3. Planejando e Providenciando seu Pedido

1. Planejando e providenciando seu pedido

   Planejando seu pedido? Registre todas as informações necessárias.

   • Veja abaixo esta imagem do Formulário de Solicitação de Compras padrão institucional e acompanhe em seguida as nossas instruções para seu preenchimento:

   

2. Como preencher?Preencher

   • Baixe o arquivo que se encontra no primeiro anexo,  lado esquerdo desta página, 'Formulário de Solicitação de Compras'. 

   Assinalar

   • Assinale o campo 'COMPRAS INSTITUCIONAIS';

3. 1. UNIDADE REQUISITANTE:

   • ANO: '2025 - NOVAS DEMANDAS';

     CAMPUS: 'ARAQUARI';

     SETOR REQUISITANTE: o servidor deverá preencher o nome do Setor e da Coordenação ou Direção onde exerce suas atividades;

     SERVIDOR REQUISITANTE: nome do servidor que elaborou o pedido;

     SIAPE: número do siape (o servidor poderá ocultar os quatro últimos dígitos, por exemplo: 187****;

     FISCAL E FISCAL SUBSTITUTO (SE HOUVER): o servidor requisitante ou o servidor que será beneficiado com o pedido.

     O servidor que faz a solicitação de um bem móvel ou de um material será designado:  'Fiscal de Compra'.

     Quando a entrega do bem ou do material for solicitada ao fornecedor, o Fiscal de Compra deverá acompanhar o processo de entrega e verificar no Setor de Almoxarifado ou de Patrimônio se o produto foi entregue em conformidade com o pedido. Em breve, disponibilizaremos um manual para os fiscais de compras e de contratos.

     contratos

     — O Centralizador de Pedidos poderá auxiliar o Fiscal de Compra na verificação da conformidade do produto que foi entregue, a depender sedo suanível especificidadede demande uma análise mais técnica.especificidade. Mais informações sobre os 'Centralizadores de Pedidos' no item 4 deste Manual.

     • TELEFONE: o telefone do setor. Caso o servidor exerça suas atividades predominantemente em teletrabalho, deverá informar o seu contato por Whatsapp.

     • E-MAIL: e-mail institucional do servidor solicitante e do setor (coordenação ou direção) onde está localizado.

   2.

   • OBJETO:

     • Informe o objeto segundo a aba escolhida na Planilha Referencial Gerenciador/Objeto/Itens/Valores

       • Cada pedido deverá corresponder a um objeto.

       3.

   • ITENS SOLICITADOS:

     • Item: Preencher com o número do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos;

     • Unidade: Preencher com a unidade do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos;

     • Descrição: Preencher com a descrição correspondente ao localizado Planilha Referencial para Pedidos;

     • Quantidade: Indicar a quantidade desejada, segundo o planejamento.

     4.

   • JUSTIFICATIVAS
     • JUSTIFICATIVAS E MOTIVAÇÕES QUE FUNDAMENTAM A NECESSIDADE DE SE ATENDER A DEMANDA:

     Lembre-se de justificar a sua necessidade apresentando informações que demonstrem como a aquisição do bem ou do material possibilitará a implementação ou continuidade das atividades relacionadas ao Ensino ou à Administração.

     • JUSTIFICATIVAS E MOTIVAÇÕES QUE JUSTIFICAM O QUANTITATIVO SOLICITADO:

     Os pedidos que possuírem a solicitação de materiais em quantidades aparentemente exorbitantes deverão ser acompanhados de um Modelo de Execução Anual. Ou seja, o solicitante deverá apresentar uma estimativa de consumo mês a mês no período de um ano, que sirva de referencial para as entregas de materiais aos servidores, através das requisições feitas ao Setor de Almoxarifado.

     • Quando o Centralizador de Pedidos identificar que o quantitativo solicitado foi superdiomensionado, deverá solicitar ao requisitante que apresente um cronograma de utilização mensal dos materiais solicitados, estimado para o período de 12 (doze) meses. No lado direitoesquerdo desta página, há um modeloanexo do Modelo de execuçExecução do objeto.Objeto.

     • Olhe para o tela no lado esquerdo, um pouco mais acimaesquerdo e acesse o link "Modelo de Previsão para Execução Anual".

     5.

   • HABILITAÇÃO ESPECÍFICA (exemplo: amostra, certificado, etc):

     • Itens que possuem especificidades dos setores técnicos poderão ensejar uma melhor análise sobre a necessidade da apresentação de determinadas certificações ou comprovantes de habilitação dos respectivos fornecedores em potencial para a aquisição.

     6.

   • DOCUMENTOS OU INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES QUE ACOMPANHAM O FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (exemplo: garantia e assistência técnica):

     • Identificar neste campo quais os documentos complementares que foram anexados no Formulário de Solicitação de Compras.

     7.

   • JUSTIFICATIVA DE GRAU DE PRIORIDADE (obrigatória, se o grau for 'ALTO'):

     • Indicar se o grau é 'Baixo', 'Médio' ou 'Alto' a depender do impacto que sua falta gera na execução das atividades finalísticas.

     8.

   • DATA DESEJADA PARA A COMPRA OU CONTRATAÇÃO:

     • A estimativa da data desejada não necessariamente vinculará a aquisição ao tempo da estimativa informado. No entanto, a estimativa é necessária para o planejamento de alternativas ao processo em questão.

       • Este Pedido de Compra compõe uma Intenção de Registro de Preços (IRP). Confira na página 1 a definição de IRP.

       9.

   • VINCULAÇÃO OU DEPENDÊNCIA OU CONTRATAÇÃO DE OUTRO ITEM PARA A SUA CONTRATAÇÃO (adequação elétrica, estrutural, treinamento):

     • • Vinculação ou Dependência com a contratação de outro item para sua execução (exemplo: adequação elétrica, estrutural, etc...);

         • É necessário prever e analisar se a aquisição de um equipamento, por exemplo, demandará a adequação de alguma sala. Essa adequação poderá referir-se a uma reforma, ou à contratação de um serviço de manutenção

         10.

   • ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO. DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA OU INSUFICIÊNCIA DOS SALDOS NO SETOR DE PATRIMÔNIO OU NO SETOR DE ALMOXARIFADO:

     • Verifique se os itens de sua necessidade podem ser encontrados no Setor de Patrimônio ou no Setor de Almoxarifado;

       • Caso os encontre, verifique se o quantitativo existente nesses setores é suficiente no período de um ano.

       • Alguns materias e dispositivos podem ser adquiridos através do Almoxarifado Virtual; confira quais são através da Lista anexa, disponível no lado esquerdo da tela um pouco mais acima.

       11.

   • CIÊNCIA DA DIREÇÃO OU COORDENAÇÃO RESPONSÁVEL PELO SETOR e

   • 12. AUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE MÁXIMA;

     • Declaração de Ciência da Direção-Geral e da Coordenação ou Direção a que o servidor requisitante é subordinado.

     • O Centralizador de Pedidos receberá somente os pedidos autorizados pela Chefia Imediata do servidor requisitante e pela Direção-Geral.