Fretamento

Manual de Utilização e Fiscalização do Contrato de Transporte Rodoviário de Passageiros

Contrato nº 153/2024 - CAMP/ARAQ
Pregão Eletrônico SRP nº 90076/2024 - Processo nº 23349.002494/2024-15
Contratada: SUL TURISMO TRANSPORTES LTDA - CNPJ 29.764.912/0001-11
Vigência informada: até 31/10/2026, passível de prorrogação
Preposto informado: Antonio Benicio Araújo

Este manual orienta os servidores requisitantes, os servidores responsáveis pela viagem, os fiscais e o gestor do contrato quanto ao fluxo de solicitação, execução, acompanhamento, medição e pagamento dos serviços de transporte rodoviário de passageiros por fretamento.

Importante: este manual não substitui o edital, o termo de referência, o contrato e seus anexos. Em caso de dúvida ou divergência, consulte a Coordenação de Contratos, o fiscal do contrato e o instrumento contratual vigente.

1. Finalidade do contrato

Atender demandas eventuais de transporte rodoviário de passageiros, por meio de fretamento, para atividades institucionais do IFC, tais como ensino, pesquisa, extensão, eventos, visitas técnicas, competições, reuniões e demais deslocamentos autorizados pela Administração.

2. Público-alvo deste manual

Servidores requisitantes: unidades, coordenações, setores ou servidores que demandam a viagem.
Servidor responsável pela viagem: técnico-administrativo ou professor que acompanhará a viagem e será responsável por conferir a execução, controlar quilometragem, registrar ocorrências e assinar os formulários aplicáveis.
Fiscal técnico: acompanha a execução do serviço, verifica conformidade técnica, registra ocorrências e avalia o desempenho.
Fiscal administrativo: verifica documentos administrativos, habilitação, subcontratação, regularidades, pagamento, glosas e demais condições contratuais.
Gestor do contrato: coordena o acompanhamento contratual, analisa relatórios, apoia decisões, encaminha documentação para liquidação e pagamento e adota providências quando houver descumprimentos.

3. Dados de acompanhamento do contrato

Campo	Informação
Número do contrato	153/2024 - CAMP/ARAQ
Processo de licitação	23349.002494/2024-15
Pregão	Pregão Eletrônico SRP nº 90076/2024
Contratada	SUL TURISMO TRANSPORTES LTDA - CNPJ 29.764.912/0001-11
Preposto	Antonio Benicio Araújo
Término informado	31/10/2026, passível de prorrogação
Valor planejado para 2026	R$ 40.000,00
Observação orçamentária	Estimar previamente o custo de eventos de maior demanda, especialmente MICTI e JIFC.

3.1. Links úteis e documentos oficiais

Utilize os links abaixo para acessar rapidamente o edital, anexos, sistemas e referências externas relacionadas ao contrato.

Documento / serviço	Link	Uso no fluxo
Edital e anexos do Pregão nº 90076/2024	Abrir página do edital e anexos	Consulta ao edital, termo de referência, modelos e anexos VI a X.
ANTT - Fretamento	Abrir página da ANTT sobre fretamento	Consulta geral de orientações, legislação, sistemas e regularidade.
Termo de Autorização de Fretamento - TAF	Acessar serviço no gov.br	Verificação de autorização da empresa para fretamento interestadual/internacional.
Habilitação de veículo - SisHAB	Acessar serviço no gov.br	Verificação de cadastro/habilitação do veículo na ANTT.
Habilitação de motorista - SisHAB	Acessar serviço no gov.br	Verificação de cadastro/habilitação do motorista na ANTT.
Licença de Viagem - ANTT	Acessar serviço no gov.br	Consulta da licença exigida antes de viagens interestaduais/internacionais.
SISAUT - Autorização de Viagem ANTT	Acessar SISAUT	Sistema utilizado pela empresa para emissão de autorização/licença de viagem.
SIE/SC - Fretamento eventual	Abrir repositório de processos da SIE/SC	Consulta ao fluxo estadual de licença de fretamento eventual para viagens intermunicipais em Santa Catarina.
Decreto Estadual SC nº 1.342/2021	Abrir decreto em PDF	Referência estadual sobre transporte rodoviário coletivo intermunicipal de passageiros em regime de fretamento.
SICAF	Acessar página do SICAF	Consulta de regularidade e manutenção das condições de habilitação, quando aplicável.

