MerendaFácil — Acesso, responsabilidades e visão geral

1. Finalidade e limites do sistema

O MerendaFácil é uma ferramenta de controle interno auxiliar. Organiza pedidos, recebimentos, notas fiscais, estoque, planejamento e indicadores de acompanhamento.

Atenção: os registros no aplicativo não substituem os procedimentos oficiais no SIPAC, a conferência física, o recebimento formal, o ateste, as comunicações exigidas, a instrução dos processos, nem as demais atribuições do fiscal e do gestor do contrato. O preenchimento de uma tela não comprova que a obrigação correspondente foi cumprida.

2. Fontes oficiais que o fiscal deve conferir

Antes de utilizar dados do painel para executar ou orientar uma providência, o fiscal deve verificar as informações na documentação oficial. Em caso de divergência, não presuma que o dado do MerendaFácil esteja atualizado.

Informação	Fonte de conferência e interlocução
Vigência, objeto, itens, quantidades, preços, alterações e condições de entrega	Contrato e alterações formalizadas, processo no SIPAC, setor de Contratos e gestão contratual.
Empenho, saldo de empenho e disponibilidade orçamentária/financeira	Nota de empenho, registros oficiais de execução e CEOF.
Cardápio, gramaturas, calendário, público atendido e condições nutricionais	Cardápio e orientações oficialmente aprovados pela Nutrição/setor de alimentação, em articulação com os setores responsáveis.
Recebimento, ocorrências, documentos fiscais, ateste e encaminhamentos	Conferência do fiscal, documentos do fornecimento e registros/processos no SIPAC, conforme as atribuições designadas.

Cabe ao fiscal identificar inconsistências, solicitar esclarecimentos aos setores competentes, registrar ocorrências e cumprir os procedimentos de fiscalização e ateste aplicáveis. Os alertas e cálculos do aplicativo são apoio, não validação oficial.

3. Como acessar

1. Utilize sua conta institucional @ifc.edu.br.
2. Solicite ao responsável a liberação do perfil Fiscal e o link da implantação homologada, terminado em /exec.
3. Acesse o link e conclua as autorizações do Google, quando solicitadas.
4. Em caso de acesso não autorizado, peça a conferência do cadastro e das permissões. Não use credenciais de terceiros.

Link do sistema: clique aqui para acessar.

Suporte institucional: dap.araquari@ifc.edu.br

4. Conhecer a interface

A página Início reúne as ações Fazer pedido, Registrar entrega e Registrar nota, além dos atalhos de planejamento e consulta.

Figura 1 — Tela inicial com dados demonstrativos.

Menu	Para que usar
Pedidos	Elaborar, revisar, finalizar e acompanhar pedidos e e-mails.
Entregas	Informar quantidades recebidas e consultar entregas anteriores.
Notas fiscais	Anotar NFs, anexos e referências a atos realizados no SIPAC.
Cardápio e estoque	Consultar referências alimentares, calendário e lotes; simular necessidades.
Previsão manual	Programar quantidades por data, sem criar pedido.
Acompanhamento	Consultar indicadores, saldos e histórico dos itens.

No celular, utilize a barra inferior de navegação. Os formulários possuem rolagem interna.

Figura 2 — Navegação no celular, em ambiente demonstrativo.

5. Sequência básica

Planejar e conferir fontes oficiais → criar pedido → revisar e finalizar → enviar efetivamente ao fornecedor → confirmar o envio no aplicativo → conferir o fornecimento → registrar recebimento e NF → cumprir os procedimentos formais no SIPAC.

Cada etapa tem finalidade própria. Se o sistema indicar processamento em andamento, confira a conclusão antes de repetir qualquer gravação.

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Elaborar pedidos e confirmar o envio

1. Consultar pedidos

Acesse Pedidos. Use a busca para localizar fornecedor, número ou produto.

Figura 3 — Pedidos em diferentes situações (dados demonstrativos).

