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Fluxo das Compras Institucionais de 2026

Este manual descreve como planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar demandas das Compras Institucionais do IFC. Ele foi estruturado para que servidores e centralizadores consigam executar as tarefas apenas com esta página.

Referência institucional: IFC – Compras Institucionais

Base normativa: Portaria Normativa n.º 14/2025 e seus anexos (Cronograma, Objetos e Formulários).

Como ler este manual

  • Se você é servidor solicitante, vá direto a: Parte A.
  • Se você é centralizador, vá direto a: Parte B.
  • Se a sua dúvida é “em que fase está?”, vá a: Acompanhar o processo.

Visão geral do fluxo

  1. Checar necessidade (estoque / contrato vigente).
  2. Identificar objeto e item na planilha SRP 2026.
  3. Preencher o formulário (um objeto por formulário) via Google Forms.
  4. Se o item não existir na lista: solicitar inclusão ao centralizador com 3 orçamentos e descrição técnica completa, justificativa e estar disponível para manifestação técnica durante o pregão, se solicitado.
  5. Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno.
  6. Setor de Compras e Licitações conduz a licitação (SRP/pregão), publica atas e documentos.
  7. Após homologação: adesão interna (quando aplicável) e pedido de empenho.

Prazos importantes

  • Até 06/03/2025: servidores enviam formulários aos centralizadores (e pedidos de inclusão, quando houver).
  • Até 11/03/2025: centralizadores encaminham compilados ao DAP por Memorando Eletrônico.
Importante: respeite sempre os prazos internos do campus (eles existem para garantir que Araquari cumpra o cronograma institucional).

Conceitos essenciais

  • Objeto: “categoria” de compra (ex.: materiais elétricos, limpeza, TI). Em geral, cada aba da planilha corresponde a um objeto.
  • Item: o que será licitado dentro do objeto (número, unidade e descrição).
  • Unidade Gerenciadora: unidade responsável por conduzir o pregão e gerenciar a ata do SRP.
  • Unidade Participante: unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata.
  • Ata SRP: resultado do pregão; registra fornecedores e preços para contratações durante a vigência.
  • Empenho: reserva orçamentária/compromisso de pagamento para executar a compra conforme a ata/contrato.

Parte A — Servidores solicitantes

A1) Antes de pedir: checagens obrigatórias

  • Bens e materiais: confirmar inexistência/insuficiência de saldo no Patrimônio/Almoxarifado. Alguns materiais podem estar disponíveis via Almoxarifado Virtual, sempre que atender a necessidade, priorize essa alternativa.
  • Serviços: verificar com a Coordenação de Contratos se já existe contrato vigente para o objeto.
O planejamento para bens consumíveis e permanentes deve considerar a quantidade necessária para o prazo de 1 ano (podendo ser prorrogado ou sofrer atrasos).

A2) Formulário de Solicitação de Compras

As Compras Institucionais são organizadas por objeto. Cada objeto corresponde a uma planilha, que reúne os itens associados (classificação, especificação, quantitativo).

  1. Localize a aba do objeto da sua demanda e verifique a descrição completa dos itens.
  2. Escolha o(s) item(ns) e dimensione a quantidade.
  3. Preencha e envie o envio do formulário (via Google Forms).

Clique em cima do "objeto de licitação" para acessar o Formulário de Solicitação de Compra (via Google Forms) correspondente.