4. Itens disponíveis para o Campus Araquari

Antes de solicitar a viagem, verifique o tipo de veículo necessário, a quantidade de veículos por viagem, o saldo contratual e a estimativa de quilometragem. Os valores abaixo correspondem às informações de acompanhamento do contrato informadas para vigência até 31/10/2026.

Item	Especificação	Unidade	Quantidade	Valor unitário	Valor total
5	Dois veículos por viagem - Micro-ônibus 22 lugares - Araquari	Quilometragem	400	R$ 12,54	R$ 5.016,00
6	Um veículo por viagem - Van de 15 lugares - Araquari	Quilometragem	400	R$ 4,17	R$ 1.668,00
7	Dois veículos por viagem - Van de 15 lugares - Araquari	Quilometragem	200	R$ 8,36	R$ 1.672,00
8	Um veículo por viagem - Ônibus de 42 lugares - Araquari	Quilometragem	4.200	R$ 8,70	R$ 36.540,00
9	Dois veículos por viagem - Ônibus de 42 lugares - Araquari	Quilometragem	2.100	R$ 13,60	R$ 28.560,00
Total			7.300	-	R$ 73.456,00

5. Visão geral do fluxo de trabalho

Planejar a demanda: definir objetivo, data, horário, destino, itinerário, quantidade de passageiros, tipo de veículo e necessidade de acessibilidade.
Estimar o custo: calcular a quilometragem estimada de ida, retorno e deslocamentos previstos, observando o item contratual aplicável.
Solicitar a viagem: encaminhar a demanda conforme rotina interna do Campus, com antecedência mínima aplicável.
Emitir o Pedido de Viagem: preencher o Anexo VI com as informações da viagem e encaminhar à contratada pelos canais formais definidos pela fiscalização/gestão.
Aguardar confirmação: a contratada deverá confirmar o agendamento após o recebimento da requisição.
Conferir documentação prévia: até 24 horas antes da execução, a contratada deve apresentar dados do motorista, veículo e documentos exigidos.
Conferir no dia da viagem: antes da saída, o servidor responsável deve verificar veículo, motorista, documentação, condições de segurança, limpeza, acessibilidade e conformidade com o pedido.
Acompanhar a execução: durante a viagem, controlar horários, rota, conduta do motorista, condições do veículo, ocorrências e quilometragem.
Encerrar a viagem: preencher e assinar o Controle de Quilometragem, a Relação de Passageiros e o IMR, registrando ocorrências quando houver.
Realizar medição e ateste: fiscalização e gestão analisam os documentos, aplicam o IMR, definem eventuais glosas e encaminham para recebimento, liquidação e pagamento.

