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Compras Institucionais 2026

Este manual descreve como planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar demandas das Compras Institucionais do IFC. Ele foi estruturado para que servidores e centralizadores consigam executar as tarefas apenas com esta página.

Referência institucional: IFC – Compras Institucionais

Base normativa: Portaria Normativa n.º 14/2025 e seus anexos (Cronograma, Objetos e Formulários).

Como ler este manual

  • Se você é servidor solicitante, vá direto a: Parte A.
  • Se você é centralizador, vá direto a: Parte B.
  • Se a sua dúvida é “em que fase está?”, vá a: Acompanhar o processo.

Visão geral do fluxo

  1. Checar necessidade (estoque / contrato vigente / almoxarifado virtual).
  2. Identificar objeto e item na planilha SRP 2026.
  3. Preencher o formulário (um objeto por formulário).
  4. Assinar e tramitar no SIPAC ao centralizador do objeto.
  5. Se o item não existir na lista: solicitar inclusão ao centralizador com 3 orçamentos e descrição técnica completa e estar disponível para manifestação técnica durante o pregão, se solicitado.
  6. Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno.
  7. Unidade gerenciadora conduz a licitação (SRP/pregão), publica atas e documentos.
  8. Após homologação: adesão interna (quando aplicável) e pedido de empenho.

Prazos e marcos importantes

Prazos internos (Campus Araquari)

  • Até 06/03/2025: servidores enviam formulários aos centralizadores (e pedidos de inclusão, quando houver).
  • Até 11/03/2025: centralizadores encaminham compilados ao DAP por Memorando Eletrônico.

Cronograma institucional (Agenda IFC — visão geral)

Além dos prazos internos do campus, existe um cronograma institucional por etapas (Agenda de Compras Institucionais). Entre outros pontos, ele estabelece fases de listas prévias, pedidos internos, envio às unidades gerenciadoras, fase externa (licitação) e “disponibilidade para empenho” (datas distintas para 1º e 2º semestre). 2

Importante: quando o cronograma institucional “abre a etapa de pedidos internos”, pode haver prazo curto para envio às unidades gerenciadoras (no regulamento, há referência a envio em dias úteis). Por isso, respeite sempre os prazos internos do campus (eles existem para garantir que o IFC cumpra o cronograma institucional).

Conceitos essenciais

  • Objeto: “categoria” de compra (ex.: materiais elétricos, limpeza, TI). Em geral, cada aba da planilha corresponde a um objeto.
  • Item: o que será licitado dentro do objeto (número, unidade e descrição).
  • Unidade Gerenciadora: unidade responsável por conduzir o pregão e gerenciar a ata do SRP.
  • Unidade Participante: unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata.
  • IRP (Intenção de Registro de Preços): estimativa de registro, usada para planejamento, mesmo antes da confirmação do recurso.
  • Ata SRP: resultado do pregão; registra fornecedores e preços para contratações durante a vigência.
  • Empenho: reserva orçamentária/compromisso de pagamento para executar a compra conforme a ata/contrato.

Parte A — Servidores solicitantes

A1) Antes de pedir: checagens obrigatórias

  • Bens e materiais: confirmar inexistência/insuficiência de saldo no Patrimônio/Almoxarifado.
  • Serviços: verificar com a Coordenação de Contratos se já existe contrato vigente para o objeto.
Regra prática: se há saldo suficiente para atender o período planejado, não faz sentido solicitar nova compra do mesmo item.

Alguns materiais podem estar disponíveis via Almoxarifado Virtual (quando aplicável). Sempre que atender a necessidade, priorize essa alternativa.

A2) Como usar a planilha SRP 2026 (objetos e itens)

As Compras Institucionais são organizadas por objeto. Em geral, cada aba da planilha corresponde a um objeto e reúne os itens associados (número, unidade e descrição).

Planilha SRP 2026: Pregões do Sistema de Registro de Preços 2026

  1. Localize a aba do objeto da sua demanda.
  2. Escolha o(s) item(ns) adequados e verifique se a descrição atende tecnicamente.
  3. Copie para o formulário: número do item, unidade e descrição (evite reescrever).

A3) Formulário de Solicitação de Compras

Regra do formulário: cada formulário deve conter somente itens do mesmo objeto. Se houver mais de um objeto, faça formulários separados.

A3.1 Itens solicitados

  • Item / Unidade / Descrição: conforme a planilha (não “adapte” texto).
  • Quantidade: baseada no planejamento real (consumo/execução/necessidade).
  • Observações técnicas: use apenas para requisitos indispensáveis (sem restringir indevidamente).

