Como Solicitar Uso do Suprimento de Fundos

Orientações ao Demandante

Solicitação de Uso do Suprimento de Fundos

1. Finalidade

Este manual orienta os servidores e setores demandantes sobre como solicitar o uso do Suprimento de Fundos, por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal — CPGF.

O objetivo é indicar, de forma simples, o que deve ser verificado antes do pedido, quais informações devem ser apresentadas aono supridoformulário próprio e o que cabe ao demandante após a compra.

O suprimento de fundos é utilizado para despesas emergenciais, eventuais, excepcionais ou de pequeno vulto que não possam ser atendidas, em tempo hábil, pelos meios ordinários da Administração.

O CPGF não substitui o planejamento das contratações, as requisições ao almoxarifado, os contratos vigentes, as atas de registro de preços ou os processos ordinários de aquisição.

2. Documentos importantes

Nº	Documento	Finalidade
1	Portaria Normativa IFC nº 5/2024	Regulamenta o suprimento de fundos no âmbito do IFC.
2	Formulário de Solicitação de Suprimento de Fundos	Utilizado para solicitar a concessão do suprimento.
3	Formulário de Solicitação de Uso do Suprimento de Fundos (Pedido de Compra)	Utilizado pelo demandante para registrar e justificar cada demanda concreta de uso do cartão.
4	Check-list de Prestação de Contas	Utilizado para conferência da documentação da prestação de contas.
5	Guia de Boas Práticas em Suprimento de Fundos e Cartão de Pagamento — CGU	Orienta boas práticas, cuidados, limites e responsabilidades.
6	Macrofunção SIAFI 02.11.21 — Suprimento de Fundos	Orienta os procedimentos operacionais relacionados ao suprimento de fundos.
7	SCP/Compras.gov.br	Sistema utilizado para registro, acompanhamento e prestação de contas do suprimento.

3. Fluxo simplificado para o demandante

O demandante deve observar as seguintes etapas:

1. identificar a demanda;

2. conferir se não há atendimento por estoque, contrato, ata ou processo em andamento;

3. verificar se a despesa pode ser feita por suprimento de fundos;

4. verificar o limite por despesa e a vedação a material permanente;

5. realizar pesquisa de preçosos, equando justificar a necessidade;possível;

6. enviarpreencher ao solicitaçFormulário de Solicitação de Uso do Suprimento de Fundos (Pedido de Compra);

7. encaminhar o formulário ao suprido;

8. aguardar a análise ee, se cabível, a realização da compra pelo suprido;

9. receber o material ou acompanhar o serviço;

10. realizar o atesto;

11. colaborar com eventuais complementações para a prestação de contas.

3.

4. Identificar a demanda

O primeiro passo é identificar claramente o que precisa ser adquirido ou contratado.

A demanda deve ser concreta. Não basta informar que o setor “precisa de material” ou “necessita de serviço”. É necessário descreverindicar, no formulário próprio, o item ou serviço, a quantidade aproximada, a finalidade e o local de utilização.

AAntes solicitaçãde preencher o formulário, o demandante deve responder:ter clareza sobre:

• o que precisa ser comprado ou contratado?contratado;

• qual quantidade é necessária?ria;

• onde será utilizado?utilizado;

• para qual atividade institucional?institucional;

• qual o impacto se a despesa não for realizada?realizada.

Exemplo:

Essas

informações

Solicita-sedevem aconstar aquisiçno Formulário de Solicitação de [item],Uso nado quantidadeSuprimento de [quantidade],Fundos para utilização em [local/atividade], em razão(Pedido de [necessidadeCompra), concreta].nos campos próprios.

4.

5. Conferir se não há outro meio de atendimento

Antes de solicitar o uso do CPGF, o demandante deve verificar se a necessidade pode ser atendida porpelos meios ordinários da Administração.

Devem ser conferidos, conforme o caso:

• se há material disponível no almoxarifado;

• se há contrato vigente que atenda à demanda;

• se há ata de registro de preços disponível;

• se há processo de aquisição em andamento;

• se há outra solução institucional possível.

Se houver material em estoque, contrato, ata ou processo capaz de atender à demanda em tempo hábil, o suprimento de fundos não deve ser utilizado.

5.1 Se houver material em almoxarifado

SugestãQuando o item estiver disponível no almoxarifado, o demandante deve solicitar o material pelo fluxo próprio.

Consulte o manual:

Requisição de textoMateriais parade a solicitação:Almoxarifado

5.2 Se houver contratação vigente

FoiQuando verificadohouver que não há material disponível em almoxarifado, contrato vigente,contrato, ata de registro de preços ou processooutro deinstrumento aquisição em andamentovigente capaz de atender à demandademanda, emo tempocaminho hábil.adequado não é o suprimento de fundos.

Nesses

5.casos, deve-se observar o fluxo de solicitação de empenho ou o procedimento próprio da contratação existente.

Consulte o manual:

Solicitação de Empenho — Minuta de Memorando

6. Verificar se a despesa pode ser feita por suprimento

Antes de encaminhar o pedido, o demandante deve observarverificar se a despesa é compatível com o uso do suprimento de fundos.

