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Requisição de Materiais de Almoxarifado

Almoxarifado Virtual — Solicitação de Materiais de Consumo

Este manual orienta os servidores do IFC Campus Araquari sobre ocomo uso do Almoxarifado Virtual para solicitação desolicitar materiais de consumo administrativo,de desdeforma asimples verificaçãe organizada, utilizando primeiro o prévia no almoxarifado físico do campus atée, aquando formalização do pedido de empenho.

1. O que énecessário, o Almoxarifado Virtual?

O Almoxarifado Virtual é uma forma de fornecimento de materiais de consumo administrativo por demanda, realizada por meio de catálogo previamente contratado. No caso do IFC, o serviço decorre de contratação de outsourcing para operação de Almoxarifado Virtual Nacional, com disponibilização de materiais por meio de sistema web da empresa contratada.

Na prática, o Almoxarifado Virtual funciona como um catálogo de materiais disponíveis para aquisição. O servidor requisitante informa os itens necessários, justifica a demanda e o quantitativo, e o pedido segue para análise, autorização e emissão de empenho, conforme os procedimentos internos do campus..

Atenção:Fluxo principal: oprimeiro Almoxarifadoverifique Virtual deve ser utilizado somente quando não houverse o material disponívelexiste no almoxarifado físicosico. doSe campus,houver estoque, solicite por esse caminho. Se não houver, ou quandose a quantidade for insuficiente, utilize o saldoAlmoxarifado existente for insuficiente para atender à demanda.Virtual.

2.1. AntesEntenda as duas formas de solicitar:solicitação

verifiqueoalmoxarifado

Antes de iniciar qualquer pedido no Almoxarifado Virtual,

Tipo de atendimentoQuando utilizarComo funciona
Almoxarifado físico do campus Quando o servidor deve verificar se o materialitem já existeestá disponível em estoque no campus.O setor solicita o material ao almoxarifado físico doe campus.recebe Essaconforme etapa evita compras desnecessárias, reduz custosdisponibilidade e melhorafluxo interno.
Almoxarifado VirtualQuando o aproveitamentoitem dosnão materiaisexiste jáno disponíveis.

estoque

2.1.físico Comoou fazerquando a verificaçãquantidade disponível é insuficiente.

O setor preenche a planilha modelo, gera o préviaformulário
    em
  1. PDF

    Listee cadastra o pedido de empenho.

2. Fluxo rápido

a planilha do Almoxarifado Virtual, faça uma relação

  • Consulte

    o almoxarifado físico do campus.

    Verifique, pelos canais internos adotados pelo campus,

    entre
    EtapaO que fazerResultado
    1Identifique os materiais necessários.

    rios

    Antespara deo abrirsetor.

    		 Lista simples dos materiais pretendidos, com descrição aproximadaitem e quantidade estimada.
    2 Verifique se os itens estão disponíveis no almoxarifado físico.sico Quandodo necessário,campus. Define se o pedido será atendido pelo estoque físico ou pelo Almoxarifado Virtual.
    3Se houver no estoque físico, solicite o material ao almoxarifado do campus.Atendimento mais rápido, sem necessidade de pedido de empenho.
    4Se não houver estoque suficiente, preencha a planilha do Almoxarifado Virtual.Formulário automático pronto para instruir o pedido de empenho.
    5Gere o PDF da aba de formulário e cadastre o pedido conforme o fluxo de empenho.Pedido formalizado para análise e providências administrativas.

    3. Primeiro passo: consultar o almoxarifado físico

    Antes de usar o Almoxarifado Virtual, verifique se o campus já possui o material em contatoestoque. Esse passo é simples e ajuda a agilizar o atendimento, pois itens disponíveis no almoxarifado físico podem ser fornecidos sem necessidade de iniciar um novo pedido de empenho.

    3.1. Como consultar

    1. Liste os materiais pretendidos, com quantidade aproximada.
    2. Consulte a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ou o setor responsável.

      vel pelo estoque físico do campus.

