- [1) Geral (conceitos e visão do processo)](#bkmrk-1%29-geral-%28conceitos--1) - [2) Servidor solicitante (como pedir corretamente)](#bkmrk-2%29-servidor-solicita) - [3) Inclusão de item (quando não existe na lista)](#bkmrk-3%29-inclus%C3%A3o-de-item-) - [4) SIPAC e tramitação (assinaturas, unidade de destino e protocolo)](#bkmrk-4%29-sipac-e-tramita%C3%A7%C3%A3) - [5) Centralizadores (receber, validar, compilar e encaminhar)](#bkmrk-5%29-centralizadores-%28) - [6) Acompanhamento do pregão e pós-licitação](#bkmrk-6%29-acompanhamento-do) - [7) Problemas comuns e como evitar](#bkmrk-7%29-problemas-comuns-) ---

**O que são Compras Institucionais?**

É o conjunto de compras planejadas do IFC, estruturadas para que servidores e centralizadores consigam **planejar, solicitar, tramitar, consolidar** e **acompanhar** as demandas com base em uma lista organizada por **objetos** e **itens**.

**Qual é o fluxo “em uma linha”?**

1. Checar necessidade (estoque/contrato/almoxarifado virtual). 2. Identificar objeto e item na planilha. 3. Preencher formulário (um objeto por formulário). 4. Assinar e tramitar no SIPAC ao centralizador do objeto. 5. Se não existir item: pedir inclusão (3 orçamentos + descrição técnica completa) e estar disponível para manifestação técnica, se solicitado. 6. Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno. 7. Unidade gerenciadora conduz a licitação e publica atas/documentos. 8. Após homologação: adesão interna (se aplicável) e pedido de empenho.

**O que significam “objeto”, “item”, “unidade gerenciadora” e “ata SRP”?**

- **Objeto:** categoria da compra (cada aba da planilha costuma ser um objeto). - **Item:** o que será licitado dentro do objeto (número, unidade e descrição). - **Unidade Gerenciadora:** unidade que conduz o pregão e gerencia a ata do SRP. - **Unidade Participante:** unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata. - **Ata SRP:** resultado do pregão; registra fornecedores e preços durante a vigência. - **Empenho:** compromisso/reserva orçamentária para executar a compra conforme ata/contrato.

**Quais são os prazos internos do Campus Araquari?**

- **Até 06/03/2025:** servidores enviam formulários aos centralizadores (e pedidos de inclusão, quando houver). - **Até 11/03/2025:** centralizadores encaminham compilados ao DAP por Memorando Eletrônico.

**Importante:** respeite os prazos internos do campus — eles existem para garantir que Araquari cumpra o cronograma institucional.

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**O que preciso checar antes de solicitar?**

- **Bens e materiais:** confirmar inexistência/insuficiência de saldo no **Patrimônio/Almoxarifado**. - **Serviços:** verificar com a **Coordenação de Contratos** se já existe contrato vigente para o objeto.

**Regra prática:** se há saldo suficiente para atender o período planejado, não faz sentido solicitar nova compra do mesmo item.

**Quando devo usar Almoxarifado Virtual?**

Quando houver disponibilidade via **Almoxarifado Virtual** e isso atender à necessidade, a alternativa deve ser priorizada (quando aplicável).

**Como encontro o que preciso na planilha?**

**Planilha Compras Institucionais 2026:** [ Objetos e Itens das Compras Institucionais de 2026 ](https://docs.google.com/spreadsheets/d/12QvrItjeP8AynTnZPMfcqnLkPYMH-tQDuVLt5FEF3j4/edit?usp=sharing) 1. Localize a aba do **objeto** da sua demanda. 2. Escolha o(s) **item(ns)** adequados e verifique se a descrição atende tecnicamente. 3. Copie para o formulário: **número do item**, **unidade** e **descrição** (evite reescrever).