N. Objetos de Licitação Centralizadores E-mail Unidade SIPAC de destino Desc. unidade
01 Materiais Elétricos e Eletrônicos Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
02 Equipamentos, Insumos Agrícolas e Sementes Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
03 Rações Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
04 Defensivos Agrícolas Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
05 Reagentes de Química, Física e Biologia Denise Martins denise.martins@ifc.edu.br 11.01.02.54 ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54)
06 Identidade Visual Viviane Mirandola gabinete.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.01 GABINETE - ARAQUARI (11.01.02.01)
07 Gêneros Alimentícios Marcione Rodrigues Nunes sisae.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.40 ARAQUARI - COORD.SERV.INT.SUP.ACOMP.EDUC (11.01.02.40)
08 Acervo Bibliográfico Simone Padilha simone.padilha@ifc.edu.br 11.01.02.02.02.01.01 BIBLIOTECA - ARAQUARI (11.01.02.02.02.01.01)
09 Materiais Educativos e Esportivos Denise Martins denise.martins@ifc.edu.br 11.01.02.54 ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54)
10 Automação* Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
11 Copa e Cozinha Denise Martins denise.martins@ifc.edu.br 11.01.02.54 ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54)
12 EPIs Vanessa Alessandra de Souza Miranda seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.02.01.03.03 ARAQUARI - COORDENAÇÃO DE CONTRATOS (11.01.02.02.01.03.03)
13 Acessibilidade Vanessa Alessandra de Souza Miranda seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.02.01.03.03 ARAQUARI - COORDENAÇÃO DE CONTRATOS (11.01.02.02.01.03.03)
14 Eletrodomésticos, Áudio e Vídeo Elaine Cantu patrimonio.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.11 ARAQUARI - COORD.PATRIMONIO E ALMOXARIFADO (11.01.02.11)
15 Mobiliário Elaine Cantu patrimonio.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.11 ARAQUARI - COORD.PATRIMONIO E ALMOXARIFADO (11.01.02.11)
16 Materiais Veterinários e Hospitalares Raquel de Souza Lemos de Oliveira raquel.oliveira@ifc.edu.br 11.01.02.12 ARAQUARI - CENTRO PRÁT. CLÍNICAS CIRÚRGI (11.01.02.12)
17 Materiais Hidráulicos Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
18 Materiais Gráficos e Editoriais Viviane Mirandola gabinete.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.01 GABINETE - ARAQUARI (11.01.02.01)
19 Mecânica Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
20 TI João Ricardo Techio cti.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.02.04 ARAQUARI - COORD.TECNOL.DA INFORMAÇÃO (11.01.02.02.04)
21 JIFC Denise Martins denise.martins@ifc.edu.br 11.01.02.54 ARAQUARI - CHEFIA DO SETOR DE PROTOCOLO (11.01.02.54)
22 Materiais de Limpeza Elaine Cantu patrimonio.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.11 ARAQUARI - COORD.PATRIMONIO E ALMOXARIFADO (11.01.02.11)
23 Monitoramento Eletrônico João Ricardo Techio cti.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.02.04 ARAQUARI - COORD.TECNOL.DA INFORMAÇÃO (11.01.02.02.04)
24 Extintores Vanessa Alessandra de Souza Miranda seguranca.tec.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.02.01.03.03 ARAQUARI - COORDENAÇÃO DE CONTRATOS (11.01.02.02.01.03.03)
25 Ferramentas Gerais Tiago Jones Back dip.araquari@ifc.edu.br 11.01.02.29 ARAQUARI - DIREÇÃO INFRAEST.E PRODUÇÃO (11.01.02.29)
26 Construção Civil Joverci Pocera joverci.pocera@ifc.edu.br 11.01.02.41 ARAQUARI - COORD INFRA PRIM FISCA CONTRATOS (11.01.02.41)
27 Vidraria Tainá Melo e Adriana Garcia taina.melo@ifc.edu.br 11.01.02.30 ARAQUARI - LAB.PRODUÇÃO VEGETAL (11.01.02.30)

* O objeto nº 10 (Automação) será divulgado em breve e terá o mesmo prazo de entrega dos demais.

A2.1 Itens solicitados

  • Unidade Requisitante: dados do requisitante.
  • Item / Unidade / Descrição: conforme a planilha (não altere o texto).
  • Quantidade: baseada no planejamento real (consumo/execução/necessidade).
  • Justificativa de necessidade: finalidade e impacto (ensino/atividades/rotina).
  • Justificativa do quantitativo: indique o período coberto e a lógica do cálculo (histórico de consumo, execução prevista etc.).
  • Habilitação específica (se houver): amostra/certificações/garantia/assistência técnica e requisitos obrigatórios.
  • Documentos complementares (quando aplicável): informações que embasem quantitativo e execução (ex.: planejamento anual, cronogramas).
  • Dependências: informar se depende de adequação/instalação/obra/treinamento/manutenção.

Modelo de execução (quando aplicável): Modelo de Previsão de Execução Anual

A2.2 Se o item não estiver na lista (inclusão)

Se o item não constar na lista do objeto, o servidor responsável deve solicitar inclusão ao centralizador, anexando 3 orçamentos válidos e apresentando descrição completa e correta (com especificações técnicas necessárias), além de todos os demais elementos mencionados no tópico anterior.