6. Prazos essenciais

Situação	Prazo / regra	Responsável principal
Viagens intermunicipais e interestaduais	Informar a contratada com antecedência mínima de 15 dias corridos.	Servidor requisitante / fiscalização
Viagens dentro do município do Campus ou da Reitoria	Informar a contratada com antecedência mínima de 10 dias corridos.	Servidor requisitante / fiscalização
Redução de prazo	Pode ocorrer apenas mediante solicitação formal por e-mail ou mensagem eletrônica e aceite da contratada quanto à disponibilidade de veículo e motorista.	Servidor responsável / contratada / fiscalização
Envio de dados do motorista e documentos	Até 24 horas antes da execução do serviço.	Contratada
Cancelamento sem pagamento	Cancelamento com antecedência mínima de 24 horas do início da prestação do serviço.	Contratante / servidor responsável
Cancelamento com menos de 24 horas	Pagamento de 10% do total previsto na requisição de transporte.	Fiscalização / gestão
Ajuste de não conformidades antes da viagem	A contratada terá até 4 horas antes do início da viagem para realizar ajustes necessários quando houver falta de documento ou inconformidade.	Contratada / servidor responsável / fiscalização
Substituição de veículo ou motorista sem condições	A contratada terá até 4 horas para substituição ou regularização, quando solicitado.	Contratada / fiscalização
Recebimento provisório	Até 5 dias, contados do recebimento da cobrança com comprovação da prestação.	Fiscais técnico e administrativo
Recebimento definitivo	Até 5 dias, contados do recebimento provisório.	Gestor / servidor ou comissão designada
Liquidação	10 dias úteis, prorrogáveis por igual período conforme norma aplicável.	Setor competente / gestão
Pagamento	Até 10 dias úteis após a finalização da liquidação.	Administração

7. Como solicitar uma viagem

7.1. Informações mínimas da solicitação

O servidor requisitante deve reunir, antes do envio da solicitação, as seguintes informações:

setor, coordenação ou unidade demandante;
motivo da viagem;
servidor responsável pela viagem;
data e horário de saída;
data e previsão de horário de retorno;
destino completo e itinerário pretendido;
pontos de embarque e desembarque;
quantidade estimada de passageiros;
tipo de veículo necessário: van, micro-ônibus ou ônibus;
necessidade de um ou dois veículos;
necessidade de acessibilidade ou atendimento a passageiro com mobilidade reduzida;
previsão de trecho em via não asfaltada ou de difícil acesso;
duração estimada do percurso ininterrupto, especialmente se superior a 5h30;
estimativa de quilometragem total;
existência de viagem simultânea ou conflito de agenda.

7.2. Preenchimento do Anexo VI - Pedido de Viagem

O Pedido de Viagem deve ser preenchido com clareza e deve acompanhar a comunicação formal enviada à contratada. Inclua, no mínimo:

DEPE, CGE, coordenação ou setor solicitante;
motivo da viagem;
nome do servidor responsável pela viagem;
data e horário de saída;
data e previsão de horário de retorno;
documentos exigidos antes da viagem;
nome e assinatura do servidor responsável.

7.3. Comunicação formal com a contratada

As comunicações devem ocorrer por escrito, preferencialmente por e-mail institucional ou outro meio eletrônico definido pela fiscalização. Toda comunicação relevante deve ser arquivada no processo ou pasta de acompanhamento do contrato.

8. Documentos e formulários obrigatórios

Anexo / documento	Quando usar	Responsável pelo preenchimento ou conferência
Anexo VI - Pedido de Viagem	Antes da viagem, para formalizar data, horário, motivo, responsável e documentos a serem apresentados.	Servidor requisitante / servidor responsável / fiscalização
Anexo VII - Relação de Identificação dos Passageiros	Antes ou no início da viagem, para registrar passageiros, documentos, embarque e desembarque.	Servidor responsável pela viagem
Anexo VIII - Controle de Quilometragem de Viagem	No início e no fim da viagem, com registro de dia, hora, hodômetro e assinatura do motorista.	Servidor responsável pela viagem / motorista
Anexo IX - Instrumento de Medição de Resultado - IMR	Após cada viagem, para avaliar qualidade, pontuação e eventual glosa.	Servidor responsável pela viagem e fiscalização
Anexo X - Autorização para Subcontratação	Quando houver necessidade de subcontratação, antes da execução do serviço.	Contratada / fiscal administrativo / gestor
Documentos do motorista	Antes da execução e no dia da viagem.	Contratada apresenta; servidor responsável e fiscalização conferem
Documentos do veículo e licenças	Antes da execução e no dia da viagem.	Contratada apresenta; servidor responsável e fiscalização conferem

9. Checklist de conferência antes da saída

Antes de autorizar a saída, o servidor responsável pela viagem deve verificar os itens abaixo, sempre que aplicável, e acionar a fiscalização em caso de pendência.

