Fluxo das Compras Institucionais de 2026
Este manual descreve como planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar demandas das Compras Institucionais do IFC. Ele foi estruturado para que servidores e centralizadores consigam executar as tarefas apenas com esta página.
Referência institucional: IFC – Compras Institucionais
Como ler este manual
- Se você é servidor solicitante, vá direto a: Parte A.
- Se você é centralizador, vá direto a: Parte B.
- Se a sua dúvida é “em que fase está?”, vá a: Acompanhar o processo.
Visão geral do fluxo
- Checar necessidade (estoque / contrato vigente / almoxarifado virtual).
- Identificar objeto e item na planilha SRP 2026.
- Preencher o formulário (um objeto por formulário).
- Cadastrar, assinar e tramitar no SIPAC ao centralizador do objeto.
- Se o item não existir na lista: solicitar inclusão ao centralizador com 3 orçamentos e descrição técnica completa, justificativa e estar disponível para manifestação técnica durante o pregão, se solicitado.
- Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno.
- Unidade gerenciadora conduz a licitação (SRP/pregão), publica atas e documentos.
- Após homologação: adesão interna (quando aplicável) e pedido de empenho.
Prazos importantes
- Até 06/03/2025: servidores enviam formulários aos centralizadores (e pedidos de inclusão, quando houver).
- Até 11/03/2025: centralizadores encaminham compilados ao DAP por Memorando Eletrônico.
Conceitos essenciais
- Objeto: “categoria” de compra (ex.: materiais elétricos, limpeza, TI). Em geral, cada aba da planilha corresponde a um objeto.
- Item: o que será licitado dentro do objeto (número, unidade e descrição).
- Unidade Gerenciadora: unidade responsável por conduzir o pregão e gerenciar a ata do SRP.
- Unidade Participante: unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata.
- Ata SRP: resultado do pregão; registra fornecedores e preços para contratações durante a vigência.
- Empenho: reserva orçamentária/compromisso de pagamento para executar a compra conforme a ata/contrato.
Parte A — Servidores solicitantes
A1) Antes de pedir: checagens obrigatórias
- Bens e materiais: confirmar inexistência/insuficiência de saldo no Patrimônio/Almoxarifado. Alguns materiais podem estar disponíveis via Almoxarifado Virtual, sempre que atender a necessidade, priorize essa alternativa.
- Serviços: verificar com a Coordenação de Contratos se já existe contrato vigente para o objeto.
A2) Formulário de Solicitação de Compras
As Compras Institucionais são organizadas por objeto. Cada objeto corresponde a uma planilha, que reúne os itens associados (classificação, especificação, quantitativo).
- Localize a aba do objeto da sua demanda e faça o Download da planilha clicando no link sobre o nome.
- Escolha o(s) item(ns), dimensione a quantidade e escreva a justificativa.
- Faça o envio do documento para a Unidade SIPAC do Centralizador, com as assinatura da Chefia e a sua.
Use esta tabela para baixar a planilha e direcionar corretamente o trâmite no SIPAC e o envio do protocolo ao centralizador do objeto.
Clique em cima do "objeto de licitação" para baixar o Formulário de Solicitação de Compra correspondente.
| N. | Objetos de Licitação | Centralizadores | Unidade SIPAC de destino | Desc. unidade | |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Materiais Elétricos e Eletrônicos | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 02 | Equipamentos, Insumos Agrícolas e Sementes | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 03 | Rações | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 04 | Defensivos Agrícolas | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 05 | Reagentes de Química, Física e Biologia | Denise Martins | denise.martins@ifc.edu.br | 11.01.02.54 | ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54) |
| 06 | Identidade Visual | Viviane Mirandola | gabinete.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.01 | GABINETE - ARAQUARI (11.01.02.01) |
| 07 | Gêneros Alimentícios | Marcione Rodrigues Nunes | sisae.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.40 | ARAQUARI - COORD.SERV.INT.SUP.ACOMP.EDUC (11.01.02.40) |
| 08 | Acervo Bibliográfico | Simone Padilha | simone.padilha@ifc.edu.br | 11.01.02.02.02.01.01 | BIBLIOTECA - ARAQUARI (11.01.02.02.02.01.01) |
| 09 | Materiais Educativos e Esportivos | Denise Martins | denise.martins@ifc.edu.br | 11.01.02.54 | ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54) |
| 10 | Automação* | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 11 | Copa e Cozinha | Denise Martins | denise.martins@ifc.edu.br | 11.01.02.54 | ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54) |