Ao solicitar inclusão, o servidor deve estar disponível para apoiar o processo de compra: poderá ser demandada manifestação técnica, incluindo avaliação do item e aprovação técnica quando solicitado pelo pregoeiro (por exemplo, em esclarecimentos/impugnações/análise de proposta).

Obrigatório para inclusão: descrição detalhada (com especificações técnicas), justificativa completa, ao menos, 3 orçamentos.

Parte B — Centralizadores

B1) O que é ser Centralizador

O centralizador é o servidor responsável por receber demandas de um objeto, orientar os solicitantes, validar consistência (quantitativos/justificativas) e consolidar a documentação para envio ao DAP.

B2) Recebimento e análise dos pedidos

  1. Receber até 06/03/2025 os formulários referentes ao seu objeto.
  2. Verificar se há quantitativo superdimensionado. Quando necessário, solicitar ao requisitante estimativa de utilização mensal por 12 meses (ou documento equivalente).
  3. Checar se pedidos de inclusão vieram com 3 orçamentos e descrição técnica completa (sem isso, a inclusão fica frágil).

B3) Como compilar (formulário e planilha do objeto)

  1. Compilar as informações em um único formulário do objeto.
  2. Na compilação, relacionar para cada item todos os solicitantes e seus respectivos quantitativos.

B3.1 Adaptando a planilha do objeto para consolidação

  • Primeira aba: seguir as orientações dos comentários da própria planilha.
  • Segunda aba (consolidação): criar colunas para todos os servidores/setores que solicitaram itens. No título, identificar o solicitante/setor (ex.: “Quantitativo 1: Fulano de Tal”).
  • Preencher quantitativos por item em cada coluna correspondente.

B4) Encaminhamento ao DAP (compilado)

Encaminhar até 11/03/2025 o compilado ao DAP por Memorando Eletrônico, assinado por Centralizador, Chefia Imediata e Direção-Geral.

O envio ao DAP deve incluir:

  • o formulário compilado do objeto;
  • cópias de todos os formulários originais recebidos;
  • orçamentos e anexos relacionados, quando houver pedido de inclusão.

Na coluna "Quantidade" o centralizador deve inserir o número total solicitado (soma).

Na coluna "Justificativa para o quantitativo solicitado" deve-se discriminar os pedidos, indicando o Servidor Solicitante e seu respectivo Setor.

Exemplo de preenchimento:

ITEM (da lista de compras) UNIDADE DESCRIÇÃO QUANTIDADE JUSTIFICATIVA PARA O QUANTITATIVO SOLICITADO
37 LOTE CAPACITOR, TIPO: ELETROLÍTICO, CAPACITÂNCIA: 1 UF, APLICAÇÃO: ELETRÔNICA, TENSÃO NOMINAL: 50 V (LOTE DE 150 UNIDADES). 2

1 Lote: Fulano de Tal. Setor Qualquer. Justificativa: uso para ensino na disciplina X do curso Y.

 

1 Lote: Sicrano de Tal. Laboratório Legal. Justificativa: uso para atividades de pesquisa e extensão da área X.

Como acompanhar a licitação

Para saber se o que foi solicitado está em fase de pregão, em andamento, finalizado ou homologado, acompanhe o status na planilha: Pregões Eletrônicos 2026 .

Pós-licitação: adesão interna e empenho

Encerrada a sessão pública, inicia-se a etapa contratual: atas, contratos e empenhos. Antes de solicitar empenho/contratação, verifique se o pregão está homologado.

Adesão interna (quando o pregão é de outro campus)

Se o objeto foi gerenciado por outra unidade, normalmente o campus demandante utiliza Processo de Adesão Interna.

Consulta: Processos de Adesão Interna – Objetos 2026

Pedido de empenho

Com o pregão homologado e atas disponíveis, o pedido de empenho deve identificar claramente:

  • número do processo/pregão, objeto e unidade gerenciadora;
  • empresa(s) fornecedora(s);
  • itens, quantidades (inclusive parciais), valores unitários e total.

Acesse o Manual para Pedido de Empenho .

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