9.1. Motorista

CNH compatível com o veículo e dentro da validade.
Motorista previamente indicado pela contratada e aceito pela Instituição.
Identificação do motorista, asseio, uniforme ou crachá, quando aplicável.
Para viagem de ônibus, micro-ônibus ou van acima de 5h30 ininterruptas: presença de 2 motoristas.
Conduta compatível com transporte institucional e ambiente escolar.

9.2. Veículo

Tipo de veículo compatível com o pedido: van, micro-ônibus ou ônibus.
Capacidade adequada à quantidade de passageiros.
CRLV apresentado.
Veículo com no máximo 15 anos de fabricação, salvo quando admitido e com inspeção técnica aplicável.
Comprovante de inspeção anual ou semestral, conforme idade do veículo.
Certificado de Segurança Veicular - CSV, quando exigível.
Apólice de seguro de responsabilidade civil dentro da validade.
Identificação da contratada e identificação do cadastro na ANTT.
Condições de segurança: pneus, cintos, equipamentos obrigatórios, estrutura, mecânica e lataria.
Limpeza interna e externa, banheiro higienizado quando houver, bancos higienizados.
Ar-condicionado funcionando.
Sistema de som e microfone em funcionamento, quando aplicável.
Veículo acessível ou recurso de acessibilidade, quando demandado.

9.3. Licenças e autorizações

Termo de Autorização de Fretamento - TAF quando aplicável.
Habilitação do veículo na ANTT / SisHAB quando aplicável.
Habilitação/cadastro do motorista na ANTT / SisHAB quando aplicável.
Licença de viagem concedida pela ANTT para viagem interestadual.
Licença para serviço de fretamento eventual da SIE/SC para viagem intermunicipal em Santa Catarina.
Documentos equivalentes da subcontratada, quando houver subcontratação autorizada.

Atenção: se houver ausência de documento, inconformidade do veículo ou motorista sem condições de iniciar a viagem, informe a fiscalização imediatamente. A contratada deve regularizar a situação ou substituir veículo/motorista no prazo previsto. Registre o ocorrido por escrito.

10. Durante a viagem

O servidor responsável deve acompanhar a execução do serviço e observar:

cumprimento dos horários de saída, chegada, paradas e retorno;
cumprimento da rota alinhada no pedido de viagem;
condução segura e regular do veículo;
conduta adequada do motorista;
uso de celular, volume de som, interação com passageiros e demais comportamentos que afetem a segurança ou a qualidade do serviço;
condições do veículo durante o percurso;
ocorrências de atraso, pane, acidente, alteração de rota, substituição de veículo ou motorista;
atendimento adequado a passageiros com deficiência ou mobilidade reduzida;
necessidade de assistência aos passageiros em caso de interrupção da viagem por responsabilidade da contratada.

11. Ocorrências, panes, acidentes e substituições

11.1. Pane ou avaria

Em caso de pane ou avaria, a contratada deve garantir o cumprimento do roteiro previsto, com socorro imediato e substituição do veículo por outro que atenda às especificações contratuais, quando necessário.

11.2. Acidente, assalto ou ocorrência grave

Em caso de acidente de trânsito, assalto ou outra ocorrência envolvendo o veículo ou os passageiros:

priorize a segurança e a assistência aos passageiros;
acione os serviços de emergência, quando necessário;
comunique a fiscalização do contrato e a chefia competente;
solicite à contratada as providências cabíveis;
registre a ocorrência por escrito, com data, horário, local, descrição dos fatos e evidências disponíveis.