| 12 | EPIs | Vanessa Alessandra de Souza Miranda | seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.02.01.03.03 | ARAQUARI - COORDENAÇÃO DE CONTRATOS (11.01.02.02.01.03.03) |
| 13 | Acessibilidade | Vanessa Alessandra de Souza Miranda | seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.02.01.03.03 | ARAQUARI - COORDENAÇÃO DE CONTRATOS (11.01.02.02.01.03.03) |
| 14 | Eletrodomésticos, Áudio e Vídeo | Elaine Cantu | patrimonio.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.11 | ARAQUARI - COORD.PATRIMONIO E ALMOXARIFADO (11.01.02.11) |
| 15 | Mobiliário | Elaine Cantu | patrimonio.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.11 | ARAQUARI - COORD.PATRIMONIO E ALMOXARIFADO (11.01.02.11) |
| 16 | Materiais Veterinários e Hospitalares | Raquel de Souza Lemos de Oliveira | raquel.oliveira@ifc.edu.br | 11.01.02.12 | ARAQUARI - CENTRO PRÁT. CLÍNICAS CIRÚRGI (11.01.02.12) |
| 17 | Materiais Hidráulicos | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 18 | Materiais Gráficos e Editoriais | Viviane Mirandola | gabinete.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.01 | GABINETE - ARAQUARI (11.01.02.01) |
| 19 | Mecânica | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 20 | TI | João Ricardo Techio | cti.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.02.04 | ARAQUARI - COORD.TECNOL.DA INFORMAÇÃO (11.01.02.02.04) |
| 21 | JIFC | Denise Martins | denise.martins@ifc.edu.br | 11.01.02.54 | ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54) |
| 22 | Materiais de Limpeza | Elaine Cantu | patrimonio.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.11 | ARAQUARI - COORD.PATRIMONIO E ALMOXARIFADO (11.01.02.11) |
| 23 | Monitoramento Eletrônico | João Ricardo Techio | cti.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.02.04 | ARAQUARI - COORD.TECNOL.DA INFORMAÇÃO (11.01.02.02.04) |
| 24 | Extintores | Vanessa Alessandra de Souza Miranda | seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.02.01.03.03 | ARAQUARI - COORDENAÇÃO DE CONTRATOS (11.01.02.02.01.03.03) |
| 25 | Ferramentas Gerais | Tiago Jones Back | dip.araquari@ifc.edu.br | 11.01.02.29 | ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29) |
| 26 | Construção Civil | Joverci Pocera | joverci.pocera@ifc.edu.br | 11.01.02.41 | ARAQUARI - COORD INFRA PRIM FISCA CONTRATOS (11.01.02.41) |
| 27 | Vidraria | Tainá Melo e Adriana Garcia | taina.melo@ifc.edu.br | 11.01.02.30 | ARAQUARI - LAB.PRODUÇÃO VEGETAL (11.01.02.30) |
* O objeto nº 10 (Automação) será divulgado em breve e terá o mesmo prazo de entrega dos demais.
Caso tenha problemas para abrir os arquivos, acesse aqui em Formato Excel (.xlsx).
A2.1 Itens solicitados
- Unidade Requisitante: dados do requisitante.
- Item / Unidade / Descrição: conforme a planilha (não altere o texto).
- Quantidade: baseada no planejamento real (consumo/execução/necessidade).
- Justificativa de necessidade: finalidade e impacto (ensino/atividades/rotina).
- Justificativa do quantitativo: indique o período coberto e a lógica do cálculo (histórico de consumo, execução prevista etc.).
- Habilitação específica (se houver): amostra/certificações/garantia/assistência técnica e requisitos obrigatórios.
- Documentos complementares (quando aplicável): informações que embasem quantitativo e execução (ex.: planejamento anual, cronogramas).
- Prioridade: se marcar alta, explicar consequência objetiva da indisponibilidade.
- Data desejada: referência de necessidade; deve ser compatível com o ciclo do processo.
- Dependências: informar se depende de adequação/instalação/obra/treinamento/manutenção.
Modelo de execução (quando aplicável): Modelo de Previsão de Execução Anual
A2.2 Se o item não estiver na lista (inclusão)
Se o item não constar na lista do objeto, o servidor responsável deve solicitar inclusão ao centralizador, anexando 3 orçamentos válidos e apresentando descrição completa e correta (com especificações técnicas necessárias), além de todos os demais elementos mencionados no tópico anterior.
Ao solicitar inclusão, o servidor deve estar disponível para apoiar o processo de compra: poderá ser demandada manifestação técnica, incluindo avaliação do item e aprovação técnica quando solicitado pelo pregoeiro (por exemplo, em esclarecimentos/impugnações/análise de proposta).
A3) Assinaturas e encaminhamento via SIPAC
O centralizador recebe somente pedidos autorizados. Por isso, finalize o formulário, colete assinaturas e faça o trâmite corretamente.
