Como Solicitar Uso do Suprimento de Fundos

Orientações ao Demandante

1. Finalidade

Este manual orienta os servidores e setores demandantes sobre como solicitar o uso do Suprimento de Fundos, por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal — CPGF.

O objetivo é indicar, de forma simples, o que deve ser verificado antes do pedido, quais informações devem ser apresentadas ao suprido e o que cabe ao demandante após a compra.

O suprimento de fundos é utilizado para despesas emergenciais, eventuais, excepcionais ou de pequeno vulto que não possam ser atendidas, em tempo hábil, pelos meios ordinários da Administração.

2. Fluxo simplificado para o demandante

O demandante deve observar as seguintes etapas:

identificar a demanda;
conferir se não há atendimento por estoque, contrato, ata ou processo em andamento;
realizar pesquisa de preços e justificar a necessidade;
enviar a solicitação ao suprido;
aguardar a análise e a realização da compra pelo suprido;
receber o material ou acompanhar o serviço;
realizar o atesto;
colaborar com eventuais complementações para a prestação de contas.

3. Identificar a demanda

O primeiro passo é identificar claramente o que precisa ser adquirido ou contratado.

A demanda deve ser concreta. Não basta informar que o setor “precisa de material” ou “necessita de serviço”. É necessário descrever o item ou serviço, a quantidade aproximada, a finalidade e o local de utilização.

A solicitação deve responder:

o que precisa ser comprado ou contratado?
qual quantidade é necessária?
onde será utilizado?
para qual atividade institucional?
qual o impacto se a despesa não for realizada?

Exemplo:

Solicita-se a aquisição de [item], na quantidade de [quantidade], para utilização em [local/atividade], em razão de [necessidade concreta].

4. Conferir se não há outro meio de atendimento

Antes de solicitar o uso do CPGF, o demandante deve verificar se a necessidade pode ser atendida por meios ordinários da Administração.

Devem ser conferidos, conforme o caso:

se há material disponível no almoxarifado;
se há contrato vigente que atenda à demanda;
se há ata de registro de preços disponível;
se há processo de aquisição em andamento;
se há outra solução institucional possível.

Se houver material em estoque, contrato, ata ou processo capaz de atender à demanda em tempo hábil, o suprimento de fundos não deve ser utilizado.

Sugestão de texto para a solicitação:

Foi verificado que não há material disponível em almoxarifado, contrato vigente, ata de registro de preços ou processo de aquisição em andamento capaz de atender à demanda em tempo hábil.

5. Verificar se a despesa pode ser feita por suprimento

Antes de encaminhar o pedido, o demandante deve observar se a despesa é compatível com o uso do suprimento de fundos.

O pedido somente deve seguir se a despesa for:

emergencial;
eventual;
excepcional; ou
de pequeno vulto.

Não devem ser solicitadas por suprimento de fundos:

despesas pessoais;
despesas previsíveis, rotineiras ou recorrentes;
material permanente;
bens sujeitos a tombamento;
formação de estoque;
contratações continuadas;
compras parceladas;
despesas sem documento fiscal válido;
itens já atendidos por contrato, ata ou almoxarifado;
demandas que caracterizem fracionamento de despesa.

Em caso de dúvida sobre material permanente, tombamento, manutenção de bem ou classificação da despesa, o demandante deve consultar previamente o Patrimônio, a CEOF ou a DAP.

6. Realizar pesquisa de preços e justificar

Sempre que possível, o demandante deve realizar pesquisa simplificada de preços antes de encaminhar a solicitação.

A pesquisa pode ser feita por:

consulta a fornecedores;
lojas virtuais;
orçamentos;
Painel de Preços;
atas de registro de preços;
contratações anteriores similares.

A solicitação deve indicar o valor estimado da despesa e, quando possível, anexar ou informar os orçamentos consultados.

Além da pesquisa de preços, o demandante deve justificar por que o uso do suprimento é necessário.

A justificativa deve explicar:

por que a despesa é necessária;
por que é emergencial, eventual, excepcional ou de pequeno vulto;
por que não pode aguardar o fluxo ordinário;
qual o impacto caso a despesa não seja realizada.

