Fluxo das Compras Institucionais de 2026
Este manual descreve como planejar, solicitar, tramitar, consolidar e acompanhar demandas das Compras Institucionais do IFC. Ele foi estruturado para que servidores e centralizadores consigam executar as tarefas apenas com esta página.
Referência institucional: IFC – Compras Institucionais
Como ler este manual
- Se você é servidor solicitante, vá direto a: Parte A.
- Se você é centralizador, vá direto a: Parte B.
- Se a sua dúvida é “em que fase está?”, vá a: Acompanhar o processo.
Visão geral do fluxo
- Checar necessidade (estoque / contrato vigente).
- Identificar objeto e item na planilha SRP 2026.
- Preencher o formulário (um objeto por formulário) via Google Forms.
- Se o item não existir na lista: solicitar inclusão ao centralizador com 3 orçamentos e descrição técnica completa, justificativa e estar disponível para manifestação técnica durante o pregão, se solicitado.
Checklist mínimo para inclusão:
- ✓ 3 orçamentos válidos e comparáveis (mesma unidade e especificação; com data e fonte)
- ✓ descrição técnica completa (sem restringir indevidamente)
- ✓ justificativa completa
- ✓ disponibilidade para manifestação técnica (esclarecimentos/impugnações/análise de proposta)
- Centralizador consolida e encaminha ao DAP no prazo interno.
- Setor de Compras e Licitações conduz a licitação (SRP/pregão), publica atas e documentos.
- Após homologação: adesão interna (quando aplicável) e pedido de empenho.
Prazos importantes
- Até 06/03/2025: servidores enviam formulários aos centralizadores (e pedidos de inclusão, quando houver).
- Até 12/03/2025: centralizadores encaminham compilados ao DAP por Memorando Eletrônico.
Conceitos essenciais
- Objeto: “categoria” de compra (ex.: materiais elétricos, limpeza, TI). Em geral, cada aba da planilha corresponde a um objeto.
- Item: o que será licitado dentro do objeto (número, unidade e descrição).
- Unidade Gerenciadora: unidade responsável por conduzir o pregão e gerenciar a ata do SRP.
- Unidade Participante: unidade que envia pedidos para compor o SRP e depois utiliza a ata.
- Ata SRP: resultado do pregão; registra fornecedores e preços para contratações durante a vigência.
- Empenho: reserva orçamentária/compromisso de pagamento para executar a compra conforme a ata/contrato.
Parte A — Servidores solicitantes
A1) Antes de pedir: checagens obrigatórias
- Bens e materiais: confirmar inexistência/insuficiência de saldo no Patrimônio/Almoxarifado. Alguns materiais podem estar disponíveis via Almoxarifado Virtual, sempre que atender a necessidade, priorize essa alternativa.
- Serviços: verificar com a Coordenação de Contratos se já existe contrato vigente para o objeto.
A2) Formulário de Solicitação de Compras
As Compras Institucionais são organizadas por objeto. Cada objeto corresponde a uma planilha, que reúne os itens associados (classificação, especificação, quantitativo).
- Localize a aba do objeto da sua demanda e verifique a descrição completa dos itens.
- Escolha o(s) item(ns) e dimensione a quantidade.
- Preencha e envie o envio do formulário (via Google Forms).
O catálogo completo de itens está disponível no seguinte endereço (cada "página" da planilha corresponde a um objeto): https://docs.google.com/spreadsheets/d/12QvrItjeP8AynTnZPMfcqnLkPYMH-tQDuVLt5FEF3j4/edit?usp=sharing.
Clique nos links abaixo para acessar o Formulário de Solicitação de Compra (via Google Forms) de cada Objeto de Licitação.
* O objeto nº 10 (Automação) será divulgado em breve e terá o mesmo prazo de entrega dos demais.
A2.1 Itens solicitados
- Unidade Requisitante: dados do requisitante.
- Item / Unidade / Descrição: conforme a planilha (não altere o texto).
- Quantidade: baseada no planejamento real (consumo/execução/necessidade). (Ex.: “12 caixas”, “3 unidades”, “100 metros”.)
- Justificativa de necessidade: finalidade e impacto (ensino/atividades/rotina).