A3.1 Assinaturas necessárias
- Servidor requisitante.
- Chefia imediata (coordenação/direção da unidade requisitante).
A3.2 SIPAC (passo a passo)
- Salvar o formulário assinado em PDF.
- SIPAC → Módulo Protocolo → Mesa Virtual ou Menu → Documentos → Cadastrar Novo Documento.
- Tipo: Formulário de Pedido de Compra | Natureza: Ostensivo.
- Assunto detalhado: "1ª etapa do processo de Compras Institucionais do campus Araquari. Objeto: [NOME DO OBJETO]. Centralizador: [NOME DO CENTRALIZADOR]."
- Forme do documento: Anexar Documento Digital (formulário em .PDF).
- Adicionar Assinante → Minha assinatura;
- Adicionar Assinante → Servidor de Outra Unidade → Chefia imediata;
- Adicionar anexos (se houver);
- Indicar o Centralizador como interessado;
- Selecionar a Unidade de destino (verifique a lista de centralizadores).
- Concluir e guardar o número de protocolo.
Parte B — Centralizadores
B1) O que é ser Centralizador
O centralizador é o servidor responsável por receber demandas de um objeto, orientar os solicitantes, validar consistência (quantitativos/justificativas) e consolidar a documentação para envio ao DAP.
B2) Recebimento e análise dos pedidos
- Receber até 06/03/2025 os formulários referentes ao seu objeto.
- Verificar se há quantitativo superdimensionado. Quando necessário, solicitar ao requisitante estimativa de utilização mensal por 12 meses (ou documento equivalente).
- Checar se pedidos de inclusão vieram com 3 orçamentos e descrição técnica completa (sem isso, a inclusão fica frágil).
B3) Como compilar (formulário e planilha do objeto)
- Compilar as informações em um único formulário do objeto.
- Na compilação, relacionar para cada item todos os solicitantes e seus respectivos quantitativos.
B3.1 Adaptando a planilha do objeto para consolidação
- Primeira aba: seguir as orientações dos comentários da própria planilha.
- Segunda aba (consolidação): criar colunas para todos os servidores/setores que solicitaram itens. No título, identificar o solicitante/setor (ex.: “Quantitativo 1: Fulano de Tal”).
- Preencher quantitativos por item em cada coluna correspondente.
B4) Encaminhamento ao DAP (compilado)
Encaminhar até 11/03/2025 o compilado ao DAP por Memorando Eletrônico, assinado por Centralizador, Chefia Imediata e Direção-Geral.
O envio ao DAP deve incluir:
- o formulário compilado do objeto;
- cópias de todos os formulários originais recebidos;
- orçamentos e anexos relacionados, quando houver pedido de inclusão.
Na coluna "Quantidade" o centralizador deve inserir o número total solicitado (soma).
Na coluna "Justificativa para o quantitativo solicitado" deve-se discriminar os pedidos, indicando o Servidor Solicitante e seu respectivo Setor.
Exemplo de preenchimento:
| ITEM (da lista de compras) | UNIDADE | DESCRIÇÃO | QUANTIDADE | JUSTIFICATIVA PARA O QUANTITATIVO SOLICITADO |
| 37 | LOTE | CAPACITOR, TIPO: ELETROLÍTICO, CAPACITÂNCIA: 1 UF, APLICAÇÃO: ELETRÔNICA, TENSÃO NOMINAL: 50 V (LOTE DE 150 UNIDADES). | 2 |
1 Lote: Fulano de Tal. Setor Qualquer. Justificativa: uso para ensino na disciplina X do curso Y.
1 Lote: Sicrano de Tal. Laboratório Legal. Justificativa: uso para atividades de pesquisa e extensão da área X. |
Como acompanhar a licitação
Para saber se o que foi solicitado está em fase de pregão, em andamento, finalizado ou homologado, acompanhe o status na planilha: Pregões Eletrônicos 2026 .
Pós-licitação: adesão interna e empenho
Encerrada a sessão pública, inicia-se a etapa contratual: atas, contratos e empenhos. Antes de solicitar empenho/contratação, verifique se o pregão está homologado.
Adesão interna (quando o pregão é de outro campus)
Se o objeto foi gerenciado por outra unidade, normalmente o campus demandante utiliza Processo de Adesão Interna.
Consulta: Processos de Adesão Interna – Objetos 2026
Pedido de empenho
Com o pregão homologado e atas disponíveis, o pedido de empenho deve identificar claramente:
- número do processo/pregão, objeto e unidade gerenciadora;
- empresa(s) fornecedora(s);
- itens, quantidades (inclusive parciais), valores unitários e total.
Acesse o Manual para Pedido de Empenho .