Manual de Utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) e Suprimento de Fundos – IFC Campus Araquari

Apresentação

O Suprimento de Fundos é um regime especial de execução da despesa pública que permite a realização de despesas excepcionais que não possam ser processadas pelos meios normais de aquisição, contratação, liquidação e pagamento. No Instituto Federal Catarinense – Campus Araquari, sua operacionalização ocorre por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF), observando a legislação federal, os normativos internos do IFC e as orientações dos órgãos de controle.

Este manual tem como objetivo orientar os servidores envolvidos na concessão, utilização e prestação de contas dos recursos concedidos por suprimento de fundos, promovendo segurança jurídica, conformidade administrativa e adequada aplicação dos recursos públicos.

Fundamentação Legal

A utilização do suprimento de fundos e do Cartão de Pagamento do Governo Federal fundamenta-se principalmente nos seguintes normativos:

Lei nº 4.320/1964;
Decreto-Lei nº 200/1967;
Decreto nº 93.872/1986;
Lei nº 14.133/2021;
Portaria MF nº 95/2002;
Manual SIAFI;
Macrofunção SIAFI 02.11.21 – Suprimento de Fundos;
Orientações Normativas da Advocacia-Geral da União (AGU);
Acórdãos do Tribunal de Contas da União (TCU);
Normativos internos do Instituto Federal Catarinense;
Procedimento Normativo IFC nº 5/2024;
Manual da Coordenação de Execução Orçamentária e Financeira (CEOF) do Campus Araquari.

Conceitos Básicos

O que é Suprimento de Fundos?

Suprimento de Fundos é o adiantamento de numerário concedido a servidor público para a realização de despesas que, por sua excepcionalidade, urgência ou peculiaridade, não possam ser submetidas ao processo normal de execução orçamentária e financeira.

O recurso é concedido mediante empenho prévio e sua utilização está condicionada à posterior prestação de contas.

O que é o Cartão de Pagamento do Governo Federal?

O Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) é o instrumento disponibilizado para movimentação dos recursos concedidos por suprimento de fundos.

Seu objetivo é proporcionar maior controle, transparência e rastreabilidade das despesas realizadas.

Princípios Aplicáveis

Toda utilização do suprimento de fundos deve observar:

Legalidade;
Impessoalidade;
Moralidade;
Publicidade;
Eficiência;
Economicidade;
Transparência;
Prestação de contas;
Interesse público.

Hipóteses de Utilização

Quando o Suprimento de Fundos Pode Ser Utilizado?

O suprimento de fundos somente poderá ser utilizado quando a despesa não puder ser realizada pelo procedimento normal de contratação e pagamento.

São exemplos de situações admitidas:

Aquisição emergencial de materiais para manutenção;
Pequenos reparos;
Serviços de pronto pagamento;
Necessidades excepcionais e devidamente justificadas;
Despesas eventuais de pequeno vulto.

Requisitos para Concessão

Antes da concessão deverá ser demonstrado:

Interesse público da despesa;
Necessidade da aquisição ou contratação;
Excepcionalidade da situação;
Ausência de contrato ou ata de registro de preços que atenda a demanda;
Compatibilidade dos valores;
Disponibilidade orçamentária.

Agentes Envolvidos

Ordenador de Despesas

Compete ao Ordenador de Despesas:

Autorizar a concessão;
Definir limites e condições de utilização;
Aprovar ou rejeitar prestações de contas;
Determinar providências em caso de irregularidades;
Zelar pela conformidade dos procedimentos.

Suprido

É o servidor formalmente designado para receber e utilizar os recursos.

Responsabilidades do Suprido

Utilizar os recursos exclusivamente na finalidade autorizada;
Observar os limites concedidos;
Guardar o cartão sob sua responsabilidade;
Obter documentação fiscal válida;
Organizar os documentos comprobatórios;
Realizar a prestação de contas no prazo estabelecido;
Restituir recursos não utilizados.

Responsabilidade Pessoal

O suprido responde pessoalmente pelos recursos recebidos e poderá ser responsabilizado administrativa, civil e penalmente pela utilização irregular dos recursos públicos.

Coordenação de Execução Orçamentária e Financeira (CEOF)

Compete à CEOF:

Orientar os servidores;
Formalizar os procedimentos;
Registrar os atos no SIAFI;
Acompanhar a execução;
Analisar as prestações de contas;
Apoiar o Ordenador de Despesas.

Solicitação do Suprimento

Fluxo de Solicitação

Identificação da necessidade.
Elaboração da justificativa.
Realização da pesquisa de preços.
Preenchimento do formulário de solicitação.
Aprovação da chefia imediata.
Análise da CEOF.
Autorização do Ordenador de Despesas.
Emissão da Nota de Empenho.
Concessão do suprimento.
Disponibilização do cartão.

Documentação Necessária

O processo deverá conter:

Formulário de Solicitação de Suprimento de Fundos;
Justificativa detalhada;
Pesquisa de preços;
Manifestação da chefia imediata;
Aprovação do Ordenador de Despesas;
Demais documentos exigidos pela legislação e normativos internos.

Utilização do Cartão

Regras Gerais

O Cartão de Pagamento do Governo Federal:

É de uso pessoal e intransferível;
Deve permanecer sob guarda do suprido;
Não pode ser utilizado por terceiros;
Deve ser utilizado exclusivamente para despesas autorizadas;
Não pode ser utilizado para finalidade diversa da aprovada.

Antes da Compra

O suprido deverá verificar:

Se a despesa está autorizada;
Se há saldo disponível;
Se a aquisição corresponde ao objeto aprovado;
Se existem documentos de suporte adequados.