Situação	Significado
RASCUNHO	Pedido salvo, ainda em elaboração.
FINALIZADO	Revisado, mas ainda não enviado ao fornecedor.
ENVIADO	O fiscal declarou no aplicativo que realizou o envio.
HISTÓRICO	Registro anterior que exige conferência com os documentos originais.

2. Fazer um pedido

1. Clique em Fazer pedido ou Novo pedido.
2. Selecione o fornecedor/contrato e os produtos necessários.
3. Informe as quantidades, respeitando a unidade contratual.
4. Preencha a data do pedido, a data e o horário previstos para entrega.
5. Revise os valores e clique em Salvar pedido.

Figura 4 — Preenchimento do pedido; role a janela para visualizar todos os itens.

O pedido ficará em RASCUNHO. Os quantitativos e valores exibidos devem ser confrontados com o contrato e suas alterações, a vigência e os saldos oficiais, com apoio de Contratos e da CEOF quando necessário. Tome cuidado para não fazer a conversão de UN para KG sem equivalência documentada.

3. Revisar e finalizar

Em RASCUNHO, clique em Editar, se necessário. Antes de Finalizar revisão, confira:

• fornecedor, contrato, produtos, unidade e quantidades;
• saldo, vigência e condições de fornecimento documentalmente confirmados;
• necessidade efetiva, data e horário da entrega;
• prazo mínimo de solicitação previsto no contrato e demais orientações oficiais.

Fique atento aos prazos contratuais. Há necessidade de antecedência de de 48 horas corridas em determinadas etapas. Havendo incompatibilidade ou necessidade excepcional, consulte a gestão do contrato; não altere datas apenas para contornar o bloqueio.

A finalização muda o estado para FINALIZADO, sem enviar o pedido. A opção Reabrir, quando disponível, permite ajustes antes do envio. Caso exista rascunho no Gmail, siga o procedimento de descarte e conferência exibido na interface.

4. Enviar ao fornecedor

1. No pedido FINALIZADO, selecione Preparar e-mail.
2. Confira destinatário, assunto, itens, quantidades e condições de entrega.
3. Use Copiar pedido, Abrir no e-mail ou Criar rascunho no Gmail.
4. Envie a mensagem pela conta institucional e confirme que consta na pasta de enviados.
5. Volte ao MerendaFácil, marque Já enviei o e-mail ao fornecedor e clique em Confirmar envio realizado.

Figura 5 — Preparação do e-mail e confirmação de envio no controle interno.

Importante: copiar o texto ou criar um rascunho não envia o pedido. A situação ENVIADO registra apenas a informação declarada no MerendaFácil. Preserve o comprovante de envio e realize os registros formais exigidos pelo procedimento de fiscalização.

Alterações feitas diretamente no Gmail não alteram os itens salvos. Se o conteúdo do pedido mudar, regularize o registro e prepare uma nova mensagem.

5. Depois de enviar

Acompanhe a entrega conforme as condições contratuais. Se houver lentidão ou erro, confira o histórico antes de tentar salvar ou enviar novamente, para evitar duplicidades. Documente atrasos, descumprimentos e tratativas relevantes no fluxo institucional aplicável.

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Entregas, notas fiscais e SIPAC

1. Registrar uma entrega

Acesse Entregas. A tela lista pedidos com quantidades ainda pendentes.

Figura 6 — Consulta de pedidos pendentes.

1. Clique em Registrar entrega ou Registrar ao lado do pedido.
2. Confirme o pedido e a data do recebimento.
3. Informe somente as quantidades efetivamente recebidas; deixe em branco os itens não entregues.
4. Informe o documento de recebimento, se houver, e clique em Salvar.

Figura 7 — Registro auxiliar de entrega parcial.

Em entregas parciais, registre apenas a parcela recebida; o restante permanece pendente. Se solicitadas 30 unidades e recebidas 10, informe 10.