**Posso colocar itens de objetos diferentes no mesmo formulário?**

Não. O formulário deve ser preenchido com itens de **um único objeto**. Se houver mais de um objeto, faça formulários separados.

**Posso “melhorar” a descrição do item no formulário?**

Evite reescrever. Use **Item / Unidade / Descrição** exatamente como está na planilha (não “adapte” o texto). Se houver necessidade técnica indispensável, utilize o campo de observações técnicas com cuidado para não restringir indevidamente.

**Como justificar o quantitativo?**

- Baseie em planejamento real: consumo, execução prevista e necessidade. - Indique o **período coberto** e a **lógica do cálculo** (histórico, demanda prevista etc.). - Se houver documentos (planejamento anual, cronogramas), anexe quando aplicável.

**Quando marcar “prioridade alta”?**

Quando houver impacto relevante e objetivo. Ao marcar prioridade alta, explique a consequência concreta da indisponibilidade do item/serviço.

**O que são “dependências” e por que informar?**

Dependências são requisitos para o item funcionar/ser utilizado, como **instalação, adequação, obra, treinamento, manutenção**. Informar isso evita compras que não conseguem ser executadas no prazo.

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**Quando devo pedir inclusão de item?**

Quando o item necessário **não constar** na lista do objeto (aba correspondente) na planilha. Nesse caso, o servidor responsável deve solicitar inclusão ao centralizador.

**O que é obrigatório para solicitar inclusão?**

- **3 orçamentos válidos** do produto/serviço. - **Descrição completa e correta**, com **especificações técnicas necessárias** (descrição detalhada).

**Obrigatório para inclusão:** descrição detalhada + ao menos 3 orçamentos.

**Se eu pedir inclusão, vou precisar participar da compra?**

Possivelmente sim. Ao solicitar inclusão, o servidor deve estar disponível para apoiar o processo de compra, pois pode ser demandada **manifestação técnica** (avaliação do item/proposta e aprovação técnica), por exemplo em **esclarecimentos, impugnações** ou **análise de proposta**.

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**Quais assinaturas são necessárias?**

- **Servidor Requisitante** - **Chefia imediata** (coordenação/direção da unidade requisitante). - **Direção-Geral**. - **Para bens/materiais:** ciência/assinatura de **Patrimônio e Almoxarifado**.

**Como tramitar o pedido no SIPAC (passo a passo)?**

1. Salvar o formulário assinado em **PDF**. 2. SIPAC → **Portal Administrativo** → **Módulo Protocolo.** 3. Menu **→** Documento → **Cadastrar Documento.** 4. Tipo: **Formulário de Pedido de Compra** | Natureza: **Ostensivo**. 5. Anexar Documento Digital: o formulário em PDF e anexos (quando houver). 6. Assinaturas: (1) Servidor Requisitante; (2) Chefia Imediata; (3) Direção Geral; (4) 7. Indicar o **Centralizador** como interessado e selecionar a **Unidade de destino** (conforme tabela do objeto). 8. Concluir e **guardar o número de protocolo**.

**O que faço com o número de protocolo?**

Guarde o protocolo para referência e encaminhe ao centralizador do objeto quando solicitado (a tabela de objetos informa e-mail e unidade de destino).

**Preciso ocultar parte do SIAPE no documento?**

Sim. No documento, **oculte os quatro primeiros dígitos do SIAPE**. Exemplo: **\*\*\*\*567**.

**Onde encontro o formulário correto de cada objeto?**

Na tabela de “Objetos de Licitação”, clique no nome do objeto para baixar o **Formulário de Solicitação de Compra** correspondente. Se houver dificuldade para abrir, os arquivos também estão disponíveis em formato Excel (.xlsx) no link informado no manual.

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**Qual é a função do centralizador?**

Receber demandas do objeto, orientar solicitantes, validar consistência (quantitativos/justificativas) e consolidar documentação para envio ao DAP.

**Até quando o centralizador recebe formulários?**

Até **06/03/2025**, referente ao prazo interno do campus para recebimento dos formulários do objeto.