    3. Confirme se há quantidade suficiente.

      Mesmo queInforme o itemsetor existarequisitante, ema estoque, confirme se o quantitativo disponível atende à necessidadefinalidade do setor.uso Caso o estoque seja parcial, solicite ao Almoxarifado Virtual apenase a quantidade complementar necessária.

    4. Não solicite pelo Almoxarifado Virtual itens já disponíveis no campus.

      Se houver saldo suficiente no almoxarifado físico, utilize o fluxo interno de retirada/fornecimento do próprio campus.

    5. RegistreAguarde a inexistência ou insuficiência de estoque.

      Ao prosseguir com o pedido, o formulário automático conterá declaraçconfirmação de inexistência e/ou insuficiência de saldo dos itens solicitados. Por isso, a verificação prévia deve ser feita com atenção.

      disponibilidade.

    3.2. O que fazer depois da consulta

    Situação encontrada no almoxarifado físico O que fazerEncaminhamento
    Item disponível emHá quantidade suficiente no estoque físico. NãSolicite o pedirfornecimento pelo Almoxarifadopróprio Virtual. Utilizar o fluxo de retirada/fornecimentoalmoxarifado do campus.
    ItemHá apenas parte da quantidade necessária.Solicite ao almoxarifado físico o que estiver disponível eme quantidade insuficienteSolicitarpeça pelo Almoxarifado Virtual apenas ao quantidade complementar necessária.complemento.
    ItemNão inexistentehá o item no estoque físicosico. VerificarVerifique se o item está disponível na planilha do Almoxarifado Virtual e, se estiver, iniciar o pedido.
    Item indisponível no Almoxarifado VirtualNão incluir no pedido. Consultar o setor responsável sobre alternativa adequada.Virtual.

    3.4. Quando usar a planilha doo Almoxarifado Virtual?Virtual

    AUse planilha deve ser usada quando:

    • o materialAlmoxarifado Virtual quando o item necessário não existirestiver disponível no almoxarifado físico do campus;
      • campus
    • ou quando o materialsaldo existir, mas em quantidade insuficiente;
    • o item constar como disponível no catálogo da planilha;
    • a necessidade estiver devidamente justificada pelo setor requisitante.

    Não utilize a planilha para solicitar materiais queexistente não constamfor nosuficiente catálogopara ou itens já atendidos integralmente pelo almoxarifado físico do campus.

    4. Acessoatender à planilha modelo

    demanda.

    AO procedimento foi organizado em uma planilha modelo para facilitar o preenchimento: o servidor informa os dados do Almoxarifadosetor, Virtualseleciona estáas disponívelquantidades nodesejadas linke abaixo:a própria planilha gera automaticamente o formulário que será anexado ao pedido de empenho.

    Acessar a planilha modelo do Almoxarifado Virtual

    Importante:Dica: não edite a planilha original.foi Cadafeita servidorpara ser prática. Preencha apenas os campos amarelos. As demais informações são preenchidas automaticamente ou setorfazem deveparte fazerdo uma cópia para seu próprio Google Drive antes de preencher.catálogo.

    4.1.

    5. Como fazerpreencher a planilha do Almoxarifado Virtual

    5.1. Faça uma cópia da planilha

    1. Acesse o link daa planilha modelo.
    2. No menu superior do Google Sheets, cliqueClique em Arquivo.
    3. Clique em Fazer uma cópia.
    4. EscolhaSalve a pastacópia dono seu Google Drive onde deseja salvar o arquivo.Drive.
    5. Dê um nome claro ao arquivo, preferencialmentecomo: indicando o setor e a data do pedido.

    Sugestão de nome do arquivo:

    Pedido Almoxarifado Virtual - [Setor]Setor - [mêMês/ano]
    Ano.

    5.2. ComoPreencha preencheros acampos planilha

    amarelos

    Após fazer a cópia, abra aNa aba “PEDIDO - preencher aqui”. Essa é a aba principal de preenchimento.