Durante a Compra

O servidor deverá exigir documento fiscal válido contendo:

Após a Compra

O suprido deverá:

Conferir os materiais recebidos;
Verificar a execução do serviço;
Confirmar a compatibilidade com a nota fiscal;
Arquivar imediatamente os documentos comprobatórios.

Pesquisa de Preços

Objetivo

A pesquisa de preços busca demonstrar que a contratação ocorreu em condições compatíveis com os valores praticados no mercado.

Procedimentos

Sempre que possível deverão ser obtidas:

Três cotações válidas;
Consultas a fornecedores;
Consultas a painéis de preços governamentais;
Outras fontes admitidas pela legislação.

Justificativas

Quando não for possível realizar pesquisa completa, deverá ser apresentada justificativa formal e fundamentada.

Documentação Fiscal

Documentos Aceitos

São aceitos:

Nota Fiscal Eletrônica;
Nota Fiscal de Serviços;
Cupom Fiscal;
Documentos fiscais equivalentes previstos na legislação.

Requisitos Obrigatórios

Os documentos devem conter:

Identificação do fornecedor;
CNPJ;
Data de emissão;
Descrição detalhada;
Quantidade;
Valor.

Documentos Não Aceitos

Não serão aceitos:

Orçamentos;
Pedidos de compra;
Recibos sem validade fiscal;
Comprovantes ilegíveis;
Documentos rasurados.

Despesas Vedadas

É vedada a utilização do suprimento de fundos para:

Despesas pessoais;
Aquisição de bens para uso particular;
Pagamento de multas;
Contratações contínuas;
Formação de estoque;
Aquisições previsíveis;
Despesas sem interesse público;
Despesas não autorizadas.

Fracionamento de Despesas

Constitui irregularidade:

Dividir compras para enquadrá-las artificialmente nos limites de suprimento;
Efetuar aquisições sucessivas com o mesmo objetivo;
Utilizar o suprimento para evitar procedimentos licitatórios.

O fracionamento pode gerar responsabilização do suprido e dos gestores envolvidos.

Prestação de Contas

Obrigatoriedade

Toda concessão de suprimento de fundos exige prestação de contas.

Nenhum suprimento será considerado encerrado sem a aprovação formal da prestação de contas.

Documentos Necessários

Devem integrar a prestação:

Relatório de aplicação dos recursos;
Notas fiscais;
Comprovantes de pagamento;
Extrato do cartão;
Formulário institucional de prestação de contas;
Comprovante de recolhimento de saldo, quando aplicável.

Fluxo da Prestação de Contas

Organização da documentação.
Conferência pelo suprido.
Encaminhamento à CEOF.
Análise técnica.
Aprovação pelo Ordenador de Despesas.
Arquivamento do processo.

Devolução de Saldo

Caso haja recursos não utilizados, o suprido deverá realizar o recolhimento por Guia de Recolhimento da União (GRU) dentro do prazo estabelecido.

O comprovante deverá integrar obrigatoriamente a prestação de contas.

Boas Práticas

Planejamento

Sempre que possível:

Planejar previamente as aquisições;
Evitar demandas emergenciais recorrentes;
Utilizar contratos vigentes antes de solicitar suprimento.

Transparência

Registrar adequadamente:

Motivação da despesa;
Critério de escolha do fornecedor;
Pesquisa de preços;
Benefício institucional obtido.

Organização

Manter:

Documentação completa;
Arquivos digitais legíveis;
Processos atualizados;
Documentos organizados cronologicamente.

Irregularidades e Consequências

Principais Impropriedades

As ocorrências mais frequentes observadas pelos órgãos de controle incluem:

Prestação de contas intempestiva;
Falta de documentação fiscal;
Compra fora da finalidade autorizada;
Pesquisa de preços insuficiente;
Fracionamento de despesas;
Utilização indevida do cartão.

Consequências

As irregularidades podem resultar em:

Glosa de despesas;
Ressarcimento ao erário;
Processo administrativo disciplinar;
Tomada de Contas Especial;
Responsabilização civil;
Responsabilização penal.

Perguntas Frequentes

Posso emprestar o cartão a outro servidor?

Não. O cartão é pessoal e intransferível.

Posso comprar item não previsto na autorização?

Não. Toda aquisição deve corresponder ao objeto aprovado.

Posso utilizar o cartão após o término do prazo de aplicação?

Não. As despesas realizadas após o prazo não serão aceitas.

O que devo fazer em caso de perda ou roubo do cartão?

Comunicar imediatamente a instituição financeira emissora, a CEOF e o Ordenador de Despesas.

O que fazer se houver saldo remanescente?

Realizar o recolhimento por GRU e anexar o comprovante à prestação de contas.

Posso utilizar o suprimento para evitar um processo de compra regular?

Não. O suprimento de fundos é medida excepcional e não pode substituir o planejamento das contratações.

Anexos

Anexo I – Formulário de Solicitação de Suprimento de Fundos

Inserir modelo institucional vigente.

Anexo II – Formulário de Solicitação de Utilização do Suprimento

Inserir modelo institucional vigente.

Anexo III – Formulário de Prestação de Contas

Inserir modelo institucional vigente.

Checklist da Prestação de Contas

Conferência do Suprido

[ ] Nota de Empenho
[ ] Extrato do Cartão
[ ] Notas Fiscais
[ ] Comprovantes de Pagamento
[ ] Relatório de Aplicação
[ ] GRU (quando aplicável)

Conferência da CEOF

[ ] Documentação Completa
[ ] Despesas Compatíveis com a Autorização
[ ] Valores Compatíveis com o Mercado
[ ] Prazo de Aplicação Observado
[ ] Prazo de Prestação de Contas Observado
[ ] Processo Apto para Aprovação