Perguntas e Respostas FAQ — Compras Institucionais (Servidores e Centralizadores) Esta página reúne perguntas frequentes para apoiar servidores solicitantes e centralizadores no ciclo de planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar demandas das Compras Institucionais. Referência institucional: IFC – Compras Institucionais Base normativa: Portaria Normativa n.º 14/2025 e seus anexos (Cronograma, Objetos e Formulários). Sumário 1) Geral (conceitos e visão do processo) 2) Servidor solicitante (como pedir corretamente) 3) Inclusão de item (quando não existe na lista) 4) SIPAC e tramitação (assinaturas, unidade de destino e protocolo) 5) Centralizadores (receber, validar, compilar e encaminhar) 6) Acompanhamento do pregão e pós-licitação 7) Problemas comuns e como evitar 1) Geral (conceitos e visão do processo) O que são Compras Institucionais? É o conjunto de compras planejadas do IFC, estruturadas para que servidores e centralizadores consigam planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar as demandas com base em uma lista organizada por objetos e itens . Qual é o fluxo “em uma linha”? Checar necessidade (estoque/contrato/almoxarifado virtual). Identificar objeto e item na planilha. Preencher formulário (um objeto por formulário). Assinar e tramitar no SIPAC ao centralizador do objeto. Se não existir item: pedir inclusão (3 orçamentos + descrição técnica completa) e estar disponível para manifestação técnica, se solicitado. Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno. Unidade gerenciadora conduz a licitação e publica atas/documentos. Após homologação: adesão interna (se aplicável) e pedido de empenho. O que significam “objeto”, “item”, “unidade gerenciadora” e “ata SRP”? Objeto: categoria da compra (cada aba da planilha costuma ser um objeto). Item: o que será licitado dentro do objeto (número, unidade e descrição). Unidade Gerenciadora: unidade que conduz o pregão e gerencia a ata do SRP. Unidade Participante: unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata. Ata SRP: resultado do pregão; registra fornecedores e preços durante a vigência. Empenho: compromisso/reserva orçamentária para executar a compra conforme ata/contrato. Quais são os prazos internos do Campus Araquari? Até 06/03/2025: servidores enviam formulários aos centralizadores (e pedidos de inclusão, quando houver). Até 11/03/2025: centralizadores encaminham compilados ao DAP por Memorando Eletrônico. Importante: respeite os prazos internos do campus — eles existem para garantir que Araquari cumpra o cronograma institucional. 2) Servidor solicitante (como pedir corretamente) O que preciso checar antes de solicitar? Bens e materiais: confirmar inexistência/insuficiência de saldo no Patrimônio/Almoxarifado . Serviços: verificar com a Coordenação de Contratos se já existe contrato vigente para o objeto. Regra prática: se há saldo suficiente para atender o período planejado, não faz sentido solicitar nova compra do mesmo item. Quando devo usar Almoxarifado Virtual? Quando houver disponibilidade via Almoxarifado Virtual e isso atender à necessidade, a alternativa deve ser priorizada (quando aplicável). Como encontro o que preciso na planilha? Planilha Compras Institucionais 2026: Objetos e Itens das Compras Institucionais de 2026 Localize a aba do objeto da sua demanda. Escolha o(s) item(ns) adequados e verifique se a descrição atende tecnicamente. Copie para o formulário: número do item , unidade e descrição (evite reescrever). Posso colocar itens de objetos diferentes no mesmo formulário? Não. O formulário deve ser preenchido com itens de um único objeto . Se houver mais de um objeto, faça formulários separados. Posso “melhorar” a descrição do item no formulário? Evite reescrever. Use Item / Unidade / Descrição exatamente como está na planilha (não “adapte” o texto). Se houver necessidade técnica indispensável, utilize o campo de observações técnicas com cuidado para não restringir indevidamente. Como justificar o quantitativo? Baseie em planejamento real: consumo, execução prevista e necessidade. Indique o período coberto e a lógica do cálculo (histórico, demanda prevista etc.). Se houver documentos (planejamento anual, cronogramas), anexe quando aplicável. Quando marcar “prioridade alta”? Quando houver impacto relevante e objetivo. Ao marcar prioridade alta, explique a consequência concreta da indisponibilidade do item/serviço. O que são “dependências” e por que informar? Dependências são requisitos para o item funcionar/ser utilizado, como instalação, adequação, obra, treinamento, manutenção . Informar isso evita compras que não conseguem ser executadas no prazo. 3) Inclusão de item (quando não existe na lista) Quando devo pedir inclusão de item? Quando o item necessário não constar na lista do objeto (aba correspondente) na planilha. Nesse caso, o servidor responsável deve solicitar inclusão ao centralizador. O que é obrigatório para solicitar inclusão? 