11.3. Interrupção da viagem por responsabilidade da contratada

Quando a interrupção for causada pela contratada e impossibilitar o prosseguimento no mesmo dia, a contratada deverá prestar assistência aos passageiros, inclusive alimentação e hospedagem, conforme as regras contratuais.

12. Controle de quilometragem

A medição dos serviços é realizada pela quilometragem rodada. O instrumento de medição é o hodômetro do veículo, com registro no Anexo VIII - Controle de Quilometragem de Viagem.

12.1. Como registrar

No início da viagem, registre data, horário e quilometragem indicada no hodômetro.
Ao final da viagem, registre data, horário e quilometragem final.
Quando houver paradas ou trechos relevantes, registre observações úteis para a conferência.
Colha a assinatura do motorista nos campos correspondentes.
Assine o formulário como servidor responsável pela viagem.

12.2. Regra de contagem

A contagem da quilometragem deve considerar o endereço do Campus ou da Reitoria como referência de início e fim, conforme previsto no termo de referência e no item contratado.

Lembrete: não há pagamento separado de diárias, alimentação, hospedagem, pedágios, combustível, seguros ou despesas do motorista. Esses custos já estão incluídos no valor contratado por quilômetro.

13. Relação de passageiros

A Relação de Identificação dos Passageiros deve ser preenchida no Anexo VII e conter, no mínimo, nome e sobrenome, documento de identificação, órgão emissor quando aplicável, município de embarque e município de desembarque.

O servidor responsável deve manter a lista atualizada e compatível com os passageiros efetivamente transportados. Havendo alteração de passageiros, registre a alteração no campo de observações ou em documento complementar.

14. IMR - Instrumento de Medição de Resultado

O IMR deve ser preenchido após cada viagem, pelo servidor responsável juntamente com a fiscalização da contratante. Ele mede a qualidade da prestação do serviço e pode gerar pagamento integral, glosa ou outras providências administrativas.

14.1. Critérios avaliados

Nº	Critério	O que avaliar	Nota
1	Comportamento do motorista	Volume do som, interação com passageiros, auxílio no bagageiro, uso de celular e condutas gerais.	0 a 5
2	Direção do veículo	Forma de condução durante toda a viagem.	0 a 5
3	Apresentação do veículo	Estética, estrutura, pneus, cintos de segurança, som e microfone.	0 a 5
4	Higiene do veículo	Limpeza interna e externa, banheiro, bancos e condições gerais de higiene.	0 a 5
5	Pontualidade do motorista	Cumprimento dos horários.	0 a 5
6	Apresentação do motorista	Asseio, uniforme e crachá de identificação.	0 a 5
7	Rota realizada	Compatibilidade da rota executada com a rota alinhada com o servidor responsável.	0 a 5

14.2. Parâmetros das notas

Nota	Classificação
5	Ótimo
4	Bom
3	Regular
2	Insatisfatório
1	Ruim
0	Não realizado

14.3. Efeitos da pontuação no pagamento

Pontuação total no IMR	Pagamento indicado
28 a 35 pontos	100% da nota fiscal
25 a 27 pontos	95% da nota fiscal
21 a 24 pontos	90% da nota fiscal
20 a 23 pontos	50% da nota fiscal, conforme redação do Anexo IX

Atenção à faixa de pontuação: o Anexo IX apresenta sobreposição entre as faixas 21-24 e 20-23. Caso a pontuação fique entre 21 e 23, a fiscalização deve submeter a situação ao gestor do contrato e à Coordenação de Contratos antes do ateste, para definição segura do percentual aplicável conforme instrumento contratual vigente.

14.4. Pontuação crítica

Em caso de duas ocorrências com pontuação igual ou inferior a 19, a Administração poderá avaliar a abertura de processo de rescisão contratual, conforme previsão do IMR.
Se a viagem não ocorrer por falta de documentação ou outro motivo não justificável e notificado pela contratada, pode ser atribuída nota 0 no IMR.
As notas devem ser acompanhadas de justificativa, especialmente quando houver desconto, glosa, não conformidade ou ocorrência relevante.

