Orientações de uso das impressoras.

Este manual estabelece diretrizes para o uso correto, seguro e econômico das impressoras, garantindo disponibilidade do serviço, redução de desperdícios e conformidade com as normas internas e do contrato de outsourcing.

1 - Escopo e público autorizado

• As impressoras são destinadas exclusivamente aos servidores do IFC Araquari.
• É totalmente proibido o uso por alunos e por pessoas não autorizadas, salvo mediante autorização formal e justificativa aprovada pela área responsável.
• Qualquer uso indevido ou irregularidade identificada poderá resultar em bloqueio imediato de acesso, além de demais medidas administrativas cabíveis.

2 - Acesso, autenticação e credenciais

• Utilize somente seu usuário e senha (Araquari.ID) para acessar os serviços de impressão, quando aplicável.
• É proibido compartilhar usuário e senha com qualquer pessoa, incluindo colegas, terceirizados e alunos.
• Não anote senhas em papéis, etiquetas ou locais visíveis.
• Caso suspeite de comprometimento de senha, comunique imediatamente a CTI para troca e verificação de acessos.

3 - Uso consciente e economia de papel

• Priorize o formato digital sempre que possível:
  • Compartilhamento por e-mail institucional;
  • PDF assinado digitalmente;
  • Fluxos eletrônicos (SEI, sistemas internos, formulários digitais).
• Configure a impressão para reduzir consumo:

  • Frente e verso (duplex) como padrão sempre que o documento permitir;

  • Preto e branco como padrão, usando cor apenas quando estritamente necessário (se aplicável ao ambiente);

  • Múltiplas páginas por folha (2 ou 4 por página) para rascunhos, materiais de estudo interno e relatórios de conferência.

• Antes de imprimir:

  • Revise o documento e faça pré-visualização;

  • Confirme impressora correta e número de cópias;

  • Evite reimpressões por erro de configuração.

• Não utilize a impressora como “rascunho” de textos em edição. Finalize o arquivo antes.

4 - Boas práticas de impressão

• Imprima somente o necessário e no quantitativo adequado.

• Evite imprimir e depois digitalizar novamente. Se o objetivo for envio eletrônico, gere PDF diretamente.

• Não deixe documentos na bandeja:

  • Retire imediatamente após imprimir;

  • Evite expor documentos com dados pessoais ou informações sensíveis.

• Use a fila de impressão com responsabilidade:

  • Cancele trabalhos enviados por engano;

  • Evite enviar trabalhos repetidos;

  • Em caso de travamento, acione a TI em vez de insistir em reimprimir várias vezes.

5 - Digitalização (scanner) e recursos do equipamento

• Utilize a função de digitalização para reduzir impressões desnecessárias.

• Prefira:

  • PDF pesquisável (quando disponível);

  • Resolução adequada ao uso (ex.: 150 a 300 dpi para documentos comuns).

• Digitalizações devem seguir boas práticas de segurança:

  • Enviar para e-mails institucionais ou repositórios autorizados;

  • Evitar envio para contas pessoais quando houver restrição normativa.

6 - Segurança da informação e confidencialidade

• Documentos com dados pessoais, financeiros, acadêmicos ou administrativos sensíveis devem seguir:

  • Impressão segura (liberação no equipamento), quando disponível;

  • Retirada imediata do material impresso;

  • Descarte correto de rascunhos e cópias com dados sensíveis (fragmentação e recipiente adequado);

• É proibido imprimir documentos sigilosos em locais sem controle de acesso ou sob supervisão insuficiente.

7 - Conservação do equipamento e cuidados físicos

• Não force bandejas, tampas ou alimentador automático de documentos (ADF).

• Não utilize papel amassado, úmido, muito fino ou fora da especificação recomendada.

• EVITE grampos, clipes e fitas adesivas em folhas que serão inseridas no ADF.

• Em caso de atolamento de papel:

  • Siga as orientações do painel da impressora;

  • Se persistir, pare o procedimento e acione a CTI (evite danificar roletes e sensores).

• Não alterar configurações avançadas do equipamento sem orientação da CTI.

8 - Suprimentos e solicitação de suporte

• Toner, manutenção e reposição de suprimentos devem seguir o fluxo de chamados da CTI.

• Não utilizar insumos paralelos ou não homologados sem autorização, pois podem:

  • Danificar o equipamento;

  • Aumentar custo de manutenção;

  • Reduzir qualidade e vida útil;

• Ao abrir chamado, informe:

  • Local/Setor;

  • Mensagem de erro (se houver);

  • Sintoma (ex.: manchas, linhas, atolamentos frequentes);

  • Se ocorreu após troca de papel/toner.

9 - Uso por pessoas não autorizadas

• É totalmente proibida a utilização por alunos e por pessoas não autorizadas.

• Não permita que terceiros imprimam “usando sua conta”. Isso caracteriza compartilhamento indevido de credenciais e responsabilidade pelo conteúdo impresso pode recair sobre o titular do acesso.

10 - Irregularidades, auditoria e medidas administrativas

1. O ambiente de impressão pode ser monitorado (ex.: volume, origem, fila, horários) para fins de gestão e segurança.

2. Identificada irregularidade, poderá ocorrer:

   • Bloqueio imediato do acesso de impressão;

   • Comunicação à chefia imediata;

   • Adoção de medidas administrativas conforme normas internas.