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Planejando e Providenciando seu Pedido

2. Planejando e providenciando seu pedido

  • Veja a imagem abaixo do Formulário de Solicitação de Compras padrão:
      • Como preencher?

        • Baixar o arquivo que se encontra no Anexo I desta página, 'Formulário de Solicitação de Compras'. 

        • Assinalar o campo 'COMPRAS INSTITUCIONAIS';

        • No item 1:

          • assinalar 'NOVAS DEMANDAS';

          • Preencher as seguintes informações:

            • CAMPUS: 'ARAQUARI';

            • SETOR REQUISITANTE: o servidor deverá preencher o nome do Setor e da Coordenação ou Direção onde exerce suas atividades;

            • SERVIDOR REQUISITANTE: nome do servidor que elaborou o pedido;

            • SIAPE: número do siape (o servidor poderá ocultar os quatro últimos dígitos, por exemplo: 187****;

            • FISCAL E FISCAL SUBSTITUTO (SE HOUVER): o servidor requisitante ou o servidor que será beneficiado com o pedido.

              • O servidor que faz a solicitação de um bem móvel ou de um material será designado como 'fiscal da compra'.

                • Quando a entrega do bem ou do material for solicitada ao fornecedor, o Fiscal da Compra deverá acompanhar o processo de entrega e verificar no Setor de Almoxarifado ou  de Patrimônio se o produto foi entregue em conformidade com o pedido. Em breve, disponibilizaremos um manual para os fiscais de compras e de contratos.

                • O centralizador dos pedidos poderá auxiliar o fiscal de contrato na verificação da conformidade do produto que foi entregue, a depender da sua especificidade que poderá demandar uma análise mais técnica. Mais informações sobre os 'Centralizadores dos Pedidos' no item 9 deste Manual.

            • TELEFONE: o telefone do setor (caso o servidor exerça suas atividades predominantemente no teletrabalho).

            • E-MAIL: e-mail institucional do servidor solicitante e do setor (coordenação ou direção) onde está localizado.

          • No item 2:
          • No item 3:

            • Item: Preencher com o número do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos.

            • Unidade: Preencher com a unidade do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos.

            • Descrição: Preencher com a descrição correspondente ao localizado Planilha Referencial para Pedidos.

            • Quantidade: Indicar a quantidade desejada, segundo o planejamento.

          • No item 4:

            • 4.1. Justificativas ou Motivações que fundamentam a necessidade de se atender a demanda: 

              • Lembre-se de justificar a sua necessidade apresentando informações que demonstrem como a aquisição do bem ou do material possibilitará a implementação ou continuidade das atividades relacionadas ao Ensino ou à Administração.

            • 4.2. Justificativas ou Motivações que fundamentam o quantitativo solicitado:

                • Os pedidos que possuírem a solicitação de materiais em quantidades aparentemente exorbitantes, deverão ser acompanhados de um modelo de execução anual. Ou seja, o solicitante deverá apresentar uma estimativa de consumo mês a mês no período de um ano, que sirva de referencial para as entregas de materiais aos servidores, através das requisições feitas ao Setor de Almoxarifado.

            • No item 5:

              • Habilitação Específica: itens que possuem especificidades dos setores técnicos poderão ensejar uma melhor análise sobre a necessidade da apresentação de determinadas certificações ou comprovantes de habilitação dos respectivos fornecedores em potencial para a aquisição.

            • No item 6:

              • Itens que possuem documentos ou informações complementares que acompanham o Formulário de Solicitação de Compras:

                • Identificar neste campo quais os documentos complementares que foram anexados no Formulário de Solicitação de Compras.

            • No item 7:

              • Grau de prioridade da aquisição ou da contratação:

                • Indicar se o grau é 'Baixo', 'Médio' ou 'Alto' a depender do impacto que sua falta gera na execução das atividades finalísticas.

            • No item 8:

              • Data desejada para a compra ou contratação:

                • A informação da data desejada não necessariamente vinculará a aquisição ao tempo que for estimado. No entanto, a estimativa é necessária para o planejamento de alternativas ao processo em questão.

            • No item 9:

              • Vinculação ou Dependência com a contratação de outro item para sua execução (exemplo: adequação elétrica, estrutural, etc...);

                • É necessário prever e analisar se a aquisição de um equipamento, por exemplo, demandará a adequação de alguma sala. Essa adequação poderá referir-se a uma reforma, ou à contratação de um serviço de manutenção

            • No item 10:

              • Almoxarifado e Patrimônio. Declaração de Inexistência ou Insuficiência dos saldos os itens no Setor de Patrimônio e Almoxarifado;

                • Verifique se os itens de sua necessidade podem ser encontrados no Setor de Patrimônio ou no Setor de Almoxarifado.

                  • Caso os encontre, verifique se o quantitativo existente nesses setores é suficiente no período de um ano.

                  • Para facilitar essa verificação, disponibilizamos a listagem do estoque atual físico do nosso Almoxarifado e e também do Galpão do nosso Setor de Patrimônio. As listagens compõem os Anexos II ee III desta página.

            • No item 11:

              • Declaração de Ciência da Direção-Geral e da Coordenação ou Direção a que o servidor requisitante é subordinado.

                • O Centralizador das Compras receberá somente os pedidos autorizados pela Chefia Imediata do servidor requisitante e pela Direção-Geral.

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