Compras Institucionais

* Manual para os solicitantes: todos os servidores.
* Referencial para os Centralizadores de Pedidos.

1. Definições

2. Analisando sua necessidade

  1.  Analisando sua necessidade

    Primeiramente, acesse a Cópia da Planilha de Compras Institucionais da Reitoria, que disponibilizamos neste link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YKUcBA6JPm5pSdWvTr2X-P8ak-ydz5LSUSj_gq_pgEk/edit#gid=1520813206

  2. Observe que a planilha possui várias abas:

    Cada aba da planilha corresponde a um objeto de licitação. Cada objeto contém os itens que se relacionam a ele. Por exemplo: Material Esportivo (objeto); Bola de volei, trave de futebol... (itens relacionados ao objeto).

    Verique entre as abas da planilha se há objetos de seu interesse.

    Acesse a aba com o objeto de seu interesse e verifique se os itens relacionados atenderiam sua necessidade.

  3. Precisa de algo que não está na lista?

    •  Acesse a página 5 deste Manual.

3. Planejando e Providenciando seu Pedido

  1. Planejando e providenciando seu pedido

    Planejando seu pedido? Registre todas as informações necessárias.

    • Veja abaixo esta imagem do Formulário de Solicitação de Compras padrão institucional e acompanhe em seguida as nossas instruções para seu preenchimento:

    • Como preencher?

      Baixe o arquivo que se encontra no Anexo I, lado esquerdo desta página, 'Formulário de Solicitação de Compras'. 

      Assinalar o campo 'COMPRAS INSTITUCIONAIS';

      1. UNIDADE REQUISITANTE:

        • ANO: '2024 - NOVAS DEMANDAS';

          CAMPUS: 'ARAQUARI';

          SETOR REQUISITANTE: o servidor deverá preencher o nome do Setor e da Coordenação ou Direção onde exerce suas atividades;

          SERVIDOR REQUISITANTE: nome do servidor que elaborou o pedido;

          SIAPE: número do siape (o servidor poderá ocultar os quatro últimos dígitos, por exemplo: 187****;

          FISCAL E FISCAL SUBSTITUTO (SE HOUVER): o servidor requisitante ou o servidor que será beneficiado com o pedido.

          O servidor que faz a solicitação de um bem móvel ou de um material será designado:  'Fiscal de Compra'.

          Quando a entrega do bem ou do material for solicitada ao fornecedor, o Fiscal de Compra deverá acompanhar o processo de entrega e verificar no Setor de Almoxarifado ou de Patrimônio se o produto foi entregue em conformidade com o pedido. Em breve, disponibilizaremos um manual para os fiscais de compras e de contratos.

          O Centralizador de Pedidos poderá auxiliar o Fiscal de Compra na verificação da conformidade do produto que foi entregue, a depender se sua especificidade demande uma análise mais técnica. Mais informações sobre os 'Centralizadores de Pedidos' no item 4 deste Manual.

          TELEFONE: o telefone do setor. Caso o servidor exerça suas atividades predominantemente em teletrabalho, deverá informar o seu contato por Whatsapp.

          E-MAIL: e-mail institucional do servidor solicitante e do setor (coordenação ou direção) onde está localizado.

      2. OBJETO:
      3. ITENS SOLICITADOS:

        • Item: Preencher com o número do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos;

        • Unidade: Preencher com a unidade do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos;

        • Descrição: Preencher com a descrição correspondente ao localizado Planilha Referencial para Pedidos;

        • Quantidade: Indicar a quantidade desejada, segundo o planejamento.

      4. JUSTIFICATIVAS
        1. JUSTIFICATIVAS E MOTIVAÇÕES QUE FUNDAMENTAM A NECESSIDADE DE SE ATENDER A DEMANDA:

          • Lembre-se de justificar a sua necessidade apresentando informações que demonstrem como a aquisição do bem ou do material possibilitará a implementação ou continuidade das atividades relacionadas ao Ensino ou à Administração.