15. Cancelamento de viagem

O cancelamento deve ser formalizado por e-mail ou mensagem eletrônica, com justificativa, preferencialmente pelo servidor responsável pela viagem ou pela unidade demandante, com ciência da fiscalização.

Momento do cancelamento	Consequência	Providência
Com antecedência mínima de 24 horas do início da prestação	Não haverá pagamento à contratada.	Enviar comunicação formal com justificativa e arquivar.
Com menos de 24 horas do início da prestação	Pagamento de 10% do total previsto na requisição de transporte.	Registrar justificativa, informar fiscalização e considerar o valor no processo de medição.

16. Subcontratação

A subcontratação é permitida até o limite de 25% do valor total do contrato, desde que previamente autorizada e devidamente justificada, especialmente quando houver mais de uma viagem no mesmo período ou demanda superior à frota disponível.

16.1. Regras gerais

A subcontratação depende de comprovação da necessidade pela contratada e autorização prévia da Administração.
A subcontratada deve atender aos mesmos critérios de qualidade, documentação, regularidade e especificação dos veículos.
A contratada permanece integralmente responsável pela execução, inclusive por danos causados pela subcontratada.
A subcontratada deve apresentar todos os documentos do Pedido de Viagem antes da prestação do serviço.
A nota fiscal deve ser emitida pela contratada principal, e os pagamentos serão feitos exclusivamente à contratada principal.
A negativa de subcontratação não desobriga a contratada de executar o serviço conforme edital, termo de referência, anexos e contrato.

16.2. Documentos para análise da subcontratação

Anexo X preenchido com dados da empresa subcontratada, representante, motoristas e veículos.
CRLV dos veículos indicados.
CSV para cada veículo, quando exigível.
Alvará de licença de funcionamento da Prefeitura Municipal sede da empresa.
Atestado(s) de capacidade técnica compatíveis com o objeto.
Declaração de conhecimento das informações e condições para cumprimento das obrigações.
Demais documentos exigidos pela fiscalização, pelo contrato e pela legislação aplicável.

17. Responsabilidades por perfil

17.1. Servidor requisitante

Planejar a demanda com antecedência.
Verificar se a viagem está vinculada a atividade institucional autorizada.
Informar data, horário, destino, roteiro, passageiros, tipo de veículo e necessidade de acessibilidade.
Providenciar estimativa de custo e confirmar disponibilidade orçamentária, quando exigido pela rotina interna.
Encaminhar a solicitação dentro do prazo mínimo aplicável.

17.2. Servidor responsável pela viagem

Conferir a documentação apresentada pela contratada antes da saída.
Não iniciar a viagem em caso de inconformidade grave sem ciência da fiscalização.
Controlar a quilometragem pelo hodômetro.
Preencher ou validar a Relação de Passageiros.
Acompanhar a qualidade do serviço durante toda a viagem.
Registrar ocorrências, atrasos, desvios, substituições, pane, acidente ou conduta inadequada.
Preencher e assinar o IMR após a viagem, em conjunto com a fiscalização quando aplicável.
Encaminhar os documentos da viagem à fiscalização/gestão.

17.3. Fiscal técnico

Acompanhar a execução do contrato e verificar o cumprimento das condições técnicas.
Anotar ocorrências no histórico de gerenciamento do contrato.
Emitir notificações para correção de irregularidades, definindo prazo quando necessário.
Comunicar ao gestor situações que ultrapassem sua competência ou que possam inviabilizar a execução.
Verificar veículos, motoristas, documentação técnica, horários, conduta, limpeza, segurança, acessibilidade e IMR.
Realizar ou subsidiar o recebimento provisório técnico.