A3.2 Justificativas e informações complementares

  • Justificativa de necessidade: finalidade e impacto (ensino/atividades/rotina).
  • Justificativa do quantitativo: indique o período coberto e a lógica do cálculo (histórico de consumo, execução prevista etc.).
  • Habilitação específica (se houver): amostra/certificações/garantia/assistência técnica e requisitos obrigatórios.
  • Documentos complementares (quando aplicável): informações que embasem quantitativo e execução (ex.: planejamento anual, cronogramas).
  • Prioridade: se marcar alta, explicar consequência objetiva da indisponibilidade.
  • Data desejada: referência de necessidade; deve ser compatível com o ciclo do processo.
  • Dependências: informar se depende de adequação/instalação/obra/treinamento/manutenção.

Modelo de execução (quando aplicável): Modelo de Previsão de Execução Anual

A3.3 Se o item não estiver na lista (inclusão)

Se o item não constar na lista do objeto, o servidor responsável deve solicitar inclusão ao centralizador, anexando 3 orçamentos válidos e apresentando descrição completa e correta (com especificações técnicas necessárias).

Ao solicitar inclusão, o servidor deve estar disponível para apoiar o processo de compra: poderá ser demandada manifestação técnica, incluindo avaliação do item e aprovação técnica quando solicitado pelo pregoeiro (por exemplo, em esclarecimentos/impugnações/análise de proposta).

Obrigatório para inclusão: descrição detalhada (com especificações técnicas) e, ao menos, 3 orçamentos.

A4) Assinaturas e encaminhamento via SIPAC

O centralizador recebe somente pedidos autorizados. Por isso, finalize o formulário, colete assinaturas e faça o trâmite corretamente.

A4.1 Assinaturas necessárias

  • Chefia imediata (coordenação/direção da unidade requisitante).
  • Direção-Geral.
  • Para bens/materiais: ciência/assinatura de Patrimônio e Almoxarifado.

A4.2 SIPAC (passo a passo)

  1. Salvar o formulário assinado em PDF.
  2. SIPAC → Portal Administrativo → Cadastrar Novo Documento.
  3. Tipo: Formulário de Pedido de Compra | Natureza: Ostensivo.
  4. Anexar o PDF e anexos (quando houver).
  5. Indicar o Centralizador como interessado e selecionar a Unidade de destino.
  6. Concluir e guardar o número de protocolo.
  7. Enviar uma cópia do protocolo ao centralizador do objeto correspondente.
Ponto de atenção: no documento, oculte os quatro primeiros dígitos do SIAPE.

Parte B — Centralizadores

B1) O que é ser Centralizador

O centralizador é o servidor responsável por receber demandas de um objeto, orientar os solicitantes, validar consistência (quantitativos/justificativas) e consolidar a documentação para envio ao DAP.

B2) Recebimento e análise dos pedidos

  1. Receber até 06/03/2025 os formulários referentes ao seu objeto.
  2. Verificar se há quantitativo superdimensionado. Quando necessário, solicitar ao requisitante estimativa de utilização mensal por 12 meses (ou documento equivalente).
  3. Checar se pedidos de inclusão vieram com 3 orçamentos e descrição técnica completa (sem isso, a inclusão fica frágil).

B3) Como compilar (formulário e planilha do objeto)

  1. Compilar as informações em um único formulário do objeto.
  2. Na compilação, relacionar para cada item todos os solicitantes e seus respectivos quantitativos.

B3.1 Adaptando a planilha do objeto para consolidação

  • Primeira aba: seguir as orientações dos comentários da própria planilha.
  • Segunda aba (consolidação): criar colunas para todos os servidores/setores que solicitaram itens. No título, identificar o solicitante/setor (ex.: “Quantitativo 1: Fulano de Tal”).
  • Preencher quantitativos por item em cada coluna correspondente.

B4) Encaminhamento ao DAP (compilado)

Encaminhar até 11/03/2025 o compilado ao DAP por Memorando Eletrônico, assinado por Centralizador, Chefia Imediata e Direção-Geral.

O envio ao DAP deve incluir:

  • o formulário compilado do objeto;
  • cópias de todos os formulários originais recebidos;
  • orçamentos e anexos relacionados, quando houver pedido de inclusão.

Quando houver quantidades expressivas e não houver justificativa razoável, o centralizador deve comunicar previamente ao DAP para apoio na avaliação.

