2. Planejando e Providenciando seu Pedido
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Planejando e providenciando seu pedido
Planejando seu pedido? Registre todas as informações necessárias.
Veja abaixo esta imagem do Formulário de Solicitação de Compras padrão institucional e acompanhe em seguida as nossas instruções para seu preenchimento:
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Como preencher?
Baixar o arquivo que se encontra no Anexo I desta página, 'Formulário de Solicitação de Compras'.
Assinalar o campo 'COMPRAS INSTITUCIONAIS';
- No item 1:
assinalar 'NOVAS DEMANDAS';
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- Preencher as seguintes informações:
CAMPUS: 'ARAQUARI';
SETOR REQUISITANTE: o servidor deverá preencher o nome do Setor e da Coordenação ou Direção onde exerce suas atividades;
SERVIDOR REQUISITANTE: nome do servidor que elaborou o pedido;
SIAPE: número do siape (o servidor poderá ocultar os quatro últimos dígitos, por exemplo: 187****;
FISCAL E FISCAL SUBSTITUTO (SE HOUVER): o servidor requisitante ou o servidor que será beneficiado com o pedido.
O servidor que faz a solicitação de um bem móvel ou de um material será designado como 'fiscal da compra'.
Quando a entrega do bem ou do material for solicitada ao fornecedor, o Fiscal da Compra deverá acompanhar o processo de entrega e verificar no Setor de Almoxarifado ou de Patrimônio se o produto foi entregue em conformidade com o pedido. Em breve, disponibilizaremos um manual para os fiscais de compras e de contratos.
O centralizador dos pedidos poderá auxiliar o fiscal de contrato na verificação da conformidade do produto que foi entregue, a depender da sua especificidade que poderá demandar uma análise mais técnica. Mais informações sobre os 'Centralizadores dos Pedidos' no item 9 deste Manual.
TELEFONE: o telefone do setor (caso o servidor exerça suas atividades predominantemente no teletrabalho).
E-MAIL: e-mail institucional do servidor solicitante e do setor (coordenação ou direção) onde está localizado.
No item 2:
Objeto: Informe o objeto segundo a aba escolhida na Planilha Referencial para Pedidos
Cada pedido deverá corresponder a um objeto.
No item 3:
Item: Preencher com o número do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos.
Unidade: Preencher com a unidade do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos.
Descrição: Preencher com a descrição correspondente ao localizado Planilha Referencial para Pedidos.
Quantidade: Indicar a quantidade desejada, segundo o planejamento.
No item 4:
4.1. Justificativas ou Motivações que fundamentam a necessidade de se atender a demanda:
Lembre-se de justificar a sua necessidade apresentando informações que demonstrem como a aquisição do bem ou do material possibilitará a implementação ou continuidade das atividades relacionadas ao Ensino ou à Administração.
4.2. Justificativas ou Motivações que fundamentam o quantitativo solicitado:
Os pedidos que possuírem a solicitação de materiais em quantidades aparentemente exorbitantes, deverão ser acompanhados de um modelo de execução anual. Ou seja, o solicitante deverá apresentar uma estimativa de consumo mês a mês no período de um ano, que sirva de referencial para as entregas de materiais aos servidores, através das requisições feitas ao Setor de Almoxarifado.
No item 5:
Habilitação Específica: itens que possuem especificidades dos setores técnicos poderão ensejar uma melhor análise sobre a necessidade da apresentação de determinadas certificações ou comprovantes de habilitação dos respectivos fornecedores em potencial para a aquisição.
No item 6:
Itens que possuem documentos ou informações complementares que acompanham o Formulário de Solicitação de Compras:
Identificar neste campo quais os documentos complementares que foram anexados no Formulário de Solicitação de Compras.
No item 7:
Grau de prioridade da aquisição ou da contratação:
Indicar se o grau é 'Baixo', 'Médio' ou 'Alto' a depender do impacto que sua falta gera na execução das atividades finalísticas.
No item 8:
Data desejada para a compra ou contratação:
A informação da data desejada não necessariamente vinculará a aquisição ao tempo que for estimado. No entanto, a estimativa é necessária para o planejamento de alternativas ao processo em questão.
No item 9:
Vinculação ou Dependência com a contratação de outro item para sua execução (exemplo: adequação elétrica, estrutural, etc...);
É necessário prever e analisar se a aquisição de um equipamento, por exemplo, demandará a adequação de alguma sala. Essa adequação poderá referir-se a uma reforma, ou à contratação de um serviço de manutenção
No item 10:
Almoxarifado e Patrimônio. Declaração de Inexistência ou Insuficiência dos saldos os itens no Setor de Patrimônio e Almoxarifado;
Verifique se os itens de sua necessidade podem ser encontrados no Setor de Patrimônio ou no Setor de Almoxarifado.
Caso os encontre, verifique se o quantitativo existente nesses setores é suficiente no período de um ano.
Para facilitar essa verificação, disponibilizamos a listagem do estoque atual físico do nosso Almoxarifado e e também do Galpão do nosso Setor de Patrimônio. As listagens compõem os Anexos II ee III desta página.
No item 11:
Declaração de Ciência da Direção-Geral e da Coordenação ou Direção a que o servidor requisitante é subordinado.
O Centralizador das Compras receberá somente os pedidos autorizados pela Chefia Imediata do servidor requisitante e pela Direção-Geral.