O pedido somente deve seguir se a despesa for:

• emergencial;

• eventual;

• excepcional; ou

• de pequeno vulto.

Não devem ser solicitadas por suprimento de fundos:

• despesas pessoais;

• despesas previsíveis, rotineiras ou recorrentes;

• material permanente;

• bens sujeitos a tombamento;

• formação de estoque;

• contratações continuadas;

• compras parceladas;

• despesas sem documento fiscal válido;

• itens já atendidos por contrato, ata ou almoxarifado;

• demandas que caracterizem fracionamento de despesa.

Em caso de dúvida sobre materiala permanente, tombamento, manutençãopossibilidade de bemuso oudo classificação da despesa,suprimento, o demandante deve consultar previamente o Patrimônio,suprido, a CEOF ou a DAP.

7. Atenção: material permanente não pode ser adquirido

A aquisição de material permanente por suprimento de fundos é vedada pela Portaria Normativa IFC nº 5/2024.

Em regra, não devem ser solicitados por suprimento de fundos itens como:

• computadores;

• notebooks;

• monitores;

• impressoras;

• mobiliário;

• equipamentos eletrônicos permanentes;

• equipamentos laboratoriais permanentes;

• equipamentos de informática em geral;

• bens duráveis sujeitos a tombamento.

Quando houver dúvida se o item é material de consumo ou material permanente, o demandante deve consultar previamente o setor de Patrimônio ou a CEOF antes de encaminhar a solicitação.

A dúvida deve ser resolvida antes da compra, e não apenas na prestação de contas.

8. Verificar o limite por despesa

O demandante deve observar se o valor estimado da despesa está dentro do limite de pequeno vulto vigente.

Para 2026, os valores de referência por despesa individual são:

Tipo de despesa	Limite por despesa individual
Obras e serviços de engenharia	R$ 6.549,21
Demais compras e serviços	R$ 3.274,61

Esses valores podem ser atualizados periodicamente. Em caso de dúvida, o demandante deve consultar a CEOF antes de formalizar o pedido.

Além do limite individual, deve ser observada a vedação ao fracionamento de despesa.

9. Cuidado com fracionamento de despesa

O demandante não deve dividir uma necessidade maior em várias solicitações menores para permitir o uso do suprimento de fundos.

Também deve evitar solicitações sucessivas do mesmo objeto quando a demanda for previsível ou recorrente.

Podem indicar fracionamento indevido:

• dividir uma mesma compra em vários pedidos;

• solicitar o mesmo item repetidamente ao longo do exercício;

• separar artificialmente materiais ou serviços para ficar abaixo do limite;

• pedir por CPGF item que deveria integrar processo regular de contratação;

• encaminhar a mesma necessidade a diferentes supridos.

Se a demanda for recorrente, previsível ou de valor significativo, o caminho adequado é o planejamento da contratação.

10. Realizar pesquisa de preços e justificar

Sempre que possível, o demandante deve realizar pesquisa simplificada de preços antes de encaminhar a solicitação.

A pesquisa pode ser feita por:

• consulta a fornecedores;

• lojas virtuais;

• orçamentos;

• Painel de Preços;

• atas de registro de preços;

• contratações anteriores similares.

A solicitação deve indicar o valor estimado da despesa e, quando possível, anexar ou informar os orçamentos consultados.consultados no próprio Formulário de Solicitação de Uso do Suprimento de Fundos.

AlémQuando danão for possível realizar pesquisa deprévia, preços,a o demandanteimpossibilidade deve justificarser porjustificada queno o uso do suprimento é necessáformulário.

A justificativa deve explicar:

• por que a despesa é necessária;

• por que é emergencial, eventual, excepcional ou de pequeno vulto;

• por que não pode aguardar o fluxo ordinário;

• qual o impacto caso a despesa não seja realizada.

Sugestão de texto:

A demanda possui caráter [emergencial/eventual/excepcional/de pequeno vulto], pois [explicar a situação]. A não realização da despesa poderá ocasionar [informar impacto]. O valor estimado é de R$ [valor], conforme pesquisa realizada em [informar fontes/orçamentos].

7. Enviar a solicitação ao suprido

Após identificar a demanda, verificar a inexistência de solução ordinária, realizar a pesquisa de preços enão justificarsubstitui a necessidade,justificativa da excepcionalidade. O formulário deve demonstrar tanto a necessidade excepcional quanto a compatibilidade do preço.

11. Preencher o demandanteformulário deve encaminhar ade solicitação aode suprido.

uso

A solicitação deve conter,ser formalizada por meio do Formulário de Solicitação de Uso do Suprimento de Fundos (Pedido de Compra).

O demandante deve preencher o formulário com atenção, informando, no mínimo:

• descrição do item ou serviço;

• quantidade;

• finalidade institucional;

• justificativa da necessidade;

• justificativa para uso do suprimento de fundos;

• informação de que não há atendimento por estoque, contrato, ata ou processo em andamento;

• valor estimado ou orçamentos;

• prazo ou urgência da demanda;

• local de utilização;

• responsável pelo recebimento e atesto;

• número de tombamento, quando envolver bem institucional.