Antes de registrar, cabe ao fiscal conferir fisicamente quantidade, qualidade, características do objeto, embalagem, conservação, validade e documentos, conforme o contrato. Divergências, recusas, atrasos e outras ocorrências devem ser documentados e encaminhados pelos meios institucionais.

O registro em Entregas não equivale ao recebimento formal nem ao ateste no SIPAC e não cria automaticamente o lote de estoque. Para controlar o estoque físico, use Cardápio e estoque → Entrada de estoque.

Para corrigir uma entrega, abra Consultar e corrigir entregas anteriores. A edição pode ser limitada quando houver nota ou outro vínculo posterior; nesses casos, comunique a gestão e siga o procedimento de retificação cabível.

2. Registrar uma nota fiscal

Em Notas fiscais, clique em Registrar nota.

Figura 8 — Relação de notas fiscais.

Preencha fornecedor, número, data e valor total conforme a NF. Se pertinente, relacione os pedidos e informe os produtos. Confira os dados com o documento original antes de salvar.

Figura 9 — Cadastro auxiliar de NF.

Quando habilitado, é possível anexar PDF/XML ou vincular arquivo do Drive institucional. A leitura de XML pode sugerir dados, mas não valida sua autenticidade e não dispensa a conferência fiscal.

A nota cadastrada no MerendaFácil não comprova o recebimento, não realiza o ateste e não substitui os procedimentos de liquidação e pagamento.

3. Informar referência de ato realizado no SIPAC

Somente após a existência do processo e do documento no SIPAC, clique em Informar referência na nota correspondente e registre:

1. número do processo;
2. identificação do documento de ateste ou encaminhamento já formalizado;
3. data do registro.

Figura 10 — Referência para localizar o registro oficial no SIPAC.

Essa ação não cria documento, não tramita processo e não produz ateste. O fiscal continua responsável pelos atos de conferência, registro de ocorrências, recebimento/ateste e encaminhamentos que lhe couberem, observadas suas designações e os procedimentos institucionais.

4. Em caso de inconsistência

Não ajuste quantidades, datas ou vínculos apenas para eliminar avisos do painel. Preserve os comprovantes, registre a ocorrência e consulte a gestão do contrato ou o setor competente para definir a regularização documental no SIPAC.

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Cardápio, calendário e estoque

1. Consultar o cardápio

Acesse Cardápio e estoque para visualizar alimentos, gramaturas, periodicidade de referência, calendário, público atendido e lotes de estoque.

Figura 11 — Cardápio e estoque em ambiente demonstrativo.

Antes de planejar, o fiscal deve confirmar com a Nutrição/setor de alimentação o cardápio oficialmente aprovado, as gramaturas, o período de aplicação, as ofertas e o público previsto. Confirme com Contratos as unidades, quantidades, condições e vigência dos itens contratados. Não considere os parâmetros exibidos como homologados apenas por estarem no sistema.

2. Informar calendário e público

Clique em Calendário e público:

1. Selecione o intervalo De / Até.
2. Marque os dias da semana a que o registro se aplica.
3. Indique se as datas são letivas.
4. Informe o público da manhã e da tarde; utilize zero quando não houver atendimento.
5. Identifique a fonte oficial consultada e clique em Confirmar datas selecionadas.

Figura 12 — Cadastro de calendário e público por turno.

Para o planejamento, confirme inclusive feriados e dias sem atendimento. Não projete automaticamente o mesmo público para todos os dias ou turnos. Caso a informação não esteja confirmada, solicite-a ao setor responsável antes de simular pedidos.

3. Registrar entrada de estoque físico

Use Entrada de estoque após conferir fisicamente os gêneros:

1. Selecione o alimento.
2. Informe data, validade do lote e quantidade em kg.
3. Identifique o lote e o documento ou referência da contagem/entrada.
4. Clique em Registrar.

Figura 13 — Registro auxiliar de lote de estoque.