17.4. Fiscal administrativo

Verificar manutenção das condições de habilitação da contratada.
Acompanhar empenho, pagamentos, glosas, apostilamentos e aditivos.
Verificar regularidade documental da contratada e, quando houver, da subcontratada.
Acompanhar o limite de subcontratação de 25%.
Conferir se a subcontratada atende aos mesmos requisitos de qualificação técnica.
Atuar tempestivamente em descumprimentos administrativos e reportar ao gestor quando necessário.

17.5. Gestor do contrato

Coordenar a atualização do processo de acompanhamento e fiscalização.
Acompanhar registros de ocorrências e providências adotadas pelos fiscais.
Acompanhar a manutenção das condições de habilitação para fins de empenho, liquidação e pagamento.
Emitir documento comprobatório da avaliação realizada pelos fiscais, com menção ao desempenho da contratada.
Adotar providências para processo de responsabilização quando cabível.
Encaminhar documentação pertinente ao setor de contratos para liquidação e pagamento.

18. Recebimento, liquidação e pagamento

18.1. Documentos esperados para medição

Pedido de Viagem.
Confirmação da contratada.
Documentos do veículo e do motorista.
Relação de Identificação dos Passageiros.
Controle de Quilometragem de Viagem.
IMR preenchido e assinado.
Registros de ocorrência, quando houver.
Comunicações formais de cancelamento, alteração, substituição ou justificativa.
Nota fiscal ou fatura emitida com o valor dimensionado pela fiscalização/gestão.
Comprovação de regularidade fiscal, quando exigida.

18.2. Recebimento provisório

Os serviços devem ser recebidos provisoriamente pelos fiscais técnico e administrativo, mediante termos detalhados, quando verificado o cumprimento das exigências técnicas e administrativas.

18.3. Recebimento definitivo

Após o recebimento provisório, o recebimento definitivo deve ocorrer por servidor ou comissão designada, com base na análise dos relatórios e documentos apresentados. Havendo irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento, a contratada deve ser comunicada por escrito para correção.

18.4. Nota fiscal

A empresa deve ser comunicada para emitir a nota fiscal ou fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização. A nota deve conter os dados do contrato e do órgão contratante, período de execução, valor a pagar e retenções tributárias aplicáveis.

19. Registros e arquivamento

Para cada viagem, recomenda-se arquivar em pasta própria ou no processo de acompanhamento:

solicitação inicial da viagem;
autorização interna, quando houver;
estimativa de custo;
Pedido de Viagem;
e-mails ou mensagens de confirmação da contratada;
documentos de veículo, motorista, licenças e seguros;
Relação de Passageiros;
Controle de Quilometragem;
IMR;
registros de ocorrências e evidências, inclusive fotos, quando úteis;
comunicações de cancelamento ou alteração;
documentos de medição, recebimento, nota fiscal, liquidação e pagamento.

20. Checklist rápido para o servidor responsável pela viagem

Momento	O que conferir	Concluído?
Antes da solicitação	Objetivo, data, horário, destino, itinerário, passageiros, tipo de veículo, acessibilidade e estimativa de km.	[ ]
Envio da solicitação	Prazo mínimo de 15 dias para intermunicipal/interestadual ou 10 dias para viagem municipal.	[ ]
Antes da viagem	Pedido de Viagem preenchido e confirmação da contratada recebida.	[ ]
24h antes	Dados do motorista e documentos do veículo/licenças recebidos.	[ ]
No embarque	CNH, CRLV, licenças, seguro, inspeção, CSV, identificação ANTT, limpeza, segurança, ar-condicionado e acessibilidade.	[ ]
Saída	Hodômetro inicial, data, hora, passageiros e assinatura aplicável.	[ ]
Durante a viagem	Rota, horários, conduta do motorista, condições do veículo e ocorrências.	[ ]
Retorno	Hodômetro final, data, hora, assinatura do motorista e observações.	[ ]
Após a viagem	Relação de passageiros, controle de km, IMR e ocorrências encaminhados à fiscalização.	[ ]

