Adesão a Ata de Registro de Preços (Carona)

1. Objetivo e quando utilizar

Orientar a abertura, instrução e solicitação de adesão extraordinária — “carona” — a Ata de Registro de Preços, conforme o fluxo da PROAD/IFC e o registro no sistema Contratos.gov.br.

Utilize este manual quando o IFC Campus Araquari pretender contratar objeto registrado em Ata de Registro de Preços de outro órgão ou entidade, desde que a adesão seja permitida, vantajosa, compatível com a necessidade administrativa e devidamente instruída no processo.

Acesso ao sistema:

Contratos.gov.br

Página de referência da PROAD/IFC:

Adesão SRP Extraordinária — Carona

2. Antes de registrar o pedido

Antes de registrar a adesão no Contratos.gov.br, o processo deverá estar aberto e instruído no SIPAC, observando a sequência padronizada da PROAD/IFC.

2.1 Providências iniciais

• Abrir processo administrativo específico de adesão no SIPAC;

• Registrar o número sequencial de controle da adesão na planilha institucional;

• Formalizar a necessidade da contratação;

• Definir itens, quantitativos e local de entrega ou execução;

• Verificar a previsão no Plano de Contratações Anual, quando aplicável;

• Verificar a compatibilidade com o planejamento orçamentário;

• Consultar previamente o fornecedor;

• Obter aceite formal do fornecedor;

• Confirmar se a adesão é permitida pelo edital, pela ata e pela legislação aplicável;
• Verificar se a Ata de Registro de Preços está vigente e se permanecerá vigente por tempo suficiente para a conclusão da adesão e formalização da aquisição ou contratação pretendida.

• Verificar se o servidor responsável possui acesso ao Contratos.gov.br.

2.2 Sequência mínima do processo

1. Solicitação inicial da demanda;

2. Documento de Formalização da Demanda — DFD;

3. Estudo Técnico Preliminar — ETP;

4. Gerenciamento de riscos, quando aplicável;

5. Pesquisa de preços e mapa de formação de preços;

6. Consulta ao fornecedor;

7. Consulta ao órgão gerenciador;

8. Estudo de comprovação da vantajosidade;

9. Juntada do edital, homologação e ata de registro de preços;

10. Declaração de recursos orçamentários;

11. Certidões e consultas obrigatórias;

12. Checklist AGU;

13. Registro do pedido no Contratos.gov.br;

14. Após autorização, emissão de empenho, contrato, execução, pagamento e arquivamento.

2.3 Documentos e modelos da PROAD

Também utilize como referência:

• Fluxo Adesão SRP Extraordinária

• Lista de Verificação Adesão Extraordinária

3. Consulta ao fornecedor

Antes de registrar o pedido no Contratos.gov.br, consulte o fornecedor registrado na ata e solicite manifestação formal sobre a aceitação da adesão.

Utilize, preferencialmente, o modelo da PROAD:

008. Consulta ao Fornecedor

A consulta deve indicar:

• órgão interessado;

• ata de registro de preços;

• pregão ou procedimento de origem;

• item(ns) pretendido(s);

• descrição do objeto;

• quantitativo;

• local de entrega ou execução;

• prazo pretendido, quando aplicável;

• solicitação de aceite nas condições da ata.

O aceite do fornecedor deverá ser juntado ao processo e anexado ao pedido no Contratos.gov.br.

4. Consulta ao órgão gerenciador

Após a instrução inicial e o aceite do fornecedor, deverá ser realizada a consulta ao órgão gerenciador, quando exigida pelo fluxo ou pelo sistema.

A consulta ao órgão gerenciador deverá estar instruída com os principais elementos da demanda:

• identificação do órgão interessado;

• número do processo administrativo;

• ata e procedimento de origem;

• item(ns) e quantitativos pretendidos;

• justificativa da adesão;

• aceite do fornecedor;

• documentos exigidos pelo órgão gerenciador.

A autorização do órgão gerenciador deverá ser juntada ao processo.

5. Demonstração da vantajosidade

A adesão deverá ser justificada de forma objetiva, utilizando o modelo da PROAD quando aplicável:

009.1 Estudo de Comprovação da Vantajosidade da Adesão Extraordinária

A justificativa deve demonstrar:

• a necessidade administrativa;

• a compatibilidade do objeto com a demanda;

• a vantajosidade da adesão;

• a compatibilidade dos preços registrados com os praticados no mercado;

• a adequação dos quantitativos;

• a conveniência administrativa da adesão em relação a nova contratação.