        2. JUSTIFICATIVAS E MOTIVAÇÕES QUE JUSTIFICAM O QUANTITATIVO SOLICITADO:

          • Os pedidos que possuírem a solicitação de materiais em quantidades aparentemente exorbitantes deverão ser acompanhados de um Modelo de Execução Anual. Ou seja, o solicitante deverá apresentar uma estimativa de consumo mês a mês no período de um ano, que sirva de referencial para as entregas de materiais aos servidores, através das requisições feitas ao Setor de Almoxarifado.

            • Quando o Centralizador de Pedidos identificar que o quantitativo solicitado foi superdiomensionado, deverá solicitar ao requisitante que apresente um cronograma de utilização mensal dos materiais solicitados, estimado para o período de 12 (doze) meses. No lado esquerdo desta página, no Anexo IV, há um Modelo de Execução.

            • Acesse no Anexo IV, do lado esquerdo desta página, um Modelo de Execução Anual.

      5. HABILITAÇÃO ESPECÍFICA (exemplo: amostra, certificado, etc):

        • Itens que possuem especificidades dos setores técnicos poderão ensejar uma melhor análise sobre a necessidade da apresentação de determinadas certificações ou comprovantes de habilitação dos respectivos fornecedores em potencial para a aquisição.

      6. DOCUMENTOS OU INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES QUE ACOMPANHAM O FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (exemplo: garantia e assistência técnica):

        • Identificar neste campo quais os documentos complementares que foram anexados no Formulário de Solicitação de Compras.

      7. JUSTIFICATIVA DE GRAU DE PRIORIDADE (obrigatória, se o grau for 'ALTO'):

        • Indicar se o grau é 'Baixo', 'Médio' ou 'Alto' a depender do impacto que sua falta gera na execução das atividades finalísticas.

      8. DATA DESEJADA PARA A COMPRA OU CONTRATAÇÃO:

        • A estimativa da data desejada não necessariamente vinculará a aquisição ao tempo da estimativa informado. No entanto, a estimativa é necessária para o planejamento de alternativas ao processo em questão.

          • Este Pedido de Compra compõe uma Intenção de Registro de Preços (IRP). Confira na página 1 a definição de IRP.

      9. VINCULAÇÃO OU DEPENDÊNCIA OU CONTRATAÇÃO DE OUTRO ITEM PARA A SUA CONTRATAÇÃO (adequação elétrica, estrutural, treinamento):

          • Vinculação ou Dependência com a contratação de outro item para sua execução (exemplo: adequação elétrica, estrutural, etc...);

            • É necessário prever e analisar se a aquisição de um equipamento, por exemplo, demandará a adequação de alguma sala. Essa adequação poderá referir-se a uma reforma, ou à contratação de um serviço de manutenção

      10. ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO. DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA OU INSUFICIÊNCIA DOS SALDOS NO SETOR DE PATRIMÔNIO OU NO SETOR DE ALMOXARIFADO:

        • Verifique se os itens de sua necessidade podem ser encontrados no Setor de Patrimônio ou no Setor de Almoxarifado;

          • Caso os encontre, verifique se o quantitativo existente nesses setores é suficiente no período de um ano.

          • Para facilitar essa verificação, disponibilizamos a listagem do estoque atual físico do nosso Almoxarifado e e também do Galpão do nosso Setor de Patrimônio. As listagens compõem os Anexos II e III, encontrados do lado esquerdo desta página.

      11. CIÊNCIA DA DIREÇÃO OU COORDENAÇÃO RESPONSÁVEL PELO SETOR e
      12. AUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE MÁXIMA;

        • Declaração de Ciência da Direção-Geral e da Coordenação ou Direção a que o servidor requisitante é subordinado.

        • O Centralizador de Pedidos receberá somente os pedidos autorizados pela Chefia Imediata do servidor requisitante e pela Direção-Geral.

    4. O pedido está pronto. Qual é o próximo passo?

    1. O pedido está pronto? Qual é o próximo passo?

      1. Após a finalização do pedido, o solicitante deverá recolher a assinatura da chefia imediata (Coordenador ou Diretor da unidade) e, também, da Direção-Geral.