- Justificativa do quantitativo: indique o período coberto e a lógica do cálculo (histórico de consumo, execução prevista etc.). (Ex.: “consumo mensal × 12”.)
- Habilitação específica (se houver): amostra/certificações/garantia/assistência técnica e requisitos obrigatórios. (Ex.: certificação, amostra, garantia, suporte.)
- Documentos complementares (quando aplicável): informações que embasem quantitativo e execução (ex.: planejamento anual, cronogramas).
- Dependências: informar se depende de adequação/instalação/obra/treinamento/manutenção.
Modelo de execução (quando aplicável): Modelo de Previsão de Execução Anual
A2.2 Se o item não estiver na lista (inclusão)
Se o item não constar na lista do objeto, o servidor responsável deve solicitar inclusão, anexando 3 orçamentos válidos e apresentando descrição completa e correta (com especificações técnicas necessárias), além de todos os demais elementos mencionados no tópico anterior.
Acesse o formulário para solicitação de inclusão de novos itens: https://forms.gle/amVhhef95NiCCgXr5.
Ao solicitar inclusão, o servidor deve estar disponível para apoiar o processo de compra: poderá ser demandada manifestação técnica, incluindo avaliação do item e aprovação técnica quando solicitado pelo pregoeiro (por exemplo, em esclarecimentos/impugnações/análise de proposta).
Parte B — Centralizadores
B1) O que é ser Centralizador
O centralizador é o servidor responsável por receber demandas de um objeto, orientar os solicitantes, validar consistência (quantitativos/justificativas) e consolidar a documentação para envio ao DAP.
B2) Recebimento e análise dos pedidos
- Receber até 06/03/2025 os formulários referentes ao seu objeto.
- Verificar se há quantitativo superdimensionado. Quando necessário, solicitar ao requisitante estimativa de utilização mensal por 12 meses (ou documento equivalente).
- Checar se pedidos de inclusão vieram com 3 orçamentos e descrição técnica completa (sem isso, a inclusão fica frágil).
B3) Como compilar (formulário e planilha do objeto)
A consolidação das informações deve ocorrer na planilha corresponde de cada objeto:
-
Formulários Padronizados – Compras Institucionais 2026 (Libre Office): https://proad.ifc.
edu.br/compras-institucionais/ .formularios-padronizados- compras-institucionais-2026- libre-office/ -
Formulários Padronizados – Compras Institucionais 2026 (Excel): https://proad.ifc.
edu.br/compras-institucionais/ .formularios-padronizados- compras-institucionais-2026- excel/
- Compilar as informações em um único formulário do objeto.
- Somar os quantitativos aprovados e resumir e unificar as justificativas em um único texto.
B4) Encaminhamento ao DAP (compilado)
Encaminhar até 12/03/2025 o compilado ao DAP por Memorando Eletrônico, assinado por Centralizador e Direção-Geral.
O envio ao DAP deve incluir:
- o formulário compilado do objeto;
- cópias dos os formulários originais recebidos;
- orçamentos e anexos relacionados, quando houver pedido de inclusão.
Lembre-se das assinaturas necessárias: (1) Centralizador; (2) Direção Responsável pelo Setor; (3) Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado: Elaine Cristina Soares Cantu; (4) Direção Geral: Fernando José Braz.
Como acompanhar a licitação
Para saber se o que foi solicitado está em fase de pregão, em andamento, finalizado ou homologado, acompanhe o status na planilha: Pregões Eletrônicos 2026 .
Pós-licitação: adesão interna e empenho
Encerrada a sessão pública, inicia-se a etapa contratual: atas, contratos e empenhos. Antes de solicitar empenho/contratação, verifique se o pregão está homologado.
Adesão interna (quando o pregão é de outro campus)
Se o objeto foi gerenciado por outra unidade, normalmente o campus demandante utiliza Processo de Adesão Interna.
Consulta: Processos de Adesão Interna – Objetos 2026
Pedido de empenho
Com o pregão homologado e atas disponíveis, o pedido de empenho deve identificar claramente:
- número do processo/pregão, objeto e unidade gerenciadora;
- empresa(s) fornecedora(s);
- itens, quantidades (inclusive parciais), valores unitários e total.
Acesse o Manual para Pedido de Empenho .