Lista de Centralizadores (Araquari)

Use esta tabela para direcionar corretamente o trâmite no SIPAC e o envio do protocolo ao centralizador do objeto.

Seq. Objetos de Licitação Centralizadores E-mail Unidade
1 Materiais Elétricos TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA - Direção de Infraestrutura e Produção - Araquari
2 Equipamentos e Sementes TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA - Direção de Infraestrutura e Produção - Araquari
3 Rações TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA - Direção de Infraestrutura e Produção - Araquari
4 Reagentes de Química, Física e Biologia DENISE MARTINS denise.martins  
5 Defensivos Agrícolas TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA - Direção de Infraestrutura e Produção - Araquari
6 Identidade Visual VIVIANE MIRANDOLA / Gabinete gabinete.araquari@ifc.edu.br  
7 Acervo Bibliográfico SIMONE / Biblioteca simone.padilha@ifc.edu.br (11.01.02.02.02.01.01) BIBLIOTECA/DEPE
8 Gêneros Alimentícios MARCIONE    
9 Materiais Educativos e Esportivos ALESSANDRO EZIQUIEL DA PAIXÃO / DEPE depe.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.02.02) DEPE/ARA
10 Automação TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA
11 Copa e Cozinha DENISE MARTINS    
12 EPIs VANESSA ALESSANDRA MIRANDA / Seg. do Trabalho seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.11) CPALM/ARA
13 TI JOÃO RICARDO TECHIO E CARINA LEMOS / CTI cti.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.02.04) CTI/ARA
14 Mobiliário, Eletrodomésticos, Áudio e Vídeo LUIZ / Patrimônio e Almoxarifado patrimonio.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.11) CPALM/ARA
15 Materiais Gráficos RAQUEL RYBANDT / CECOM cecom.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.01.01) CECOM/ARA
16 Materiais de Limpeza ELAINE / Patrimônio e Almoxarifado    
17 Equipamentos e Materiais de Apoio para Serviços Gerais ELAINE / Patrimônio e Almoxarifado    
18 Equipamentos de Informática JOÃO RICARDO TECHIO / CTI cti.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.02.04) CTI/ARA
19 Equipamentos Agropecuários TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA
20 Materiais Hidráulicos TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA
21 Material de Construção e Manutenção JOVERCI PODERA / DIP joverci.pocera@ifc.edu.br (11.01.02.41) CIPFC/ARA
22 Serviços de Manutenção JOVERCI PODERA / DIP joverci.pocera@ifc.edu.br (11.01.02.41) CIPFC/ARA
23 Gás GLP JOVERCI PODERA / DIP joverci.pocera@ifc.edu.br (11.01.02.41) CIPFC/ARA
24 Extintores VANESSA ALESSANDRA MIRANDA / Seg. do Trabalho seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.02.01.03.03) CCONTI/ARA
25 Ferramentas TIAGO JONES BACK / DIP dip.araquari@ifc.edu.br (11.01.02.29) DIP/ARA
26 Construção Civil JOVERCI PODERA / DIP joverci.pocera@ifc.edu.br (11.01.02.41) CIPFC/ARA
27 Vidraria TAINÁ E ADRIANA (Técnicas) taina.melo@ifc.edu.br (11.01.02.02.02.01.10) Laboratório de Biologia
28 Equipamentos de Física, Química e Biologia JAQUELINE E SUSELI (Técnicas) jaqueline.andrade@ifc.edu.br (11.01.02.02.02.01.18) C.C.TEC QUIMICA

Como acompanhar a licitação

Para saber se o que foi solicitado está em fase de pregão, em andamento, finalizado ou homologado, acompanhe o status na planilha: Pregões Eletrônicos 2026 .

Pós-licitação: adesão interna e empenho

Encerrada a sessão pública, inicia-se a etapa contratual: atas, contratos e empenhos. Antes de solicitar empenho/contratação, verifique se o pregão está homologado.

Adesão interna (quando o pregão é de outro campus)

Se o objeto foi gerenciado por outra unidade, normalmente o campus demandante utiliza Processo de Adesão Interna.

Consulta: Processos de Adesão Interna – Objetos 2026

Pedido de empenho

Com o pregão homologado e atas disponíveis, o pedido de empenho deve identificar claramente:

  • número do processo/pregão, objeto e unidade gerenciadora;
  • empresa(s) fornecedora(s);
  • itens, quantidades (inclusive parciais), valores unitários e total.

Acesse o Manual para Pedido de Empenho .

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