      2. Em seguida, encaminhá-lo via SIPAC para o Centralizador de Pedido.

        • O Formulário de Pedido de Compras deverá conter somente itens relacionados ao mesmo objeto.

      3. Como enviá-lo?

        • Salve uma cópia do seu Formulário de Pedido de Compra em pdf e salve em alguma pasta de fácil localização.

        • Acesse o SIPAC, vá ao Módulo 'Portal Administrativo' e escolha a opção 'CADASTRAR NOVO DOCUMENTO'. 

          • Informe o tipo do documento 'Formulário de Pedido de Compra';

          • Natureza do Documento 'Ostensivo' 

            • Não se esqueça de ocultar os quatro últimos dígitos do SIAPE);

          • Assunto Detalhado 'Envio de Formulário de Pedido de Compra ao Centralizador, referente às Compras Institucionais de 2024';

          • Forma do Documento 'Anexar Documento Digital';

          • Ano '2024';

          • Data do Documento (a data da inclusão do arquivo);

          • Data do Recebimento (a data que recebeu o arquivo, caso você não o tenha produzido);

          • Responsável pelo Recebimento: (servidor que recebeu o arquivo);

          • Tipo de Conferência: Cópia Simples.

          • Arquivo Digital: Selecionar o botão cinza 'Choose File' e selecionar o arquivo do Formulário de Pedido de Compra que foi salvo em PDF.

          • Adicione os assinantes: 'Minha Assinatura' (caso você mesmo seja o solicitante) e as assinaturas da sua Chefia Imediata e do Diretor-Geral.

          • Se houver outros arquivos que você queira anexar ao Formulário, informe o nome do arquivo (por exemplo; Modelo de Fornecimento Anual) e uma breve descrição sobre o documento. Selecione o botão cinza 'Choose File' , selecione o aquivo salvo em pdf.

          • Inclua como interessado o nome do servidor que é o Centralizador do Pedido, de acordo com o objeto do pedido 

          • Movimentação Inicial:  Escolha a Unidade de Destino  (a unidade que o centralizador possui acesso);

          • Confirme o envio.

          • Guarde o número do protocolo. Lembre-se de que o documento somente chegará à Unidade de Destino quando todos assinarem. 

            • Envie uma cópia do protocolo do pedido ao Centralizador de Pedido do objeto correspondente ao seu pedido de compra.

            • A lista dos Centralizadores de Pedidos e seus respectivos endereços de e-mail encontra-se no Anexo I desta página, no lado esquerdo.

    5. Não encontrei o que preciso na Lista Referencial? O que fazer?

    1. Até o dia 04.04.2024:

      • Encaminhar ao DAP a solicitação de inclusão de bens ou materiais na Lista de Compras Institucionais.

        • Deverá ser apresentado três orçamentos para o produto.

    6. Quais são os prazos? Até quando posso enviar meu pedido?

    1. Prazo limite para os servidores enviarem seus Formulários de Solicitação de Compras aos Centralizadores de Pedidos:

      • 12/04/2024

    2. Prazo limite para solicitar a inclusão de novos itens com a apresentação de 3 orçamentos:

      • 04/04/2024

    7. Qual é o orçamento para o meu pedido? Como será feito este controle?

    1. O valor total da Intenção de Registro de Preços não poderá ultrassar 70% do valor da Matriz Orçamentária de 2024 do campus Araquari.

      • Cada Centralizador de Pedido recebeu a informação sobre o respectivo teto orçamentário do objeto de seu controle. 

      • O valor de referência foi estimado a partir do planejamento das aquisições e das contratações realizado nos anteriores.

    8. Sou o Centralizador. Quais instruções devo seguir?

    1. O Centralizador de Pedidos deverá:

      • Receber até o dia 12/04/2024 os Formulários de Solicitação de Compras dos servidores, referentes ao objeto de licitação para o qual foi designado Centralizador de Pedidos;

        • Analisar se o quantitativo solicitado foi superdimensionado. Neste caso, solicitar ao servidor requisitante uma estimativa de utilização mensal do(s) item(ns) solicitado(s) pelo período de 12 meses. Conforme o Modelo disponibilizado no Anexo IV da página 3.

