Requisição de Almoxarifado

Almoxarifado Virtual — Solicitação de Materiais de Consumo

Este manual orienta os servidores do IFC Campus Araquari sobre o uso do Almoxarifado Virtual para solicitação de materiais de consumo administrativo, desde a verificação prévia no almoxarifado físico do campus até a formalização do pedido de empenho.

1. O que é o Almoxarifado Virtual?

O Almoxarifado Virtual é uma forma de fornecimento de materiais de consumo administrativo por demanda, realizada por meio de catálogo previamente contratado. No caso do IFC, o serviço decorre de contratação de outsourcing para operação de Almoxarifado Virtual Nacional, com disponibilização de materiais por meio de sistema web da empresa contratada.

Na prática, o Almoxarifado Virtual funciona como um catálogo de materiais disponíveis para aquisição. O servidor requisitante informa os itens necessários, justifica a demanda e o quantitativo, e o pedido segue para análise, autorização e emissão de empenho, conforme os procedimentos internos do campus.

Atenção: o Almoxarifado Virtual deve ser utilizado somente quando não houver o material disponível no almoxarifado físico do campus, ou quando o saldo existente for insuficiente para atender à demanda.

2. Antes de solicitar: verifique o almoxarifado físico do campus

Antes de iniciar qualquer pedido no Almoxarifado Virtual, o servidor deve verificar se o material já existe em estoque no almoxarifado físico do campus. Essa etapa evita compras desnecessárias, reduz custos e melhora o aproveitamento dos materiais já disponíveis.

2.1. Como fazer a verificação prévia

Liste os materiais necessários.

Antes de abrir a planilha do Almoxarifado Virtual, faça uma relação simples dos materiais pretendidos, com descrição aproximada e quantidade estimada.

Consulte o almoxarifado físico do campus.

Verifique, pelos canais internos adotados pelo campus, se os itens estão disponíveis no almoxarifado físico. Quando necessário, entre em contato com a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ou setor responsável.

Confirme se há quantidade suficiente.

Mesmo que o item exista em estoque, confirme se o quantitativo disponível atende à necessidade do setor. Caso o estoque seja parcial, solicite ao Almoxarifado Virtual apenas a quantidade complementar necessária.

Não solicite pelo Almoxarifado Virtual itens já disponíveis no campus.

Se houver saldo suficiente no almoxarifado físico, utilize o fluxo interno de retirada/fornecimento do próprio campus.

Registre a inexistência ou insuficiência de estoque.

Ao prosseguir com o pedido, o formulário automático conterá declaração de inexistência e/ou insuficiência de saldo dos itens solicitados. Por isso, a verificação prévia deve ser feita com atenção.

Situação encontrada no almoxarifado físico	O que fazer
Item disponível em quantidade suficiente	Não pedir pelo Almoxarifado Virtual. Utilizar o fluxo de retirada/fornecimento do campus.
Item disponível em quantidade insuficiente	Solicitar pelo Almoxarifado Virtual apenas a quantidade complementar necessária.
Item inexistente no estoque físico	Verificar se o item está disponível na planilha do Almoxarifado Virtual e, se estiver, iniciar o pedido.
Item indisponível no Almoxarifado Virtual	Não incluir no pedido. Consultar o setor responsável sobre alternativa adequada.

3. Quando usar a planilha do Almoxarifado Virtual?

A planilha deve ser usada quando:

o material não existir no almoxarifado físico do campus;

o material existir, mas em quantidade insuficiente;

o item constar como disponível no catálogo da planilha;

a necessidade estiver devidamente justificada pelo setor requisitante.

Não utilize a planilha para solicitar materiais que não constam no catálogo ou itens já atendidos integralmente pelo almoxarifado físico do campus.

4. Acesso à planilha modelo

A planilha modelo do Almoxarifado Virtual está disponível no link abaixo:

Acessar planilha modelo do Almoxarifado Virtual

Importante: não edite a planilha original. Cada servidor ou setor deve fazer uma cópia para seu próprio Google Drive antes de preencher.

4.1. Como fazer uma cópia da planilha

Acesse o link da planilha modelo.

No menu superior do Google Sheets, clique em Arquivo.

Clique em Fazer uma cópia.

Escolha a pasta do seu Google Drive onde deseja salvar o arquivo.

Dê um nome ao arquivo, preferencialmente indicando o setor e a data do pedido.

Sugestão de nome do arquivo:

Pedido Almoxarifado Virtual - [Setor] - [mês/ano]

5. Como preencher a planilha

Após fazer a cópia, abra a aba “PEDIDO - preencher aqui”. Essa é a aba principal de preenchimento.

