Fluxo das Compras Institucionais de 2026
Este manual descreve como planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar demandas das Compras Institucionais do IFC. Ele foi estruturado para que servidores e centralizadores consigam executar as tarefas apenas com esta pápágina.
ReferêReferência institucional: IFC –– Compras Institucionais
Como ler este manual
- Se
vocêvocêéé servidor solicitante,vává direto a: Parte A. - Se
vocêvocêéé centralizador,vává direto a: Parte B. - Se a sua
dúdúvidaéé““em que faseestáestá?””,vává a: Acompanhar o processo.
VisãVisão geral do fluxo
- Checar necessidade (estoque / contrato vigente).
- Identificar objeto e item na planilha SRP 2026.
- Preencher o
formuláformulário (um objeto porformuláformulário) via Google Forms. - Se o item
nãnão existir na lista: solicitarinclusãinclusão ao centralizador com 3orçorçamentos edescriçãdescriçãotétécnica completa, justificativa e estardisponídisponível paramanifestaçãmanifestaçãotétécnica durante opregãpregão, se solicitado.Checklistmímínimo parainclusãinclusão:- ✓ 3
orçorçamentosváválidos ecomparácomparáveis (mesma unidade eespecificaçãespecificação; com data e fonte) - ✓
descriçãdescriçãotétécnica completa (sem restringir indevidamente) - ✓ justificativa completa
- ✓ disponibilidade para
manifestaçãmanifestaçãotétécnica (esclarecimentos/impugnaçõimpugnações/anáanálise de proposta)
- ✓ 3
- Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno.
- Setor de Compras e
LicitaçõLicitações conduz alicitaçãlicitação (SRP/pregãpregão), publica atas e documentos. ApóApóshomologaçãhomologação:adesãadesão interna (quandoaplicáaplicável) e pedido de empenho.
Prazos importantes
AtéAté 06/03/2025: servidores enviamformuláformulários aos centralizadores (e pedidos deinclusãinclusão, quando houver).AtéAté 11/03/2025: centralizadores encaminham compilados ao DAP por MemorandoEletrôEletrônico.
Conceitos essenciais
- Objeto:
“categoria”“categoria” de compra (ex.: materiaiseléelétricos, limpeza, TI). Em geral, cada aba da planilha corresponde a um objeto. - Item: o que
seráserá licitado dentro do objeto (núnúmero, unidade edescriçãdescrição). - Unidade Gerenciadora: unidade
responsáresponsável por conduzir opregãpregão e gerenciar a ata do SRP. - Unidade Participante: unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata.
- Ata SRP: resultado do
pregãpregão; registra fornecedores epreçpreços paracontrataçõcontratações durante avigêvigência. - Empenho: reserva
orçamentáorçamentária/compromisso de pagamento para executar a compra conforme a ata/contrato.
Parte A —— Servidores solicitantes
A1) Antes de pedir: checagens obrigatóobrigatórias
- Bens e materiais: confirmar
inexistêinexistência/insuficiêinsuficiência de saldo noPatrimôPatrimônio/Almoxarifado. Alguns materiais podem estardisponídisponíveis via Almoxarifado Virtual, sempre que atender a necessidade, priorize essa alternativa. ServiçServiços: verificar com aCoordenaçãCoordenação de Contratos sejájá existe contrato vigente para o objeto.
A2) FormuláFormulário de SolicitaçãSolicitação de Compras
As Compras Institucionais sãsão organizadas por objeto. Cada objeto corresponde a uma planilha, que reúreúne os itens associados (classificaçãclassificação, especificaçãespecificação, quantitativo).
- Localize a aba do objeto da sua demanda e verifique a
descriçãdescrição completa dos itens. - Escolha o(s) item(ns) e dimensione a quantidade.
- Preencha e envie o envio do
formuláformulário (via Google Forms).
O catácatálogo completo de itens estáestá disponídisponível no seguinte endereçendereço (cada "pápágina" da planilha corresponde a um objeto): https://docs.google.com/spreadsheets/d/12QvrItjeP8AynTnZPMfcqnLkPYMH-tQDuVLt5FEF3j4/edit?usp=sharing.
Clique nos links abaixo para acessar o FormuláFormulário de SolicitaçãSolicitação de Compra (via Google Forms) de cada Objeto de LicitaçãLicitação.
* O objeto nºnº 10 (AutomaçãAutomação) seráserá divulgado em breve e teráterá o mesmo prazo de entrega dos demais.
A2.1 Itens solicitados
- Unidade Requisitante: dados do requisitante.