21. Boas práticas

Solicite as viagens com a maior antecedência possível, principalmente em períodos de eventos institucionais.
Em eventos como MICTI e JIFC, estime o custo global com antecedência e considere viagens simultâneas.
Evite alterações de itinerário sem comunicação formal à fiscalização.
Não autorize saída com documentação incompleta sem ciência expressa da fiscalização.
Registre todas as ocorrências, mesmo que resolvidas durante a viagem.
Use linguagem objetiva nos relatórios: data, hora, local, fato, providência adotada e evidências.
Quando houver dúvida sobre glosa, nota de IMR, subcontratação ou conformidade documental, consulte o gestor do contrato antes do ateste.

22. Modelo de comunicação de solicitação à contratada

Assunto: Solicitação de viagem - Contrato nº 153/2024 - [data] - [destino]

Prezados,

Solicitamos o agendamento de viagem conforme dados abaixo e Pedido de Viagem anexo:

Unidade/setor solicitante: [informar]
Servidor responsável pela viagem: [nome, telefone/e-mail]
Motivo da viagem: [informar]
Data e horário de saída: [informar]
Data e previsão de retorno: [informar]
Itinerário/destino: [informar]
Tipo de veículo: [van/micro-ônibus/ônibus]
Quantidade de veículos: [informar]
Quantidade estimada de passageiros: [informar]
Necessidade de acessibilidade: [sim/não - detalhar]
Observações: [informar]

Solicitamos confirmação do agendamento e envio, até 24 horas antes da execução, da identificação do(s) motorista(s), veículo(s) e documentos exigidos no edital, termo de referência e anexos.

Atenciosamente,
[nome]
[setor]

23. Modelo de registro de ocorrência

Registro de ocorrência - Contrato nº 153/2024

Viagem: [data / destino]
Servidor responsável: [nome]
Veículo / placa: [informar]
Motorista: [informar]

Data e horário da ocorrência: [informar]
Local: [informar]
Descrição objetiva do fato: [informar]
Providência adotada pelo servidor responsável: [informar]
Providência solicitada à contratada: [informar]
Fiscalização comunicada? [sim/não - horário e meio]
Houve impacto em horário, rota, segurança, passageiros ou quilometragem? [detalhar]
Evidências anexas: [fotos, mensagens, documentos]

Assinatura/identificação:
[servidor responsável]

24. Referências internas do contrato

25. Links úteis, sistemas e referências normativas

Os links abaixo apoiam a fiscalização documental, a conferência de regularidade e a consulta às normas citadas no edital e no termo de referência.

Referência	Link	Aplicação prática
Lei nº 14.133/2021	Abrir Lei nº 14.133/2021	Base geral de licitações, contratos, fiscalização, recebimento e sanções.
Decreto nº 11.246/2022	Abrir Decreto nº 11.246/2022	Regras sobre atuação de gestores e fiscais de contratos.
Decreto nº 11.462/2023	Abrir Decreto nº 11.462/2023	Regulamentação do sistema de registro de preços.
Resolução ANTT nº 4.777/2015	Abrir Resolução ANTT nº 4.777/2015	Regulamentação do fretamento interestadual e internacional.
Resolução ANTT nº 1.166/2005	Abrir Resolução ANTT nº 1.166/2005	Referência histórica citada no edital; observar revogações/atualizações.
Lei nº 13.103/2015	Abrir Lei nº 13.103/2015	Regras relacionadas à jornada/descanso de motoristas profissionais.
Código de Defesa do Consumidor	Abrir Lei nº 8.078/1990	Referência ao prazo de garantia contratual dos serviços.
Guia Nacional de Contratações Sustentáveis - AGU	Abrir página do guia	Critérios e boas práticas de sustentabilidade nas contratações.
Compras.gov.br	Acessar Compras.gov.br	Consulta a sistemas e informações de compras públicas federais.
Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP	Acessar PNCP	Consulta de editais, atas, contratos e publicações oficiais.