A demonstração da compatibilidade dos preços deverá estar documentada no processo por meio de orçamentos, mapa de formação de preços, contratações similares, painel de preços ou outro meio admitido pela legislação e pelas orientações internas.

6. Registro do pedido no Contratos.gov.br

6.1 Acessar o sistema

Acesse:

Contratos.gov.br

Faça login com suas credenciais.

6.2 Iniciar a solicitação

Na tela inicial:

1. Clique em Solicitar Adesão;

2. Clique em + Solicitar Adesão.

6.3 Informar os dados da licitação

Preencha os campos:

• Unidade Gerenciadora;

• Número da Compra/Ano;

• Modalidade da Compra;

• Número da Ata/Ano, quando aplicável;

• Fornecedor;

• Unidade Solicitante.

Depois, clique em Buscar Itens.

6.4 Selecionar os itens

Após a busca:

1. Localize o item pretendido;

2. Selecione o item;

3. Informe a quantidade no campo Quantidade Solicitada.

Informe apenas a quantidade necessária e compatível com o processo.

6.5 Preencher justificativas e anexos

Na aba Justificativas e Anexos, informe:

• número do processo administrativo;

• número sequencial de controle da adesão adotado pelo Campus Araquari;

• justificativa da vantagem da adesão;

• confirmação de compatibilidade dos preços com o mercado;

• confirmação da consulta e aceite do fornecedor;

• justificativa para item isolado de grupo, se aplicável.

Anexe os documentos obrigatórios e confira se todos estão legíveis e corretos.

6.6 Enviar o pedido

Após revisar:

1. Clique em Solicitar Adesão;

2. Acompanhe a análise pelo órgão gerenciador.

Caso ainda falte informação, utilize Salvar Rascunho.

7. Após a autorização da adesão

Depois da autorização pelo órgão gerenciador, o processo deverá seguir o fluxo interno do campus, incluindo, quando aplicável:

• juntada da autorização ao processo;

• atualização da lista de verificação;

• emissão da declaração de recursos orçamentários;

• solicitação de emissão de empenho;

• formalização contratual;

• encaminhamento da nota de empenho ou contrato ao fornecedor;

• publicação no Diário Oficial da União, quando exigida;

• encaminhamento para emissão de portaria de fiscalização;

• acompanhamento da entrega ou execução do objeto;

• ateste da nota fiscal;

• elaboração de relatório de fiscalização;

• encaminhamento para penalização, se houver descumprimento;

• procedimentos de pagamento;

• arquivamento do processo.

A contratação deverá ser formalizada dentro do prazo de 90 dias, contado da autorização do órgão gerenciador, observado o prazo de vigência da ata. Antes da solicitação de empenho ou da formalização contratual, confirme novamente se a ata permanece vigente.

8. Certidões e consultas

As certidões e consultas deverão ser juntadas:

• antes da contratação ou emissão do empenho; e

• antes do pagamento, quando aplicável.

Utilize os modelos da PROAD:

017. Certidões Negativas de Débito

023. Certidões Negativas de Débito

Também devem ser observados os manuais internos do Campus Araquari sobre emissão de certidões.

9. Problemas frequentes

Pedido indeferido

Principais causas:

• ausência de processo específico no SIPAC;

• ausência de número sequencial de controle da adesão;

• ausência de DFD, ETP ou documento obrigatório;

• ausência de justificativa de vantajosidade;

• ausência da demonstração de compatibilidade dos preços;

• ausência do aceite do fornecedor;

• ausência de consulta ou autorização do órgão gerenciador;

• ausência da lista de verificação;

• documentos anexados incorretamente;

• inconsistência entre item, fornecedor, quantidade e ata;

• ata vencida ou com vigência insuficiente para a formalização da contratação;

• solicitação incompatível com edital, ata ou legislação;

• extrapolação dos limites de adesão.

Quando isso ocorrer, revise a instrução e realize nova solicitação no sistema.

10. Referências e manuais relacionados

• Lei nº 14.133/2021;

• Decreto nº 11.462/2023;

• Orientações da PROAD/IFC sobre adesão extraordinária a SRP: Adesão SRP Extraordinária — Carona;

• Guia da Central de Compras sobre adesão à Ata de Registro de Preços;

• Lista de Verificação da AGU — Adesão à Ata de Registro de Preços;

• Contratos.gov.br: https://contratos.sistema.gov.br/login;

• Compras.gov.br: https://www.gov.br/compras/pt-br;

• Planilha de controle sequencial de adesões: Planilha institucional;

• Manual de solicitação de empenho;

• Manual de emissão de certidões negativas;

• Manual de aquisição — minutas de e-mail para fornecedor.