Entradas são cumulativas. Não repita o lançamento do mesmo lote antes de verificar o histórico. A entrada no MerendaFácil não dispensa os registros de almoxarifado, estoque ou recebimento exigidos pelo IFC.

4. Registrar consumo ou perda

Em Consumo / perda:

1. Selecione o lote.
2. Informe data e quantidade movimentada em kg.
3. Registre o motivo: consumo, perda ou ajuste justificado.
4. Clique em Registrar.

Figura 14 — Baixa auxiliar de lote físico.

Confronte as movimentações com os controles físicos e documentos correspondentes. Perdas, produtos vencidos e outras desconformidades devem ser tratados conforme os procedimentos institucionais, independentemente da baixa no aplicativo.

5. Regras de conferência

• Cardápio e público: utilizar somente informações confirmadas pelo setor de alimentação/Nutrição.
• Unidades e conversões: não converter KG em UN, ou vice-versa, sem equivalência documentada.
• Estoque: diferenciar produto solicitado, produto recebido, lote físico disponível e consumo realizado.

O fiscal deve manter os controles auxiliares coerentes com a realidade, sem substituir a documentação oficial ou os procedimentos no SIPAC.

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Planejar o fornecimento pelo cardápio

1. Antes de simular

A função Cardápio e estoque → Planejar período estima necessidades com base em ofertas por turno, gramaturas, público, calendário, estoque e pedidos pendentes.

Confirme previamente: cardápio e público com Nutrição/setor de alimentação; vigência, itens, unidades e condições com Contratos; disponibilidade de empenho com a CEOF, quando necessária para orientar a execução. Dados não confirmados não devem ser utilizados como fundamento único de um pedido.

2. Selecionar o período

1. Acesse Cardápio e estoque.
2. Clique em Planejar período.
3. Informe as datas inicial e final e selecione Configurar ofertas.

Figura 15 — Seleção do período de consumo.

A versão analisada aceita até 93 dias por simulação. Prefira intervalos compatíveis com o calendário confirmado e evite planejamentos sobrepostos que possam originar pedidos duplicados.

3. Confirmar ofertas e entregas

Na tela Ofertas e entregas do período:

1. Em cada data e turno, escolha o alimento previsto no cardápio aprovado ou Não oferecer.
2. Informe alimento, data e hora pretendidos para cada entrega.
3. Use Adicionar entrega para incluir outras datas, quando necessário.
4. Clique em Calcular necessidades.

Figura 16 — Ofertas e programação de entregas.

A periodicidade semanal ou mensal do cadastro não define automaticamente a data de entrega. Confira as condições contratuais e não preencha datas presumidas.

4. Conferir o resultado

A simulação apresenta:

Campo	Significado
Necessidade kg	Consumo estimado para o período.
Estoque kg	Quantidade física considerada na simulação.
Pedido pendente kg	Quantidade solicitada ainda não recebida, considerada sob condições específicas.
Falta kg	Necessidade não coberta no cenário simulado.
Pedidos sugeridos	Agrupamento por fornecedor/data, sujeito a condições e bloqueios.

Figura 17 — Resultado demonstrativo da simulação.

Analise os avisos e bloqueios, especialmente cardápio não aprovado, calendário incompleto, conversão KG/UN pendente, validade insuficiente e saldo incompatível. Uma quantidade calculada não constitui autorização de contratação ou fornecimento.

5. Salvar e preparar o pedido

1. Clique em Salvar simulação.
2. Em Simulações salvas, selecione Conferir e preparar pedidos.
3. Revise os dados recalculados e resolva as pendências documentais.
4. Se disponível e justificado, clique em Preparar rascunho deste fornecedor / entrega.
5. Revise e finalize o pedido na área Pedidos, conforme o procedimento de envio.

Salvar a simulação não cria automaticamente um pedido, não envia e-mail nem movimenta estoque. Antes de gerar um novo rascunho, verifique se já há pedido ativo para o mesmo fornecimento.