Regra principal: preencha somente os campos destacados em amarelo. As demais células possuem fórmulas, dados automáticos, imagens ou informações do catálogo e não devem ser alteradas.

5.1. Dados gerais do pedido

Preencha os campos iniciais da planilha com as informações do setor e dos responsáveis:

Setor ou Coordenação requisitante;

Servidor requisitante ou fiscal titular;

SIAPE;

Chefia imediata;

E-mail;

Telefone;

Fiscal substituto ou adjunto, quando aplicável;

Data da solicitação.

5.2. Justificativa da necessidade

No campo “Justificativa da necessidade”, explique por que o material precisa ser adquirido. A justificativa deve demonstrar a finalidade pública da demanda e sua relação com as atividades do setor.

Exemplos de informações úteis:

atividade, serviço, projeto ou rotina administrativa que será atendida;

necessidade de reposição de material de consumo essencial;

atendimento a aulas, laboratórios, setores administrativos, eventos ou serviços institucionais;

prejuízo ou impacto caso o material não seja disponibilizado.

Exemplo de redação:

A solicitação se justifica pela necessidade de reposição de materiais de consumo utilizados nas atividades administrativas rotineiras do setor, garantindo a continuidade dos serviços prestados à comunidade interna e externa.

5.3. Justificativa do quantitativo

No campo “Justificativa do quantitativo”, explique como foi definida a quantidade solicitada.

Podem ser utilizados critérios como:

histórico de consumo do setor;

número de servidores, alunos ou usuários atendidos;

previsão de uso para determinado período;

quantidade necessária para reposição mínima;

demanda específica de atividade, projeto, evento ou laboratório.

Exemplo de redação:

O quantitativo solicitado foi estimado com base no consumo médio do setor nos últimos meses e na previsão de uso para o próximo período, considerando a inexistência ou insuficiência de saldo no almoxarifado físico do campus.

5.4. Seleção dos materiais

Localize o item desejado na lista de materiais.

Confira o código, a descrição, a imagem, a família, a marca e o valor unitário.

Na coluna “Qtd. pedido”, informe apenas a quantidade desejada.

Deixe como zero ou em branco os itens que não serão solicitados.

Não altere descrições, valores, imagens, códigos ou fórmulas.

A própria planilha calculará automaticamente o valor total de cada item e o valor total estimado do pedido.

6. Conferência do formulário automático

Após preencher a aba “PEDIDO - preencher aqui”, acesse a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.

Essa aba é gerada automaticamente com base nas informações preenchidas na planilha e reúne:

dados da unidade requisitante;

dados do servidor requisitante e responsáveis;

objeto/licitação de origem;

justificativas do pedido;

itens solicitados;

quantidades;

valores unitários e totais;

declarações necessárias para tramitação.

Atenção: se alguma informação estiver incorreta no formulário automático, volte à aba “PEDIDO - preencher aqui” e corrija o campo correspondente. Não edite manualmente a aba do formulário automático.

7. Como salvar a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO” em PDF

Depois de conferir todos os dados, salve a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO” em PDF para anexar ao pedido de empenho.

7.1. Passo a passo no Google Sheets

Abra a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.

Clique em Arquivo.

Clique em Fazer download.

Selecione PDF (.pdf).

Nas opções de impressão/exportação, selecione a opção para imprimir/exportar somente a aba atual.

Confira se o conteúdo está legível e se todas as páginas necessárias aparecem na pré-visualização.

Clique em Exportar ou Fazer download.

Salve o arquivo PDF com nome claro e identificável.

Sugestão de nome do arquivo PDF:

Formulario Almoxarifado Virtual - [Setor] - [data].pdf

8. Cadastramento do pedido de empenho

Com o PDF gerado, o servidor ou setor responsável deverá cadastrar o pedido de empenho por meio do formulário eletrônico adotado pelo campus e, em seguida, formalizar a solicitação conforme o manual institucional de Solicitação de Empenho.

Manual de referência:

Solicitação de Empenho [Minuta de Memorando]

8.1. Documentos e informações que devem acompanhar o pedido

PDF da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”;

justificativa da necessidade;

justificativa do quantitativo;

declaração de inexistência ou insuficiência de estoque físico;

identificação do setor requisitante;

identificação do servidor requisitante, chefia e responsáveis pela fiscalização, quando aplicável.

9. Cadastro do memorando no SIPAC

Após gerar o PDF e reunir as informações necessárias, cadastre o memorando eletrônico no SIPAC, conforme o manual institucional indicado acima.

9.1. Orientações gerais para o memorando

Acesse o SIPAC com seu usuário institucional.

Cadastre um novo memorando eletrônico, conforme o fluxo indicado no manual de Solicitação de Empenho.