3 orçamentos válidos do produto/serviço. Descrição completa e correta , com especificações técnicas necessárias (descrição detalhada). Obrigatório para inclusão: descrição detalhada + ao menos 3 orçamentos . Se eu pedir inclusão, vou precisar participar da compra? Possivelmente sim. Ao solicitar inclusão, o servidor deve estar disponível para apoiar o processo de compra, pois pode ser demandada manifestação técnica (avaliação do item/proposta e aprovação técnica), por exemplo em esclarecimentos, impugnações ou análise de proposta . 4) SIPAC e tramitação (assinaturas, unidade de destino e protocolo) Quais assinaturas são necessárias? Servidor Requisitante Chefia imediata (coordenação/direção da unidade requisitante). Direção-Geral . Para bens/materiais: ciência/assinatura de Patrimônio e Almoxarifado . Como tramitar o pedido no SIPAC (passo a passo)? Salvar o formulário assinado em PDF . SIPAC → Portal Administrativo → Módulo Protocolo. Menu → Documento → Cadastrar Documento. Tipo: Formulário de Pedido de Compra | Natureza: Ostensivo . Anexar Documento Digital: o formulário em PDF e anexos (quando houver). Assinaturas: (1) Servidor Requisitante; (2) Chefia Imediata; (3) Direção Geral; (4)  Indicar o Centralizador como interessado e selecionar a Unidade de destino (conforme tabela do objeto). Concluir e guardar o número de protocolo . O que faço com o número de protocolo? Guarde o protocolo para referência e encaminhe ao centralizador do objeto quando solicitado (a tabela de objetos informa e-mail e unidade de destino). Preciso ocultar parte do SIAPE no documento? Sim. No documento, oculte os quatro primeiros dígitos do SIAPE . Exemplo: ****567 . Onde encontro o formulário correto de cada objeto? Na tabela de “Objetos de Licitação”, clique no nome do objeto para baixar o Formulário de Solicitação de Compra correspondente. Se houver dificuldade para abrir, os arquivos também estão disponíveis em formato Excel (.xlsx) no link informado no manual. 5) Centralizadores (receber, validar, compilar e encaminhar) Qual é a função do centralizador? Receber demandas do objeto, orientar solicitantes, validar consistência (quantitativos/justificativas) e consolidar documentação para envio ao DAP. Até quando o centralizador recebe formulários? Até 06/03/2025 , referente ao prazo interno do campus para recebimento dos formulários do objeto. O que o centralizador deve verificar ao receber um pedido? Se o pedido está autorizado (com assinaturas e trâmite correto). Se o item pertence ao objeto (não misturar objetos). Se quantitativo/justificativa fazem sentido; quando necessário, solicitar estimativa mensal por 12 meses (ou documento equivalente). Se pedidos de inclusão têm 3 orçamentos e descrição técnica completa . Como compilar as demandas do objeto? Na coluna “Quantidade” : inserir o total solicitado (soma). Na coluna “Justificativa para o quantitativo solicitado” : discriminar os pedidos, indicando o Servidor Solicitante e seu Setor (conforme exemplo do manual). Como e quando encaminhar ao DAP? Encaminhar até 11/03/2025 por Memorando Eletrônico , assinado por Centralizador , Chefia Imediata e Direção-Geral . Anexar obrigatoriamente: formulário compilado do objeto; cópias de todos os formulários originais recebidos; orçamentos e anexos relacionados, quando houver inclusão. O que fazer se aparecer quantitativo muito alto sem justificativa razoável? Sinalizar e comunicar previamente ao DAP. O objetivo é evitar consolidação frágil e reduzir riscos de questionamentos/impugnações e retrabalho. 6) Acompanhamento do pregão e pós-licitação Como acompanhar em que fase está o que eu solicitei? Acompanhe o status na planilha: Pregões Eletrônicos 2026 . Quando posso pedir empenho? Após a licitação estar homologada e com atas disponíveis . Antes disso, o pedido de empenho não deve ser encaminhado como execução do SRP. O que é adesão interna e quando ela acontece? Quando o objeto foi gerenciado por outra unidade, o campus demandante normalmente utiliza Processo de Adesão Interna . Consulta: Processos de Adesão Interna – Objetos 2026 O que não pode faltar no pedido de empenho? número do processo/pregão, objeto e unidade gerenciadora; empresa(s) fornecedora(s); itens, quantidades (inclusive parciais), valores unitários e total. Manual de apoio: Manual para Pedido de Empenho . 7) Problemas comuns e como evitar Quais são os erros mais comuns que atrasam o processo? Enviar formulário com itens de objetos diferentes . Reescrever a descrição do item (em vez de copiar da planilha). Quantitativo sem lógica clara ou sem período coberto. Solicitar inclusão sem 3 orçamentos e sem descrição técnica completa. Tramitar no SIPAC para a unidade de destino errada ou sem guardar o protocolo. Assinaturas incompletas (incluindo Patrimônio/Almoxarifado para bens/materiais). Perder o prazo interno do campus. Não consigo abrir o formulário/anexo do objeto. O que faço? Se houver problemas para abrir os arquivos, utilize a versão alternativa em Excel (.xlsx) indicada no manual. Minha dúvida não está aqui. Para onde eu vou? Consulte a página institucional: IFC – Compras Institucionais . Se ainda restar dúvida, encaminhe ao centralizador do objeto (conforme a tabela) ou ao DAP .