    Regra principal:, preencha somente os campos destacados em amarelo.amarelo:

    As
      demais células possuem fórmulas,
    • dados automáticos,do imagenssetor requisitante;
    • dados do servidor responsável;
    • chefia imediata;
    • data da solicitação;
    • justificativa da necessidade;
    • justificativa do quantitativo;
    • quantidade desejada de cada item.

    Não é necessário editar códigos, descrições, imagens, valores ou informaçõesfórmulas.

    do

    5.3. catálogoInforme as quantidades

    Na lista de materiais, localize o item desejado e preencha apenas a coluna de quantidade. Os itens com quantidade zero não entrarão no formulário automático.

    A planilha calculará os valores e montará automaticamente a relação dos itens solicitados.

    6. Como escrever as justificativas

    As justificativas devem ser alteradas.

    objetivas.
    Não

    5.1.é Dadosnecessário geraisescrever textos longos; basta explicar a necessidade do pedido

    material

    Preenchae oso campos iniciaismotivo da planilhaquantidade com as informações do setor e dos responsáveis:solicitada.

    • Setor
      • ouCoordenaçãorequisitante;oufiscaltitular;
    • SIAPE;
    • Chefia imediata;
    • E-mail;
    • Telefone;
    • Fiscal substituto ou adjunto, quando aplicável;
    • Data da solicitação.

      • 5.2.

      No

      adquirido.Ajustificativa materialdeconsumo
      Campo O
    • Servidorque requisitanteinformar
      		•
      Justificativa da necessidade Explique campopara “Justificativaqual daatividade, necessidade”,rotina, expliquesetor, porprojeto queou serviço o material precisaserá serutilizado.
      Justificativa devedo demonstrarquantitativoExplique como a finalidadequantidade públicafoi daestimada, demandaconsiderando econsumo, sua relação com as atividades do setor.

      Exemplosperíodo de informaçõesuso, úteis:

      número
        de
      • atividade, serviço, projetousuários ou rotina administrativa que será atendida;
      • necessidade de reposição denecessária.
      essencial;

      6.1.
    • atendimentoExemplos a aulas, laboratórios, setores administrativos, eventos ou serviços institucionais;
    • prejuízo ou impacto caso o material não seja disponibilizado.

    prontos

    ExemploJustificativa deda redação:necessidade:

    A solicitação se justifica pela necessidade de reposição deOs materiais de consumoserão utilizados nas atividades administrativas rotineiras do setor, garantindo a continuidade dos atendimentos e serviços prestados à comunidade interna e externa.institucionais.

    5.3.

    Justificativa do quantitativo

    No campo “Justificativa do quantitativo”quantitativo:, explique como foi definida a quantidade solicitada.

    Podem ser utilizados critérios como:

    • histórico de consumo do setor;
    • número de servidores, alunos ou usuários atendidos;
    • previsão de uso para determinado período;
    • quantidade necessária para reposição mínima;
    • demanda específica de atividade, projeto, evento ou laboratório.

    Exemplo de redação:

    O quantitativo solicitado foi estimado com base no consumo médio do setor nos últimos meses e na previsão de usoconsumo do setor para o próximo período, considerando a inexistência ou insuficiência de saldo no almoxarifado físico do campus.

    5.4. Seleção dos materiais

    1. Localize o item desejado na lista de materiais.
    2. Confira o código, a descrição, a imagem, a família, a marca e o valor unitário.
    3. Na coluna “Qtd. pedido”, informe apenas a quantidade desejada.
    4. Deixe como zero ou em branco os itens que não serão solicitados.
    5. Não altere descrições, valores, imagens, códigos ou fórmulas.

    A própria planilha calculará automaticamente o valor total de cada item e o valor total estimado do pedido.

    6.7. ConferênciaGere doo formulário automático em PDF

    Após preencher a aba “PEDIDO - preencher aqui”,planilha, acesse a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.