6. Quando faltarem dados

Não modifique gramaturas, público, datas, conversões ou estoques para eliminar um bloqueio. Confirme as informações com o setor competente e refaça a simulação com os dados oficiais.

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Previsão manual e acompanhamento de saldos

1. Registrar previsão manual

Use Previsão manual para programar quantidades por data de entrega, sem a simulação detalhada do cardápio:

1. Selecione o fornecedor/contrato.
2. Informe a data prevista.
3. Preencha apenas as quantidades pretendidas e confira a unidade.
4. Clique em Salvar previsão.

Figura 18 — Seleção de data e produtos para previsão.

Figura 19 — Conferência e salvamento da previsão.

As sugestões do aplicativo são estimativas de apoio e não substituem a necessidade verificada, o cardápio aprovado e os documentos contratuais. Para retirar uma previsão já cadastrada, informe zero no item correspondente e salve novamente, conforme a orientação da tela.

Salvar previsão não envia pedido ao fornecedor.

2. Consultar saldos e indicadores

Acesse Acompanhamento e selecione o contrato.

Figura 20 — Indicadores e saldos do controle interno.

Indicador	O que representa no aplicativo
Contratado (original)	Valor cadastrado originalmente para o contrato.
Empenhado	Valor de empenho registrado na base auxiliar.
Pedidos registrados	Total de pedidos lançados no sistema.
Recebido (estimado)	Valor referencial das quantidades registradas como recebidas.
Faturado	Total de notas relacionadas.
Disponível	Saldo calculado pelo aplicativo com os registros disponíveis.

Atenção: esses números não certificam saldo contratual, disponibilidade de empenho ou execução financeira. O fiscal deve conferir vigência, preços, itens e quantidades com Contratos e os documentos oficiais e empenho/saldos com a CEOF. Divergências devem ser comunicadas antes de fundamentar um novo pedido.

Não some pedido, recebido e faturado como despesas independentes: são etapas distintas de um mesmo fornecimento.

3. Consultar o histórico de um item

Na lista de produtos, verifique as quantidades contratada, pedida, recebida, pendente e planejada, quando disponíveis. Use os botões Fazer pedido, Planejar ou Histórico.

Figura 21 — Histórico auxiliar de um item.

O histórico ajuda a localizar movimentações, mas não substitui os documentos do processo administrativo. Se houver divergência de quantidade, preço, unidade ou vigência, consulte o setor de Contratos/gestão contratual antes de prosseguir.

4. Periodicidade e unidade de fornecimento

Confira a periodicidade, o prazo de solicitação e a unidade previstos nos documentos oficiais. A validação operacional de 48 horas corridas existente na versão analisada não deve ser tratada automaticamente como regra do contrato. Em caso de divergência, encaminhe a questão à gestão contratual.

Não presuma equivalência entre UN e KG quando ela não estiver formalmente documentada.

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Checklist do fiscal e solução de problemas

1. Conferência rápida por etapa

Antes de finalizar o pedido

• ☐ Contrato, fornecedor, vigência, itens, preços e condições foram conferidos com os documentos oficiais e, se necessário, com Contratos.
• ☐ Quantidades, unidades e data de entrega correspondem à necessidade efetiva e ao cardápio validado pelo setor de alimentação.
• ☐ Empenho e disponibilidade foram conferidos com a CEOF quando pertinentes à providência.
• ☐ O prazo de solicitação e as condições contratuais foram observados.

Ao enviar o pedido

• ☐ Destinatário e mensagem foram revisados.
• ☐ O e-mail foi efetivamente enviado pela conta institucional.
• ☐ O comprovante ou a referência do envio está preservado.
• ☐ O estado ENVIADO foi atualizado no MerendaFácil, sem confundi-lo com prova de envio.

