Patrimônio e Almoxarifado

Conheça o fluxograma dos setores desta Coordenação, além dos servidores e respectivos dias e horários de atendimento (presencial e teletrabalho).

Telefone fixo da Sala de Almoxarifado: 3803-7238

Telefone fixo do Galpão de Patrimônio: 3803-7234

Quadro de Servidores e Horários

Funcionamento dos Setores

Funcionamento dos Setores

1. Atendimento das Demandas

Patrimônio: as solicitações de materiais e devoluções ao patrimônio são todas realizadas através de Chamado Patrimonial no sistema SIPAC

 Ajuda

Almoxarifado:  as solicitações de materiais de consumo são realizadas através de Requisição de Material - SIPAC

Qualquer dúvida contate um servidor do setor via chat que estarão prontos para lhe orientar.

Funcionamento dos Setores

2. Almoxarifado - Atendimento Presencial

Terças-feiras das 9h00 às 12h00 e das 13h00 às 16h00 

Quartas-feiras das 9h00 às 12h00 e das 13h00 às 15h00.

Segunda-feira à sexta-feira: 8h00 às 11h30min e 13h00 às 15h30min com o servidor Abel.

Funcionamento dos Setores

3. Fluxograma - Recebimento de Materiais

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

Nas próximas páginas, os servidores poderão consultar o fluxo dos lançamentos de entrada e saída de materiais no Almoxarifado.


Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

1. Licitação - Pregão

1.1 Após recebidas todas as Atas de Registro de Preços assinadas e incluído o respectivo prazo de vigência de seus respectivos itens no SISRP (tela preta), o processo é tramitado ao DAP para pactuação de contrato (conforme o caso) e/ou emissão dos empenhos, conforme demanda.

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

2. CEOF - EMPENHO

2.1 O empenho depois de emitido é enviado para o fornecedor, para os fiscais, para o almoxarifado.araquari@ifc.edu.bratestealmoxarifado.araquari@ifc.edu.br, no corpo do e-mail incluir:

b) solicitação de que seja registrado o e-mail do ateste para envio da NFE).

2.2 No empenho deverá constar o nome do fiscal e o nome do setor solicitante, indicando para onde e para quem o bem será entregue.

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

3. RECEPÇÃO - RECEBIMENTO DE MATERIAL - ATESTE PROVISÓRIO (ALMOXARIFADO)

3.1 Almoxarifado cria pasta para recepção de documentos de cada empenho./ Lançamentos Agosto/ NF 1234 (exemplo)

3.2 Quando o material chegar ao Almoxarifado:

Verificar se a descrição do material na Nota Fiscal/Ata é compatível com o material recebido.

3.3 Envio de e-mail de recebimento provisório do atestealmoxarifado.araquari@ifc.edu.br para o fiscal com foto do volume e nota com carimbo de ateste em anexo, (Assunto do e-mail ‘Recebimento provisório da nota fiscal XXX, empenho).

3.4 Criar documento de ateste, usando modelo salvo (Protocolo > Cadastrar Documento - Modelo: “Ateste de Nota Fiscal ARAQUARI/Almoxarifado”), solicita a assinatura do fiscal (documentos a serem anexados: nota fiscal, foto, e-mail de recebimento provisório e empenho). Informar como interessado a empresa, (sem notificar a empresa no sipac) e o fiscal.

3.5 A Natureza da Despesa do empenho é 339030 - MATERIAL DE CONSUMO. 

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

4. ATESTE - FISCAL

4.1 Fiscal confere o material e realiza o ateste da nota.

4.2 Fiscal atesta a nota assinando o documento no SIPAC (Ateste de Nota Fiscal ARAQUARI/Almoxarifado).

4.3 Caso o material não esteja de acordo, o material é retido no almoxarifado, até que a situação seja resolvida.

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

5. ALMOXARIFADO - LANÇAMENTO DE NOTA NO SIPAC

5.1 Conferir os documentos criados para verificar se há pendência da assinatura dos fiscais.

5.2 Lançamento da nota fiscal no SIPAC, e planilha de Controle de Notas Lançadas.

5.2.1 Verificar o empenho:

5.2.2.1  Lançamento/cadastro das notas fiscais de consumo e orçamentárias (com empenho):

5.2.3 Quando a nota fiscal é lançada para ESTOQUE: 

5.2.4 Se o material é CONSUMO IMEDIATO:

O material deverá ser destinado integralmente para o setor solicitante e, após o fechamento mensal (RMA), emitir Relatório de Saída Avulsa para que os responsáveis das Coordenações/Setores assinem o documento através do processo eletrônico 23349.000263/2024-69 (Unidade: Chefia de Almoxarifado). 

5.2.5 Lançamento/cadastro das notas fiscais de consumo e extra – orçamentárias (notas da produção de excedentes UEA’s - Escola Fazenda/dip)

5.3 Solicitar cadastro do código de material caso não exista.

5.4 Solicitar processo a CEOF e anexar todos os documentos gerados (e-mail de ateste provisório, documento de ateste, nota fiscal e o comprovante de lançamento de nota fiscal do SIPAC) com assinatura do coordenador de almoxarifado e patrimônio.

5.5 Enviar para a CEOF.

5.6 Lançar produção da Escola Fazendo no SIPAC e criar documento em PDF para ser anexado na planilha RMA, até o último dia útil do mês.

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

6. RMA

6.1 FECHAMENTO MENSAL (Memorando e RMA) 

6.1.1 Os lançamentos devem ser realizados, impreterivelmente, até o último dia do mês. 

6.1.2 No início do mês subsequente, é preciso emitir o RMA do mês anterior, e encaminhá-lo através de memorando, juntamente com a cópia do e-mail da Escola Fazenda, cópias das notas/guias e os lançamentos da produção. Se houver alguma intercorrência (reclassificação, ajustes) deverá ser mencionada no e-mail de fechamento, juntamente com os documentos relacionados. 

6.1.3 O memorando deverá ser destinado para o Setor de Contabilidade com cópia para a CEOF, adicionado ao Processo de Fechamento Mensal 23349.000268/2024-91 (Unidade Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado), juntamente com os documentos anexos, e encaminhado o processo para que sejam realizados os lançamentos no SIAFI.

 

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

7. FINANCEIRO

7.1 Financeiro recebe processo.

7.2 O financeiro acompanhará os documentos pendentes de recebimento.

7.3 O financeiro vai liquidar e após todos os trâmites necessários efetuará a inclusão dos documentos no processo.

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

8. CONTABILIDADE (ALMOXARIFADO)

8.1 Almoxarifado preenche dados da planilha RMA que devem ser enviados no primeiro dia útil de cada mês para a Contabilidade.

8.2 Criar documento em PDF. 

8.3 Anexar RMA do SIPAC, planilha RMA e documentos da produção da Fazenda Escola no processo RMA número 23349.000268/2024-91, no primeiro dia útil do mês. 

8.4 Enviar processo para contabilidade, no primeiro dia útil do mês.

8.5 O Setor de Contabilidade faz os lançamentos necessários, procedendo a conferência. Identificando-se divergência, o setor notifica os setores envolvidos.

 

Almoxarifado - Fluxo Detalhado dos Materiais

9. VERIFICAÇÃO DOS SALDOS SIAFI X SIPAC

9.1 Com pelo menos 2(dois) dias antecipados da data de fechamento (último dia útil do mês), o Setor de Contabilidade realizará a conferência dos saldos nos sistemas, referentes aos lançamentos do mês, comunicando aos setores envolvidos o respectivo resultado, para as devidas providências e correções, caso haja alguma diferença nos lançamentos.