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MerendaFácil — Manual do Fiscal

O MerendaFácil é um controle auxiliar dos fornecimentos de gêneros alimentícios. Nele, o fiscal prepara pedidos, registra o que foi entregue, vincula notas fiscais e acompanha os saldos dos contratos. Os atos e documentos formais da fiscalização continuam sendo tratados no SIPAC.

1. Acesso e tela inicial

Acesse o MerendaFácil pelo endereço institucional (clique aqui para acessar), utilizando sua conta @ifc.edu.br autorizada. Se o acesso não estiver liberado, solicite à administração do sistema.

Na página Início, utilize os atalhos:

  • Novo pedido: solicitar alimentos ao fornecedor.

  • Registrar entrega: informar os produtos recebidos.

  • Registrar nota fiscal: cadastrar a NF e seus documentos.

  • Acompanhamento: consultar contratos, saldos e histórico.

A tela inicial também apresenta providências pendentes e um resumo dos registros.

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Fluxo normal: Pedido → Envio do e-mail → Confirmação do envio → Entrega → Nota fiscal → SIPAC.

2. Fazer e enviar um pedido

  1. Clique em Novo pedido.

  2. Selecione o fornecedor/contrato e informe as quantidades em kg dos produtos necessários. Confira o saldo disponível.

  3. Informe a data do pedido, a data prevista da entrega e o horário. O sistema confere a antecedência de 48 horas para a finalização.

  4. Escolha Salvar rascunho, para continuar depois, ou Finalizar e preparar e-mail, quando o pedido estiver conferido.

  5. Confira o destinatário e a mensagem. Utilize Criar rascunho no Gmail, quando disponível, ou Copiar e-mail completo. Envie a solicitação pela conta institucional.

  6. Somente após o envio efetivo, marque Já enviei o e-mail ao fornecedor e clique em Confirmar envio realizado.

Importante: o MerendaFácil não envia e-mails automaticamente. Criar um rascunho ou copiar a mensagem não confirma o envio.

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Na página Pedidos, é possível acompanhar a situação das solicitações, conferir produtos e quantidades, consultar notas vinculadas e continuar rascunhos.

3. Registrar uma entrega

  1. Acesse Entregas > Registrar entrega ou clique em Registrar recebimento no pedido correspondente.

  2. Confira o pedido e informe a data em que os produtos efetivamente chegaram.

  3. Registre as quantidades realmente recebidas, em kg.

  4. Se a entrega for parcial, informe apenas o que chegou. O restante continuará pendente.

  5. Se a nota fiscal chegou junto, marque A nota fiscal chegou junto? para abrir o cadastro da NF em seguida.

  6. Salve e confira o lançamento no Histórico de entregas.

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Antes do registro, confira fisicamente os produtos e as quantidades. Se houver divergência, avaria ou fornecimento em desacordo, documente a ocorrência e acione a fiscalização/gestão contratual para as providências cabíveis.

4. Registrar uma nota fiscal

  1. Acesse Notas fiscais > Registrar nota.

  2. Selecione o fornecedor e informe o número, a data de emissão e o valor total da NF.

  3. Informe o processo SIPAC, se já existir. A referência também poderá ser acrescentada posteriormente.

  4. Em Arquivo da nota no Drive, anexe o PDF ou XML (até 10 MB) ou informe o link de arquivo já existente na pasta institucional configurada.

  5. Se necessário, utilize as opções de Relacionar pedido(s) ou Produtos da nota. Esses detalhes são opcionais e devem corresponder aos documentos.

  6. Salve e confira o registro na lista de notas.

Se a nota foi salva, mas o anexo falhou: não cadastre outra NF. Localize o registro existente e clique em Anexar PDF/XML.

Se o processo SIPAC ainda não tiver sido informado, utilize Informar referência.

O preenchimento assistido por XML, quando utilizado, sugere dados que devem ser conferidos antes de salvar.

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5. Consultar contratos e saldos

Na página Acompanhamento:

  1. Selecione o fornecedor/contrato.

  2. Consulte o quantitativo contratado, o total solicitado, o recebido e o saldo disponível de cada produto.

  3. Verifique notas fiscais, PDFs, referências SIPAC e vínculos com pedidos e entregas.

  4. Utilize os atalhos para consultar os registros correspondentes.

O acompanhamento permite identificar o que já foi solicitado, o que permanece disponível e quais registros exigem providências.

Os valores apresentados são auxiliares ao controle contratual. Para atos formais de fiscalização, ateste e pagamento, utilize os documentos e processos institucionais pertinentes.

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6. Dúvidas e situações frequentes

Situação O que fazer
Pedido em rascunho Continue a edição e finalize quando estiver conferido.
Pedido pronto para envio Envie o e-mail e depois confirme o envio no sistema.
Envio registrado Registre o fornecimento quando os produtos forem efetivamente recebidos.
Entrega parcial Lance somente o recebido; acompanhe o saldo pendente.
Nota sem PDF Localize a NF existente e utilize Anexar PDF/XML.
Nota sem processo SIPAC Utilize Informar referência quando o processo estiver disponível.
Reconstrução histórica Consulte como registro retrospectivo; não utilize para novos envios ou recebimentos.
Erro em registro já vinculado a NF ou SIPAC Não altere a planilha manualmente. Solicite orientação à coordenação responsável.
Acesso não autorizado ou falha persistente Contate a administração do MerendaFácil e informe a mensagem apresentada.

7. Responsabilidades

  • Fiscal: preparar e encaminhar pedidos, confirmar envios efetivos, conferir e registrar entregas, acompanhar divergências e manter os vínculos documentais disponíveis.

  • Administração do MerendaFácil: gerenciar usuários, contatos dos fornecedores, configurações e correções administrativas.

  • Fiscalização e gestão contratual: realizar as providências formais cabíveis nos processos administrativos, inclusive no SIPAC.

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