma Oferta Pública válida para o produto excedente no site institucional. 2.2 Verificar estoque e valores Confirme a quantidade disponível e preços fixados pela oferta pública. 2.3 Registro inicial No site, clique em “Registrar nova venda de excedente” para abrir o formulário. Portal DAP 2.4 Preencher o formulário – dados obrigatórios Preencha os seguintes campos no formulário: • Servidor responsável + Data da Venda • Oferta pública correspondente (número/ano) • Nome do comprador + CPF/CNPJ • Produto, unidade, quantidade, valor unitário, valor total • Número da GRU + data de emissão + data de pagamento (ou vencimento) • Caso de animal: GTA  • Nota Fiscal 2.5 Gerar GRU no ato Acesse o  manual para gerar GRU . 2.6 Entregar o produto/realizar retirada Após preenchimento e GRU, efetue a entrega ou retirada do produto pelo comprador. Para animais, não liberar sem GTA. 3) Após a Venda – Complementação e Documentação Etapa Ação detalhada 3.1 Arquivar comprovantes GRU Guarde o comprovante de pagamento da GRU. Digitalize ou fotografe com qualidade. Carregue ou anexe no Google Drive de controle. 3.2 Emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Se a NF-e não for emitida imediatamente: • Monitorar quando ela é gerada. • Depois emitir a NF-e e preencher no formulário os campos “Número da NF-e” e “Data da NF-e”. • Anexar arquivo digital da NF-e no Drive/Planilha de Controle. 3.3 Emissão da Guia de Trânsito Animal (GTA), se aplicável Para venda de animais: GTA deve acompanhar transporte. Se não estiver pronta na venda, providencie o mais breve possível. Anexe o documento. 3.4 Registro de pendências Se NF-e ou GTA estiverem pendentes, marcar no formulário/planilha, para que o setor administrativo possa acompanhar. 4) Controle de Registros Use a planilha de controle do site (link “Visualizar planilha de controle”) para verificar todas as respostas enviadas via formulário. Portal DAP Confira, linha a linha, se estão preenchidos: GRU, Comprovante, NF-e, GTA, datas, valores. Mantenha os documentos no Google Drive de arquivos de controle (“Acessar arquivos no Google Drive”) organizados por ano/mês. 5) Envio Mensal ao Setor de Almoxarifado / Processo Oficial Etapa O que deve constar no envio 5.1 Preparar Resumo Mensal A partir da planilha: totais por produto (quantidade e valor), quantas vendas, quantas NF-e emitidas, quantas pendentes. 5.2 Verificar pendências Listar quais vendas ainda faltam NF-e ou GTA ou comprovante de GRU, para que sejam resolvidas. 5.3 Documentação anexa GRU(s) pagos, NF-e(s), GTA(s), comprovantes digitalizados. 5.4 Formato do processo Organizar tudo num processo físico ou digital, conforme procedimento interno do campus: • Relatório mensal • Planilha de controle • Documentos físicos/digitais anexos • Encaminhar protocolo interno ao setor de almoxarifado 5.5 Prazos Definir data fixa mensal para envio, ex: até o dia 25 de cada mês ou outro prazo definido pela administração. 6) Boas Práticas e Sugestões Específicas Registro imediato no formulário no momento da venda evita esquecimentos. Use o site “Visualizar registros” para conferir o que você digitou, identificar erros cedo. Portal DAP Sempre inclua links ou referências exatas para documentos no Google Drive, pois simplifica auditoria e busca posterior. Fazer backups mensais dos documentos físicos e digitais.