- Item / Unidade /
DescriçãDescrição: conforme a planilha (nãnão altere o texto). - Quantidade: baseada no planejamento real (consumo/
execuçãexecução/necessidade). (Ex.:““12caixas”caixas”,““3unidades”unidades”,““100metros”metros”.) - Justificativa de necessidade: finalidade e impacto (ensino/atividades/rotina).
- Justificativa do quantitativo: indique o
períperíodo coberto e alólógica docácálculo (históhistórico de consumo,execuçãexecução prevista etc.). (Ex.:““consumo mensal××12”12”.) HabilitaçãHabilitaçãoespecíespecífica (se houver): amostra/certificaçõcertificações/garantia/assistêassistênciatétécnica e requisitosobrigatóobrigatórios. (Ex.:certificaçãcertificação, amostra, garantia, suporte.)- Documentos complementares (quando
aplicáaplicável):informaçõinformações que embasem quantitativo eexecuçãexecução (ex.: planejamento anual, cronogramas). DependêDependências: informar se depende deadequaçãadequação/instalaçãinstalação/obra/treinamento/manutençãmanutenção.
Modelo de execuçãexecução (quando aplicáaplicável): Modelo de PrevisãPrevisão de ExecuçãExecução Anual
A2.2 Se o item nãnão estiver na lista (inclusãinclusão)
Se o item nãnão constar na lista do objeto, o servidor responsáresponsável deve solicitar inclusãinclusão, anexando 3 orçorçamentos váválidos e apresentando descriçãdescrição completa e correta (com especificaçõespecificações tétécnicas necessánecessárias), aléalém de todos os demais elementos mencionados no tótópico anterior.
Acesse o formuláformulário para solicitaçãsolicitação de inclusãinclusão de novos itens: https://forms.gle/amVhhef95NiCCgXr5.
Ao solicitar inclusãinclusão, o servidor deve estar disponídisponível para apoiar o processo de compra: poderápoderá ser demandada manifestaçãmanifestação tétécnica, incluindo avaliaçãavaliação do item e aprovaçãaprovação tétécnica quando solicitado pelo pregoeiro (por exemplo, em esclarecimentos/impugnaçõimpugnações/anáanálise de proposta).
Parte B —— Centralizadores
B1) O que éé ser Centralizador
O centralizador éé o servidor responsáresponsável por receber demandas de um objeto, orientar os solicitantes, validar consistêconsistência (quantitativos/justificativas) e consolidar a documentaçãdocumentação para envio ao DAP.
B2) Recebimento e anáanálise dos pedidos
- Receber
atéaté 06/03/2025 osformuláformulários referentes ao seu objeto. - Verificar se
háhá quantitativo superdimensionado. Quandonecessánecessário, solicitar ao requisitante estimativa deutilizaçãutilização mensal por 12 meses (ou documento equivalente). - Checar se pedidos de
inclusãinclusão vieram com 3orçorçamentos edescriçãdescriçãotétécnica completa (sem isso, ainclusãinclusão ficafráfrágil).
B3) Como compilar (formuláformulário e planilha do objeto)
- Compilar as
informaçõinformações em umúúnicoformuláformulário do objeto. - Somar os quantitativos aprovados e resumir e unificar as justificativas em um
úúnico texto.
B4) Encaminhamento ao DAP (compilado)
Encaminhar atéaté 11/03/2025 o compilado ao DAP por Memorando EletrôEletrônico, assinado por Centralizador e DireçãDireção-Geral.
O envio ao DAP deve incluir:
- o
formuláformulário compilado do objeto; cócópias dos osformuláformulários originais recebidos;orçorçamentos e anexos relacionados, quando houver pedido deinclusãinclusão.
Como acompanhar a licitaçãlicitação
Para saber se o que foi solicitado estáestá em fase de pregãpregão, em andamento, finalizado ou homologado, acompanhe o status na planilha: PregõPregões EletrôEletrônicos 2026 .
PóPós-licitaçãlicitação: adesãadesão interna e empenho
Encerrada a sessãsessão púpública, inicia-se a etapa contratual: atas, contratos e empenhos. Antes de solicitar empenho/contrataçãcontratação, verifique se o pregãpregão estáestá homologado.
AdesãAdesão interna (quando o pregãpregão éé de outro campus)
Se o objeto foi gerenciado por outra unidade, normalmente o campus demandante utiliza Processo de AdesãAdesão Interna.
Consulta: Processos de AdesãAdesão Interna –– Objetos 2026
Pedido de empenho
Com o pregãpregão homologado e atas disponídisponíveis, o pedido de empenho deve identificar claramente:
núnúmero do processo/pregãpregão, objeto e unidade gerenciadora;- empresa(s) fornecedora(s);
- itens, quantidades (inclusive parciais), valores
unitáunitários e total.
Acesse o Manual para Pedido de Empenho .