      • Compilar as informações extraídas dos formulários em um único formulário do objeto correspondente. Veja o modelo no Anexo I desta página.

        • na compilação, os centralizadores deverão relacionar para cada item da licitação todos os servidores que fizeram pedidos para ele com os respectivos quantitativos. Por exemplo:


        • Item

          Descrição

          Quantitativo Total

          Quantitativo  por Solicitante

          Item 1

          Sofá dois lugares..

          08

          Juliana (02), Luiz (04), Gabriela (02)

          Item 2

          Meta reta para professores 

          20

          Juliana (02), Abel (08), Fernando (06), Felipe (04)

          		  

      • Encaminhar até o dia 18/04/2024 o Formulário de Solicitação de Compras ao DAP através de Memorando Eletrônico assinado pelo Centralizador, Chefia Imediata e Direção-Geral.

        • Deverá anexar ao Memorando todos os Formulários de Solicitação de Compras recebidos por ele;

          O Centralizador de Pedido deverá informar ao DAP quando o somatório dos pedidos recebidos por ele ultrapassar o valor do teto orçamentário do Objeto de Licitação correspondente.

    9) Lista de Centralizadores

    1. Lista de Centralizadores e Sub Centralizadores
    Seq.
    Objetos de Licitação
    Centralizadores
    E-mail

    1

    Certificados Digitais

    		 DAP dap.araquari@ifc.edu.br
    2 Materiais Elétricos DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    3 Equipamentos e Sementes DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    4 Rações DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    5 Reagentes de Química, Física e Biologia Bruno/Felipe (Técnicos) bruno.minardi@ifc.edu.br
    6 Defensivos Agrícolas DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    7 Identidade Visual Gabinete gabinete.araquari@ifc.edu.br
    8 Acervo Bibliográfico Simone/DEPE simone.padilha@ifc.edu.br
    9 Gêneros Alimentícios Mônica (Técnica em Alimentos) monica.reis@ifc.edu.br
    10 Materiais Educativos e Esportivos DEPE depe.araquari@ifc.edu.br
    11 Automação DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    12 Copa e Cozinha Mônica (Técnica em Alimentos) monica.reis@ifc.edu.br
    13 EPIs Vanessa (Técnica em Segurança do Trabalho) vanessa.miranda@ifc.edu.br
    14 TI CTI cti.araquari@ifc.edu.br
    15 Mobiliário, Eletrodomésticos, Aúdio e Vídeo DAP/PAT dap.araquari@ifc.edu.br
    16 Acessibilidade DEPE NAPNE depe.araquari@ifc.edu.br
    17 Agente de Integração - Estágio DEPE Estágio depe.araquari@ifc.edu.br
    18 Medicamentos e Equipamentos Veterinários e Hospitalares Suseli (Técnica) suseli.machado@ifc.edu.br
    19 Materiais Gráficos Gabinete gabinete..araquari@ifc.edu.br
    20 Materiais Hidráulicos DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    21 Manutenção e Telhados, Calhas e Rufos DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    22 Mecânica DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    23 Pintura Predial DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    24 Materiais de Limpeza DAP / Almoxarifado elaine.cantu@ifc.edu.br
    25 Extintores Vanessa (Técnica em Segurança do Trabalho) vanessa.miranda@ifc.edu.br
    26 Ferramentas DIP dip.araquari@ifc.edu.br
    27 Construção Civil Pocera DIP / Engenharia joverci.pocera@ifc.edu.br
    28 Vidraria Tainá/Adriana (Técnicas) taina.melo@ifc.edu.br
    29 Equipamentos de Física, Química e Biologia Jaqueline/Suseli (Técnicas) jaqueline.andrade@ifc.edu.br

    10. Como vou saber se os itens já foram licitados?

    11. Depois da Licitação, o que acontece? Como acompanho o andamento das compras?