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Compras Institucionais 2026

Referência institucional: IFC – Compras Institucionais

Sumário

1) Definições e como funciona

O que são Compras Institucionais

As Compras Institucionais reúnem necessidades recorrentes (anuais) dos campi do IFC. A Reitoria organiza os objetos e distribui a gestão entre Reitoria e campi gerenciadores, de modo que cada unidade gerencie (em média) alguns processos institucionais.

Objeto x itens

  • Objeto = o “tema” do processo (ex.: Material Esportivo).
  • Itens = os elementos dentro do objeto (ex.: bola, trave etc.).
  • Na prática: cada aba da planilha costuma representar um objeto.

2) Analisando sua necessidade

Comece pela planilha institucional: é nela que você identifica o objeto e os itens disponíveis.

Planilha SRP 2026: Pregões do Sistema de Registro de Preços 2026

  • Localize a aba do objeto correspondente à sua demanda.
  • Identifique o(s) item(ns) e confirme se atendem tecnicamente (descrição/unidade).
  • Registre: número do item, unidade e descrição para preencher o formulário.
Verificação obrigatória (bens/materiais): confirme a inexistência ou insuficiência de saldo no Patrimônio/Almoxarifado. Se houver saldo suficiente para o período planejado, não faz sentido pedir compra do mesmo item.

Alguns materiais podem ser adquiridos via Almoxarifado Virtual. Quando aplicável, consulte a Lista de Itens do Almoxarifado Virtual (normalmente disponível como anexo/referência no ambiente do guia interno).

3) Planejando e providenciando o pedido

Regra central: o Formulário de Pedido de Compras deve conter somente itens do mesmo objeto. Se você precisa de objetos diferentes, faça formulários separados.

Abaixo estão os campos/partes essenciais do formulário e como preencher de forma que o processo flua bem.

Campos do Formulário de Solicitação de Compras

  1. Unidade Requisitante
    Identifique o setor/unidade solicitante, responsável pelo pedido e referência administrativa.
  2. Objeto
    Informe o objeto exatamente como aparece na planilha (nome do objeto/aba).
  3. Itens solicitados
    Para cada item: número, unidade, descrição (preferencialmente conforme planilha), quantidade e observações técnicas.
  4. Justificativas
    Explique a necessidade e a finalidade. Quanto mais claro e coerente, menor a chance de devolução/ajustes.
  5. Habilitação específica (se houver)
    Informe exigências como amostra, certificado, comprovação técnica, garantia, assistência etc.
  6. Execução / consumo (quando aplicável)
    Para itens de consumo recorrente, descreva o consumo previsto e/ou distribuição ao longo de 12 meses. (Isso ajuda a validar quantitativos e evitar superdimensionamento.)
  7. Justificativa de grau de prioridade (obrigatória se “ALTO”)
    Se marcar prioridade alta, explique o impacto objetivo da ausência do item/serviço.
  8. Data desejada para compra/contratação
    Informe uma data realista, compatível com o calendário do processo.
  9. Vinculação/dependência
    Indique se a aquisição depende de outra contratação/ação para funcionar (ex.: adequação elétrica/estrutural, reforma, treinamento, manutenção).
  10. Patrimônio e Almoxarifado
    Declare a inexistência/insuficiência de saldos (ou referência à verificação) para bens/materiais.
  11. Ciência da direção/coordenação responsável
    Ciência/aval da chefia imediata (Coordenação/Direção do setor do solicitante).
  12. Autorização da autoridade máxima
    Autorização da Direção-Geral (conforme o fluxo institucional).

Modelo de execução (quando aplicável): Modelo de Previsão de Execução Anual

4) Assinaturas e encaminhamento via SIPAC

Com o formulário finalizado, o solicitante deve recolher as assinaturas necessárias e encaminhar ao Centralizador do objeto. O Centralizador receberá somente pedidos autorizados pela Chefia Imediata e pela Direção-Geral.

Assinaturas

  • Chefia imediata (Coordenação/Direção da unidade do solicitante).
  • Direção-Geral.
  • Quando for bens/materiais, incluir também Patrimônio e Almoxarifado (conforme prática do campus).

Encaminhamento no SIPAC (passo a passo)

  1. Salve o formulário assinado em PDF (pasta de fácil localização).
  2. SIPAC → Portal Administrativo → Cadastrar Novo Documento.
  3. Tipo: Formulário de Pedido de Compra. Natureza: Ostensivo.
  4. Forma: anexar documento digital (PDF).
  5. Adicione assinantes: Minha Assinatura (se você for o solicitante), Chefia Imediata e Direção-Geral.
  6. Se houver anexos (ex.: modelo de fornecimento/execução anual), informe nome e breve descrição e anexe.
  7. Em “Movimentação inicial”, selecione a Unidade de destino (a unidade à qual o Centralizador tem acesso).
  8. Confirme o envio, guarde o número do protocolo e lembre-se: o documento chega ao destino somente após todas as assinaturas.
  9. Envie uma cópia do protocolo ao Centralizador do objeto.
Ponto de atenção: no documento, oculte os quatro últimos dígitos do SIAPE.

5) Não encontrei o que preciso na lista. O que fazer?

Se o item/serviço não estiver na lista referencial do objeto, encaminhe ao Centralizador a solicitação de inclusão.

Obrigatório: apresentar três orçamentos do produto/serviço para subsidiar a inclusão.

6) Prazos

Prazo limite para os servidores enviarem seus Formulários de Solicitação de Compras aos Centralizadores: 06/03/2025.

Também até esta data deve ser encaminhada a solicitação de inclusão (quando aplicável), com os respectivos orçamentos.

7) Orçamento e controle

Para o Campus Araquari, o valor total da Intenção de Registro de Preços não poderá ultrapassar 70% do valor da Matriz Orçamentária de 2026.

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