Sugestão de texto:

A demanda possui caráter [emergencial/eventual/excepcional/de pequeno vulto], pois [explicar a situação]. A não realização da despesa poderá ocasionar [informar impacto]. O valor estimado é de R$ [valor], conforme pesquisa realizada em [informar fontes/orçamentos].

7. Enviar a solicitação ao suprido

Após identificar a demanda, verificar a inexistência de solução ordinária, realizar a pesquisa de preços e justificar a necessidade, o demandante deve encaminhar a solicitação ao suprido.

A solicitação deve conter, no mínimo:

descrição do item ou serviço;
quantidade;
finalidade institucional;
justificativa da necessidade;
informação de que não há atendimento por estoque, contrato, ata ou processo em andamento;
valor estimado ou orçamentos;
prazo ou urgência da demanda;
local de utilização;
responsável pelo recebimento e atesto;
número de tombamento, quando envolver bem institucional.

O envio da solicitação não garante a compra. O suprido ainda deverá verificar se há saldo, prazo vigente, compatibilidade com o objeto autorizado, limite aplicável e ausência de vedações.

8. Compra pelo suprido

A compra, quando cabível, será realizada pelo suprido designado, com utilização do CPGF.

O demandante não deve realizar a compra por conta própria nem solicitar reembolso posterior.

Antes da compra, o suprido poderá solicitar informações complementares, ajustes na justificativa, nova pesquisa de preços ou orientação da CEOF, do Patrimônio ou de outro setor competente.

9. Recebimento, conferência e atesto

Após a compra, o demandante ou servidor responsável deverá receber o material ou acompanhar a execução do serviço.

O demandante deve conferir:

se o item foi entregue;
se a quantidade está correta;
se a qualidade está adequada;
se o serviço foi executado;
se a despesa corresponde ao que foi solicitado.

Após a conferência, deve ser realizado o atesto.

O atesto confirma que o material foi recebido ou que o serviço foi executado adequadamente, conforme a solicitação.

Sem atesto, a despesa poderá ficar pendente na prestação de contas.

10. Complementações para prestação de contas

Depois do atesto, o demandante deve colaborar com eventuais complementações necessárias à prestação de contas.

Podem ser solicitados:

confirmação de recebimento;
justificativa complementar;
correção de informação;
esclarecimento sobre a finalidade da despesa;
confirmação de uso institucional;
documento ou registro adicional.

A responsabilidade pela prestação de contas é do suprido, mas o demandante deve fornecer as informações necessárias para comprovar a regularidade da despesa solicitada.

11. Checklist rápido do demandante

~~Antes de enviar o pedido, confira:~~

12. Modelo simples de justificativa

O texto abaixo pode ser adaptado pelo demandante:

Solicita-se a utilização de suprimento de fundos para aquisição/contratação de [descrever item ou serviço], na quantidade de [quantidade], destinado a [finalidade institucional].

A demanda possui caráter [emergencial/eventual/excepcional/de pequeno vulto], pois [explicar a situação concreta]. A não realização da despesa poderá ocasionar [informar impacto].

Foi verificado que a necessidade não pode ser atendida por material disponível em almoxarifado, contrato vigente, ata de registro de preços, processo de aquisição em andamento ou outro meio ordinário em tempo hábil.

O valor estimado é de R$ [valor], conforme [pesquisa de preços/orçamento/consulta realizada].

O recebimento do material ou a conferência da execução do serviço será realizado por [nome do servidor/setor], responsável pelo atesto.

13.12. Orientações finais

O demandante deve lembrar que o suprimento de fundos é excepcional.

O pedido deve ser feito antes da compra e deve conter informações suficientes para demonstrar a necessidade, a finalidade institucional, a inexistência de solução ordinária e a compatibilidade da despesa com o uso do CPGF.

Em caso de dúvida, consulte previamente o suprido, a CEOF, a DAP, o Almoxarifado ou o Patrimônio, conforme a natureza da demanda.