O pedido deve ser feito antes da compra.

O demandante não deve realizar compra por conta própria nem solicitar reembolso posterior.

12. Enviar a solicitação ao suprido

Após preencher o formulário, o demandante deve encaminhar a solicitação ao suprido ou ao setor responsável pelo fluxo de suprimento de fundos.

O envio da solicitação não garante a compra. O suprido ainda deverá verificarverificar:

• se há saldo,saldo disponível;

• se o prazo vigente,de compatibilidadeaplicação está vigente;

• se a despesa é compatível com o objeto autorizado,autorizado;

• se o valor está dentro do limite aplicávelvel;

• se não há vedação;

• se a documentação e ausênciaa justificativa são suficientes.

Antes da compra, o suprido poderá solicitar informações complementares, ajustes no formulário, nova pesquisa de vedações.preços ou orientação da CEOF, do Patrimônio ou de outro setor competente.

8.

13. Compra pelo suprido

A compra, quando cabível, será realizada pelo suprido designado, com utilização do CPGF.

O demandante não deve realizar a compra por conta própria nem solicitar reembolso posterior.pria.

AntesA dacompra compra,somente poderá ocorrer se estiver compatível com o supridoobjeto poderáautorizado, solicitaro informaçprazo de aplicação, o saldo disponível, os limites financeiros e as vedações complementares, ajustes na justificativa, nova pesquisa de preços ou orientação da CEOF, do Patrimônio ou de outro setor competente.aplicáveis.

9.

14. Recebimento, conferência e atesto

Após a compra, o demandante ou servidor responsável deverá receber o material ou acompanhar a execução do serviço.

O demandante deve conferir:

• se o item foi entregue;

• se a quantidade está correta;

• se a qualidade está adequada;

• se o serviço foi executado;

• se a despesa corresponde ao que foi solicitado.

Após a conferência, deve ser realizado o atesto.

O atesto confirma que o material foi recebido ou que o serviço foi executado adequadamente, conforme a solicitação.

Sem atesto, a despesa poderá ficar pendente na prestação de contas.

10.

15. Complementações para prestação de contas

Depois do atesto, o demandante deve colaborar com eventuais complementações necessárias à prestação de contas.

Podem ser solicitados:

• confirmação de recebimento;

• justificativa complementar;

• correção de informação;

• esclarecimento sobre a finalidade da despesa;

• confirmação de uso institucional;

• documento ou registro adicional.

A responsabilidade pela prestação de contas é do suprido, mas o demandante deve fornecer as informações necessárias para comprovar a regularidade da despesa solicitada.

16. Links úteis

11. Modelo simples de justificativa

O texto abaixo pode ser adaptado pelo demandante:

Solicita-se a utilizaçãoFormulários de suprimento de fundos para

aquisição/contrataç

• Formulário de Solicitação de [descrever item ou serviço], na quantidadeSuprimento de [quantidade], destinado a [finalidade institucional].Fundos

• AFormulário demanda possui caráter [emergencial/eventual/excepcional/de pequeno vulto], pois [explicar a situaçSolicitação concreta].de AUso nãodo realizaçSuprimento de Fundos (Pedido de Compra)

• Check-list de Prestação dade despesa poderá ocasionar [informar impacto].Contas

Manuais internos

• FoiManual verificado que a necessidade não pode ser atendida por material disponível em almoxarifado, contrato vigente, atacompleto de registro de preços, processo de aquisição em andamento ou outro meio ordinário em tempo hábil.

  O valor estimado é de R$ [valor], conforme [pesquisa de preços/orçamento/consulta realizada].

  O recebimento do material ou a conferência da execuçutilização do serviçCartão seráde realizado por [nomePagamento do servidor/setor],Governo responsávelFederal pelono atesto.IFC Araquari

Requisição de Materiais de Almoxarifado

Solicitação de Empenho — Minuta de Memorando

12.Normativos e sistemas

• Portaria Normativa IFC nº 5/2024 — Suprimento de Fundos

• Portaria Normativa MF nº 1.344/2023

• Guia de Boas Práticas em Suprimento de Fundos e Cartão de Pagamento — CGU

• Macrofunção SIAFI 02.11.21 — Suprimento de Fundos

• SCP/Compras.gov.br

• Painel de Preços

• Portal da Transparência — Cartões de Pagamento

17. Orientações finais

O demandante deve lembrar que o suprimento de fundos é excepcional.

O pedido deve ser feito pelo formulário próprio, antes da compracompra, e deve conter informações suficientes para demonstrardemonstrar:

• a necessidade,necessidade;

• a finalidade institucional,institucional;

• a inexistência de solução ordináriaria;

  e

• a compatibilidade da despesa com o uso do CPGF.CPGF;

• o respeito ao limite por despesa;

• a inexistência de material permanente;

• a pessoa responsável pelo recebimento e atesto.

Em caso de dúvida, consulte previamente o suprido, a CEOF, a DAP, o Almoxarifado ou o Patrimônio, conforme a natureza da demanda.