**O que o centralizador deve verificar ao receber um pedido?**

- Se o pedido está **autorizado** (com assinaturas e trâmite correto). - Se o item pertence ao **objeto** (não misturar objetos). - Se quantitativo/justificativa fazem sentido; quando necessário, solicitar **estimativa mensal por 12 meses** (ou documento equivalente). - Se pedidos de inclusão têm **3 orçamentos** e **descrição técnica completa**.

**Como compilar as demandas do objeto?**

- Na coluna **“Quantidade”**: inserir o **total** solicitado (soma). - Na coluna **“Justificativa para o quantitativo solicitado”**: discriminar os pedidos, indicando o **Servidor Solicitante** e seu **Setor** (conforme exemplo do manual).

**Como e quando encaminhar ao DAP?**

Encaminhar até **11/03/2025** por **Memorando Eletrônico**, assinado por **Centralizador**, **Chefia Imediata** e **Direção-Geral**. **Anexar obrigatoriamente:** - formulário compilado do objeto; - cópias de todos os formulários originais recebidos; - orçamentos e anexos relacionados, quando houver inclusão.

**O que fazer se aparecer quantitativo muito alto sem justificativa razoável?**

Sinalizar e comunicar previamente ao DAP. O objetivo é evitar consolidação frágil e reduzir riscos de questionamentos/impugnações e retrabalho.

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**Como acompanhar em que fase está o que eu solicitei?**

Acompanhe o status na planilha: [ Pregões Eletrônicos 2026 ](https://docs.google.com/spreadsheets/u/1/d/e/2PACX-1vT209MBYkV6CbjmcR9l6NPFGTn3bjkKwkwZTUrWuLBgS2Ofn5Y65y7KiYCSPa1T2ahv_dLoQrFs-wCp/pubhtml#gid=0).

**Quando posso pedir empenho?**

Após a licitação estar **homologada** e com **atas disponíveis**. Antes disso, o pedido de empenho não deve ser encaminhado como execução do SRP.

**O que é adesão interna e quando ela acontece?**

Quando o objeto foi gerenciado por outra unidade, o campus demandante normalmente utiliza **Processo de Adesão Interna**. **Consulta:** [ Processos de Adesão Interna – Objetos 2026 ](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AbrVA1om_n1yRS6vGn8lIgGC24zMcYz9VJkO_6PnUBQ/edit?gid=819926640#gid=819926640)

**O que não pode faltar no pedido de empenho?**

- número do processo/pregão, objeto e unidade gerenciadora; - empresa(s) fornecedora(s); - itens, quantidades (inclusive parciais), valores unitários e total. **Manual de apoio:** [ Manual para Pedido de Empenho ](https://manuais.araquari.ifc.edu.br/books/ceof-coordenacao-de-execucao-orcamentaria-e-financeira/page/solicitacao-de-empenho-minuta-de-memorando).

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**Quais são os erros mais comuns que atrasam o processo?**

- Enviar formulário com itens de **objetos diferentes**. - Reescrever a descrição do item (em vez de copiar da planilha). - Quantitativo sem lógica clara ou sem período coberto. - Solicitar inclusão sem **3 orçamentos** e sem descrição técnica completa. - Tramitar no SIPAC para a **unidade de destino errada** ou sem guardar o protocolo. - Assinaturas incompletas (incluindo Patrimônio/Almoxarifado para bens/materiais). - Perder o prazo interno do campus.

**Não consigo abrir o formulário/anexo do objeto. O que faço?**

Se houver problemas para abrir os arquivos, utilize a versão alternativa em **Excel (.xlsx)** indicada no manual.

**Minha dúvida não está aqui. Para onde eu vou?**

Consulte a página institucional: [IFC – Compras Institucionais](https://proad.ifc.edu.br/compras-institucionais/). Se ainda restar dúvida, encaminhe ao **centralizador do objeto** (conforme a tabela) ou ao **DAP**.