Requisição de Materiais de Almoxarifado
Este manual orienta os servidores do IFC Campus Araquari sobre como solicitar materiais de consumo de forma simples e organizada, utilizando primeiro o almoxarifado físico do campus e, quando necessário, o Almoxarifado Virtual.
Fluxo principal: primeiro verifique se o material existe no almoxarifado físico. Se houver estoque, solicite por esse caminho. Se não houver, ou se a quantidade for insuficiente, utilize o Almoxarifado Virtual.
1. Entenda as duas formas de solicitação
| Tipo de atendimento | Quando utilizar | Como funciona |
|---|---|---|
| Almoxarifado físico do campus | Quando o item já está disponível em estoque no campus. | O setor solicita o material ao almoxarifado físico e recebe conforme disponibilidade e fluxo interno. |
| Almoxarifado Virtual | Quando o item não existe no estoque físico ou quando a quantidade disponível é insuficiente. | O setor preenche a planilha modelo, gera o formulário em PDF e cadastra o pedido de empenho. |
2. Fluxo rápido
| Etapa | O que fazer | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Identifique os materiais necessários para o setor. | Lista simples com item e quantidade estimada. |
| 2 | Verifique se os itens estão disponíveis no almoxarifado físico do campus. | Define se o pedido será atendido pelo estoque físico ou pelo Almoxarifado Virtual. |
| 3 | Se houver no estoque físico, solicite o material ao almoxarifado do campus. | Atendimento mais rápido, sem necessidade de pedido de empenho. |
| 4 | Se não houver estoque suficiente, preencha a planilha do Almoxarifado Virtual. | Formulário automático pronto para instruir o pedido de empenho. |
| 5 | Gere o PDF da aba de formulário e cadastre o pedido conforme o fluxo de empenho. | Pedido formalizado para análise e providências administrativas. |
3. Primeiro passo: consultar o almoxarifado físico
Antes de usar o Almoxarifado Virtual, verifique se o campus já possui o material em estoque. Esse passo é simples e ajuda a agilizar o atendimento, pois itens disponíveis no almoxarifado físico podem ser fornecidos sem necessidade de iniciar um novo pedido de empenho.
3.1. Como consultar
- Liste os materiais pretendidos, com quantidade aproximada.
- Consulte a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ou o setor responsável pelo estoque físico do campus.
- Informe o setor requisitante, a finalidade do uso e a quantidade necessária.
- Aguarde a confirmação de disponibilidade.
3.2. O que fazer depois da consulta
| Situação | Encaminhamento |
|---|---|
| Há quantidade suficiente no estoque físico. | Solicite o fornecimento pelo próprio almoxarifado do campus. |
| Há apenas parte da quantidade necessária. | Solicite ao almoxarifado físico o que estiver disponível e peça pelo Almoxarifado Virtual apenas o complemento. |
| Não há o item no estoque físico. | Verifique se o item está disponível na planilha do Almoxarifado Virtual. |
4. Quando usar o Almoxarifado Virtual
Use o Almoxarifado Virtual quando o item necessário não estiver disponível no almoxarifado físico do campus ou quando o saldo existente não for suficiente para atender à demanda.
O procedimento foi organizado em uma planilha modelo para facilitar o preenchimento: o servidor informa os dados do setor, seleciona as quantidades desejadas e a própria planilha gera automaticamente o formulário que será anexado ao pedido de empenho.
Acessar a planilha modelo do Almoxarifado Virtual
Dica: a planilha foi feita para ser prática. Preencha apenas os campos amarelos. As demais informações são preenchidas automaticamente ou fazem parte do catálogo.
5. Como preencher a planilha do Almoxarifado Virtual
5.1. Faça uma cópia da planilha
- Acesse a planilha modelo.
- Clique em Arquivo.
- Clique em Fazer uma cópia.
- Salve a cópia no seu Google Drive.
- Dê um nome claro ao arquivo, como: Pedido Almoxarifado Virtual - Setor - Mês/Ano.
5.2. Preencha os campos amarelos
Na aba “PEDIDO - preencher aqui”, preencha somente os campos destacados em amarelo:
- dados do setor requisitante;
- dados do servidor responsável;
- chefia imediata;
- data da solicitação;
- justificativa da necessidade;
- justificativa do quantitativo;
- quantidade desejada de cada item.
Não é necessário editar códigos, descrições, imagens, valores ou fórmulas.
5.3. Informe as quantidades
Na lista de materiais, localize o item desejado e preencha apenas a coluna de quantidade. Os itens com quantidade zero não entrarão no formulário automático.
A planilha calculará os valores e montará automaticamente a relação dos itens solicitados.
6. Como escrever as justificativas
As justificativas devem ser objetivas. Não é necessário escrever textos longos; basta explicar a necessidade do material e o motivo da quantidade solicitada.
| Campo | O que informar |
|---|---|
| Justificativa da necessidade | Explique para qual atividade, rotina, setor, projeto ou serviço o material será utilizado. |
| Justificativa do quantitativo | Explique como a quantidade foi estimada, considerando consumo, período de uso, número de usuários ou reposição necessária. |
6.1. Exemplos prontos
Justificativa da necessidade:
Os materiais serão utilizados nas atividades administrativas rotineiras do setor, garantindo a continuidade dos atendimentos e serviços institucionais.
Justificativa do quantitativo:
O quantitativo foi estimado com base na previsão de consumo do setor para o próximo período, considerando a inexistência ou insuficiência de saldo no almoxarifado físico do campus.
7. Gere o formulário automático em PDF
Após preencher a planilha, acesse a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”. Essa aba reúne automaticamente os dados do pedido, as justificativas, os itens selecionados e os valores estimados.
7.1. Como baixar em PDF
- Abra a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
- Clique em Arquivo.
- Clique em Fazer download.
- Selecione PDF (.pdf).
- Escolha a opção de exportar somente a aba atual.
- Confira a visualização e clique em Exportar.
Sugestão de nome para o arquivo:
Formulario Almoxarifado Virtual - Setor - Data.pdf8. Cadastre o pedido de empenho
Com o PDF gerado, cadastre o pedido de empenho por meio do formulário eletrônico utilizado pelo campus. Em seguida, formalize a solicitação no SIPAC conforme o manual da CEOF.
Acessar o manual de Solicitação de Empenho [Minuta de Memorando]
8.1. O que anexar
- PDF da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”;
- demais documentos solicitados no formulário eletrônico ou no fluxo de empenho, quando houver.
8.2. Texto sugerido para o memorando
Encaminhamos solicitação de empenho referente à aquisição de materiais de consumo administrativo por meio do Almoxarifado Virtual, conforme formulário anexo.
Informamos que foi realizada consulta prévia ao almoxarifado físico do campus, não havendo saldo suficiente para atendimento integral da demanda.
Solicitamos a análise e adoção das providências necessárias, conforme fluxo institucional.
9. Checklist final
- Verifiquei o almoxarifado físico do campus.
- Confirmei que não há estoque suficiente para atender à demanda.
- Fiz uma cópia da planilha modelo no Google Drive.
- Preenchi apenas os campos amarelos.
- Informei as quantidades dos itens desejados.
- Preenchi as duas justificativas.
- Conferi a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
- Gerei o PDF do formulário.
- Cadastrei o pedido de empenho pelo formulário eletrônico.
- Cadastrei o memorando no SIPAC e anexei o PDF.