Ao receber produtos

• ☐ Entrega e documentação foram conferidas fisicamente, inclusive qualidade, quantidade, conservação e validade.
• ☐ Somente as quantidades recebidas foram registradas no aplicativo.
• ☐ O estoque físico e eventuais perdas foram controlados pelos procedimentos aplicáveis.
• ☐ Atestes, ocorrências, documentos e encaminhamentos foram formalizados no SIPAC, conforme as responsabilidades do fiscal.

Ao registrar nota fiscal

• ☐ Emitente, número, data e valor correspondem ao documento original.
• ☐ Os vínculos com pedidos e arquivos são verdadeiros e verificáveis.
• ☐ A referência do SIPAC corresponde a processo e documento já existentes.

2. Problemas frequentes

Situação	Providência recomendada
Acesso não autorizado	Solicite ao administrador a conferência da conta institucional e do perfil Fiscal.
Tela não abre ou demora	Confira link /exec, conta e permissões. Informe a mensagem ao suporte; não reinstale a aplicação.
Pedido com saldo ou vigência divergente	Confira os documentos e consulte Contratos; para empenho, consulte a CEOF.
Cardápio, público ou conversão não confirmados	Solicite a documentação à Nutrição/setor de alimentação e/ou à gestão contratual, conforme o dado.
Prazo de 48 horas impede a operação	Confira o prazo contratual e consulte a gestão responsável. Não use datas fictícias.
Pedido finalizado precisa de ajuste	Verifique Reabrir e, se aplicável, o descarte do rascunho no Gmail.
Quantidade entregue diferente do pedido	Registre apenas o recebimento real, documente a ocorrência e comunique o responsável.
Nota duplicada ou referência SIPAC pendente	Confira os registros existentes; não crie nota ou documento fictício para remover alertas.
Operação demorada ou falha de gravação	Confira se o registro foi concluído antes de repetir a ação. Acione o suporte se necessário.
Anexo não disponível	Confira pasta autorizada, acesso e formato; regularize o documento sem alterar indevidamente a nota.

3. O que o aplicativo não faz por você

Registro no MerendaFácil	Obrigação que permanece externa
Previsão ou simulação	Conferir fontes oficiais; elaborar e enviar o pedido, quando devido.
Pedido finalizado ou rascunho no Gmail	Enviar a mensagem efetivamente e preservar a comprovação.
Entrega lançada	Realizar conferência física, recebimento formal e registros pertinentes.
NF cadastrada	Analisar os documentos e cumprir o ateste/encaminhamento no SIPAC.
Número do SIPAC informado	Criar, assinar e tramitar os atos oficiais no próprio SIPAC.
Indicadores de contrato ou empenho	Confirmar dados com Contratos, CEOF e documentos oficiais.

Regra geral: nenhuma operação no MerendaFácil afasta a responsabilidade funcional do fiscal ou substitui os registros e controles institucionais.

4. Solicitar suporte

Informe o menu utilizado, a ação, a mensagem de erro, a data aproximada e, quando houver, o identificador do registro. Não encaminhe dados pessoais nem documentos sensíveis por canais informais.

Suporte: [INFORMAR SETOR E E-MAIL INSTITUCIONAL]dap.araquari@ifc.edu.br.

Aplicação: [INSERIRclique LINKaqui /execpara HOMOLOGADO]acessar.

5. Documentos e orientações relacionados

• Contrato, anexos, alterações e documentos do processo administrativo no SIPAC.SIPAC.
• Notas de empenho e informações oficiais da CEOF (ceof.araquari@ifc.edu.br).
• Cardápio, calendário e orientações aprovados pela Nutrição/setor de alimentação.
• Procedimentos institucionais de fiscalização, recebimento, ateste e pagamento.pagamento com Setor de Contratos (contratos.araquari@ifc.edu.br).
• Portal de Manuais do IFC Campus Araquari.

Publicação: antes de disponibilizar este manual como orientação institucional, confira a implantação em uso, os contatos, os documentos de referência e a distribuição de responsabilidades.