    Essa aba é geradareúne automaticamente comos base nas informações preenchidas na planilha e reúne:

    • dados da unidade requisitante;
    • dados do servidorpedido, requisitanteas justificativas, os itens selecionados e responsáveis;
      • os
    • objeto/licitação de origem;
    • justificativas do pedido;
    • itens solicitados;
    • quantidades;
    • valores unitários e totais;
    • declarações necessárias para tramitação.

    Atenção: se alguma informação estiver incorreta no formulário automático, volte à aba “PEDIDO - preencher aqui” e corrija o campo correspondente. Não edite manualmente a aba do formulário automático.

    7. Como salvar a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO” em PDF

    Depois de conferir todos os dados, salve a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO” em PDF para anexar ao pedido de empenho.estimados.

    7.1. PassoComo abaixar passoem no Google SheetsPDF

    1. Abra a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
    2. Clique em Arquivo.
    3. Clique em Fazer download.
    4. Selecione PDF (.pdf).
    5. Nas opções de impressão/exportação, selecioneEscolha a opção parade imprimir/exportar somente a aba atual.atual.
    6. Confira sea visualização conteúdo está legível e se todas as páginas necessárias aparecem na pré-visualização.
    7. Cliqueclique em Exportar ou Fazer download.
    8. Salve o arquivo PDF com nome claro e identificável.

    Sugestão de nome dopara arquivoo PDF:arquivo:

    Formulario Almoxarifado Virtual - [Setor]Setor - [data].Data.pdf

    8. CadastramentoCadastre doo pedido de empenho

    Com o PDF gerado, o servidor ou setor responsável deverá cadastrarcadastre o pedido de empenho por meio do formulário eletrônico adotadoutilizado pelo campuscampus. e, emEm seguida, formalizarformalize a solicitação no SIPAC conforme o manual institucionalda de Solicitação de Empenho.

    Manual de referência:CEOF.

    Acessar o manual de Solicitação de Empenho [Minuta de Memorando]

    8.1. Documentos e informaçõesO que devem acompanhar o pedidoanexar

    • PDF da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”;
    • justificativademais dadocumentos necessidade;
      • solicitados
    • justificativano doformulário quantitativo;
      • eletrônico
    • declaraçãoou no fluxo de inexistência ou insuficiência de estoque físico;
    • identificação do setor requisitante;
    • identificação do servidor requisitante, chefia e responsáveis pela fiscalização,empenho, quando aplicável.houver.

    9. Cadastro do memorando no SIPAC

    Após gerar o PDF e reunir as informações necessárias, cadastre o memorando eletrônico no SIPAC, conforme o manual institucional indicado acima.

    9.1. Orientações gerais para o memorando

    1. Acesse o SIPAC com seu usuário institucional.
    2. Cadastre um novo memorando eletrônico, conforme o fluxo indicado no manual de Solicitação de Empenho.
    3. No assunto ou título, identifique que se trata de solicitação de empenho para materiais do Almoxarifado Virtual.
    4. No corpo do memorando, informe de forma objetiva a finalidade da solicitação e mencione que o formulário automático do Almoxarifado Virtual segue anexo.
    5. Anexe o PDF gerado a partir da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
    6. Inclua os assinantes necessários, conforme o fluxo do campus.
    7. Encaminhe o memorando à unidade indicada no manual de Solicitação de Empenho.

    9.8.2. ModeloTexto simples de textosugerido para o memorando

    Encaminhamos solicitação de empenho referente à aquisição de materiais de consumo administrativo por meio do Almoxarifado Virtual, conforme formulário automático anexo.

    Informamos que foi realizada verificaçãoconsulta prévia junto ao almoxarifado físico do campus, tendonão sido constatada a inexistência e/ou insuficiência dehavendo saldo dossuficiente itenspara solicitados.

    atendimento

    As justificativasintegral da necessidade e do quantitativo constam no formulário anexo, juntamente com a relação dos itens, quantidades e valores estimados.demanda.

    Solicitamos a análise e adoção das providências necessárias para emissão do empenho,rias, conforme fluxo institucional.

