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3. Planejando e Providenciando seu Pedido

  1. Planejando e providenciando seu pedido

    Planejando seu pedido? Registre todas as informações necessárias.

    • Veja abaixo esta imagem do Formulário de Solicitação de Compras padrão institucional e acompanhe em seguida as nossas instruções para seu preenchimento:

    • Como preencher?

      Baixe o arquivo que se encontra no Anexo I, lado esquerdo desta página, 'Formulário de Solicitação de Compras'. 

      Assinalar o campo 'COMPRAS INSTITUCIONAIS';

      1. UNIDADE REQUISITANTE:

        • ANO: '2024 - NOVAS DEMANDAS';

          CAMPUS: 'ARAQUARI';

          SETOR REQUISITANTE: o servidor deverá preencher o nome do Setor e da Coordenação ou Direção onde exerce suas atividades;

          SERVIDOR REQUISITANTE: nome do servidor que elaborou o pedido;

          SIAPE: número do siape (o servidor poderá ocultar os quatro últimos dígitos, por exemplo: 187****;

          FISCAL E FISCAL SUBSTITUTO (SE HOUVER): o servidor requisitante ou o servidor que será beneficiado com o pedido.

          O servidor que faz a solicitação de um bem móvel ou de um material será designado:  'Fiscal de Compra'.

          Quando a entrega do bem ou do material for solicitada ao fornecedor, o Fiscal de Compra deverá acompanhar o processo de entrega e verificar no Setor de Almoxarifado ou de Patrimônio se o produto foi entregue em conformidade com o pedido. Em breve, disponibilizaremos um manual para os fiscais de compras e de contratos.

          O Centralizador de Pedidos poderá auxiliar o Fiscal de Compra na verificação da conformidade do produto que foi entregue, a depender se sua especificidade demande uma análise mais técnica. Mais informações sobre os 'Centralizadores de Pedidos' no item 4 deste Manual.

          TELEFONE: o telefone do setor. Caso o servidor exerça suas atividades predominantemente em teletrabalho, deverá informar o seu contato por Whatsapp.

          E-MAIL: e-mail institucional do servidor solicitante e do setor (coordenação ou direção) onde está localizado.

      2. OBJETO:
      3. ITENS SOLICITADOS:

        • Item: Preencher com o número do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos;

        • Unidade: Preencher com a unidade do item correspondente ao localizado na Planilha Referencial para Pedidos;

        • Descrição: Preencher com a descrição correspondente ao localizado Planilha Referencial para Pedidos;

        • Quantidade: Indicar a quantidade desejada, segundo o planejamento.

      4. JUSTIFICATIVAS
        1. JUSTIFICATIVAS E MOTIVAÇÕES QUE FUNDAMENTAM A NECESSIDADE DE SE ATENDER A DEMANDA:

          • Lembre-se de justificar a sua necessidade apresentando informações que demonstrem como a aquisição do bem ou do material possibilitará a implementação ou continuidade das atividades relacionadas ao Ensino ou à Administração.

        2. JUSTIFICATIVAS E MOTIVAÇÕES QUE JUSTIFICAM O QUANTITATIVO SOLICITADO:

          • Os pedidos que possuírem a solicitação de materiais em quantidades aparentemente exorbitantes deverão ser acompanhados de um Modelo de Execução Anual. Ou seja, o solicitante deverá apresentar uma estimativa de consumo mês a mês no período de um ano, que sirva de referencial para as entregas de materiais aos servidores, através das requisições feitas ao Setor de Almoxarifado.

            • Quando o Centralizador de Pedidos identificar que o quantitativo solicitado foi superdiomensionado, deverá solicitar ao requisitante que apresente um cronograma de utilização mensal dos materiais solicitados, estimado para o período de 12 (doze) meses. No lado esquerdo desta página, no Anexo IV, há um Modelo de Execução.

            • Acesse no Anexo IV, do lado esquerdo desta página, um Modelo de Execução Anual.

      5. HABILITAÇÃO ESPECÍFICA (exemplo: amostra, certificado, etc):

        • Itens que possuem especificidades dos setores técnicos poderão ensejar uma melhor análise sobre a necessidade da apresentação de determinadas certificações ou comprovantes de habilitação dos respectivos fornecedores em potencial para a aquisição.

      6. DOCUMENTOS OU INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES QUE ACOMPANHAM O FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (exemplo: garantia e assistência técnica):

        • Identificar neste campo quais os documentos complementares que foram anexados no Formulário de Solicitação de Compras.

      7. JUSTIFICATIVA DE GRAU DE PRIORIDADE (obrigatória, se o grau for 'ALTO'):

        • Indicar se o grau é 'Baixo', 'Médio' ou 'Alto' a depender do impacto que sua falta gera na execução das atividades finalísticas.

      8. DATA DESEJADA PARA A COMPRA OU CONTRATAÇÃO:

        • A estimativa da data desejada não necessariamente vinculará a aquisição ao tempo da estimativa informado. No entanto, a estimativa é necessária para o planejamento de alternativas ao processo em questão.

          • Este Pedido de Compra compõe uma Intenção de Registro de Preços (IRP). Confira na página 1 a definição de IRP.

      9. VINCULAÇÃO OU DEPENDÊNCIA OU CONTRATAÇÃO DE OUTRO ITEM PARA A SUA CONTRATAÇÃO (adequação elétrica, estrutural, treinamento):

          • Vinculação ou Dependência com a contratação de outro item para sua execução (exemplo: adequação elétrica, estrutural, etc...);

            • É necessário prever e analisar se a aquisição de um equipamento, por exemplo, demandará a adequação de alguma sala. Essa adequação poderá referir-se a uma reforma, ou à contratação de um serviço de manutenção

      10. ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO. DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA OU INSUFICIÊNCIA DOS SALDOS NO SETOR DE PATRIMÔNIO OU NO SETOR DE ALMOXARIFADO:

        • Verifique se os itens de sua necessidade podem ser encontrados no Setor de Patrimônio ou no Setor de Almoxarifado;

          • Caso os encontre, verifique se o quantitativo existente nesses setores é suficiente no período de um ano.

          • Para facilitar essa verificação, disponibilizamos a listagem do estoque atual físico do nosso Almoxarifado e e também do Galpão do nosso Setor de Patrimônio. As listagens compõem os Anexos II e III, encontrados do lado esquerdo desta página.

      11. CIÊNCIA DA DIREÇÃO OU COORDENAÇÃO RESPONSÁVEL PELO SETOR e
      12. AUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE MÁXIMA;

        • Declaração de Ciência da Direção-Geral e da Coordenação ou Direção a que o servidor requisitante é subordinado.

        • O Centralizador de Pedidos receberá somente os pedidos autorizados pela Chefia Imediata do servidor requisitante e pela Direção-Geral.

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