No assunto ou título, identifique que se trata de solicitação de empenho para materiais do Almoxarifado Virtual.

No corpo do memorando, informe de forma objetiva a finalidade da solicitação e mencione que o formulário automático do Almoxarifado Virtual segue anexo.

Anexe o PDF gerado a partir da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.

Inclua os assinantes necessários, conforme o fluxo do campus.

Encaminhe o memorando à unidade indicada no manual de Solicitação de Empenho.

9.2. Modelo simples de texto para o memorando

Encaminhamos solicitação de empenho referente à aquisição de materiais de consumo administrativo por meio do Almoxarifado Virtual, conforme formulário automático anexo.

Informamos que foi realizada verificação prévia junto ao almoxarifado físico do campus, tendo sido constatada a inexistência e/ou insuficiência de saldo dos itens solicitados.

As justificativas da necessidade e do quantitativo constam no formulário anexo, juntamente com a relação dos itens, quantidades e valores estimados.

Solicitamos a análise e adoção das providências necessárias para emissão do empenho, conforme fluxo institucional.

10. Assinaturas necessárias

O pedido deverá conter as assinaturas necessárias no memorando eletrônico e/ou nos documentos gerados, conforme o fluxo institucional indicado no manual de Solicitação de Empenho.

Em regra, devem participar da validação:

servidor requisitante;

chefia imediata;

responsável pela ciência/anuência da direção ou setor competente;

autoridade máxima da unidade, quando exigido pelo fluxo;

setores administrativos responsáveis pela análise e providências de empenho.

Importante: pedidos sem assinatura, com PDF incompleto, sem justificativas ou sem declaração de inexistência/insuficiência de estoque poderão ser devolvidos para correção.

11. Fluxo resumido

Etapa	Responsável	Ação
1	Servidor requisitante / setor	Identificar a necessidade de material.
2	Servidor requisitante / setor	Verificar se o item existe no almoxarifado físico do campus.
3	Servidor requisitante / setor	Se não houver estoque suficiente, consultar a planilha do Almoxarifado Virtual.
4	Servidor requisitante / setor	Fazer uma cópia da planilha modelo no Google Drive.
5	Servidor requisitante / setor	Preencher somente os campos amarelos da aba “PEDIDO - preencher aqui”.
6	Servidor requisitante / setor	Conferir a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
7	Servidor requisitante / setor	Salvar a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO” em PDF.
8	Servidor requisitante / setor responsável	Cadastrar o pedido de empenho por meio do formulário eletrônico adotado pelo campus.
9	Servidor requisitante / chefia	Cadastrar memorando no SIPAC e anexar o PDF.
10	Assinantes responsáveis	Assinar eletronicamente e encaminhar conforme fluxo institucional.

12. Erros comuns que devem ser evitados

Editar a planilha original em vez de fazer uma cópia.

Preencher células que não estão destacadas em amarelo.

Apagar fórmulas, imagens, linhas ou colunas da planilha.

Solicitar material já disponível no almoxarifado físico.

Não justificar adequadamente a necessidade do pedido.

Não explicar como foi definido o quantitativo solicitado.

Gerar PDF da aba errada.

Anexar a planilha inteira em vez do PDF do formulário automático.

Enviar memorando sem assinaturas obrigatórias.

Incluir itens indisponíveis ou não constantes do catálogo.

13. Checklist antes de enviar

A verificação do almoxarifado físico foi realizada.

Os itens solicitados não existem em estoque ou possuem saldo insuficiente.

A planilha foi copiada para o Google Drive do usuário ou setor.

Somente os campos amarelos foram preenchidos.

A justificativa da necessidade foi preenchida.

A justificativa do quantitativo foi preenchida.

As quantidades dos itens foram conferidas.

O formulário automático foi revisado.

O PDF foi gerado a partir da aba “FORMULÁRIO AUTOMATICO”.

O pedido de empenho foi cadastrado por meio do formulário eletrônico.

O memorando foi cadastrado no SIPAC.

O PDF foi anexado ao memorando.

As assinaturas necessárias foram incluídas.

14. Dúvidas e orientações complementares

Em caso de dúvida sobre a disponibilidade de materiais no almoxarifado físico, consulte a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ou o setor responsável no campus.

Em caso de dúvida sobre cadastramento do pedido de empenho, preenchimento do memorando eletrônico ou tramitação no SIPAC, consulte o manual institucional de Solicitação de Empenho e, se necessário, a unidade administrativa responsável pela execução orçamentária e financeira.

15. Referências

Planilha modelo — Almoxarifado Virtual

Manual — Solicitação de Empenho [Minuta de Memorando]