    10.9. AssinaturasChecklist necessáriasfinal

    O pedido deverá conter as assinaturas necessárias no memorando eletrônico e/ou nos documentos gerados, conforme o fluxo institucional indicado no manual de Solicitação de Empenho.

    Em regra, devem participar da validação:

    • servidor requisitante;
    • chefia imediata;
    • responsável pela ciência/anuência da direção ou setor competente;
    • autoridade máxima da unidade, quando exigido pelo fluxo;
    • setores administrativos responsáveis pela análise e providências de empenho.

    Importante: pedidos sem assinatura, com PDF incompleto, sem justificativas ou sem declaração de inexistência/insuficiência de estoque poderão ser devolvidos para correção.

    11. Fluxo resumido

  • Confirmei
  • Preenchi
    • desejados.
  • Preenchi
    • asduas
  • Gerei
    • oPDF
    EtapaResponsávelAção
    1Servidor requisitante / setorIdentificar a necessidade de material.
    2Servidor requisitante / setorVerificar seVerifiquei o item existe no almoxarifado físico do campus.
    3Servidor requisitante / setorSeque não houverhá estoque suficiente,suficiente consultarpara aatender planilhaà dodemanda. Almoxarifado Virtual.
    4Servidor requisitante / setorFazer
  • Fiz uma cópia da planilha modelo no Google Drive.
    		•
    5Servidor requisitante / setorPreencher somenteapenas os campos amarelosamarelos. da
  • Informei abaas “PEDIDOquantidades -dos preencheritens aqui”.
    		•
    6 Servidorjustificativas. requisitante / setorConferir
  • Conferi a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
    		•
    7 Servidordo requisitanteformulário. / setorSalvar a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO” em PDF.
    8Servidor requisitante / setor responsávelCadastrar
  • Cadastrei o pedido de empenho por meio dopelo formulário eletrôniconico.
    • adotado
  • Cadastrei pelo campus.
    • 9Servidor requisitante / chefiaCadastraro memorando no SIPAC e anexaranexei o PDF.
    10Assinantes responsáveisAssinar eletronicamente e encaminhar conforme fluxo institucional.

    12. Erros comuns que devem ser evitados

    • Editar a planilha original em vez de fazer uma cópia.
    • Preencher células que não estão destacadas em amarelo.
    • Apagar fórmulas, imagens, linhas ou colunas da planilha.
    • Solicitar material já disponível no almoxarifado físico.
    • Não justificar adequadamente a necessidade do pedido.
    • Não explicar como foi definido o quantitativo solicitado.
    • Gerar PDF da aba errada.
    • Anexar a planilha inteira em vez do PDF do formulário automático.
    • Enviar memorando sem assinaturas obrigatórias.
    • Incluir itens indisponíveis ou não constantes do catálogo.
    • A verificação do almoxarifado físico foi realizada.
    • Os itens solicitados não existem em estoque ou possuem saldo insuficiente.
    • A planilha foi copiada para o Google Drive do usuário ou setor.
    • Somente os campos amarelos foram preenchidos.
    • A justificativa da necessidade foi preenchida.
    • A justificativa do quantitativo foi preenchida.
    • As quantidades dos itens foram conferidas.
    • O formulário automático foi revisado.
    • O PDF foi gerado a partir da aba “FORMULÁRIO AUTOMATICO”.
    • O pedido de empenho foi cadastrado por meio do formulário eletrônico.
    • O memorando foi cadastrado no SIPAC.
    • O PDF foi anexado ao memorando.
    • As assinaturas necessárias foram incluídas.

    14. Dúvidas e orientações complementares

    Em caso de dúvida sobre a disponibilidade de materiais no almoxarifado físico, consulte a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ou o setor responsável no campus.

    Em caso de dúvida sobre cadastramento do pedido de empenho, preenchimento do memorando eletrônico ou tramitação no SIPAC, consulte o manual institucional de Solicitação de Empenho e, se necessário, a unidade administrativa responsável pela execução orçamentária e financeira.

    15. Referênciasúteis

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