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Requisição de Materiais de Almoxarifado

Este manual orienta os servidores do IFC Campus Araquari sobre como solicitar materiais de consumo de forma simples e organizada,rápida, utilizando primeiro o almoxarifado físico do campus e,sempre quandoque necessário,houver estoque disponível e o Almoxarifado Virtual. quando o item não estiver disponível no campus ou quando a quantidade em estoque for insuficiente.

FluxoEm principal:resumo: primeiro verifiqueconsulte seo almoxarifado físico no SIPAC. Se o material existeestiver nodisponível, almoxarifadofaça físico.a Serequisição houverpelo estoque,próprio solicite por esse caminho.SIPAC. Se não houver,estiver oudisponível, sefaça o pedido pelo Almoxarifado Virtual usando a quantidadeplanilha for insuficiente, utilize o Almoxarifado Virtual.modelo.

1. EntendaQual ascaminho duasdevo formas de solicitaçãousar?

Tipo de atendimentoQuando utilizarComo funciona
Almoxarifado físico do campusQuando o item já está disponível em estoque no campus.O setor solicita o material ao almoxarifado físico e recebe conforme disponibilidade e fluxo interno.
Almoxarifado VirtualQuando o item não existe no estoque físico ou quando a quantidade disponível é insuficiente.O setor preenche a planilha modelo, gera o formulário em PDF e cadastra o pedido de empenho.

2. Fluxo rápido

EtapaO que fazerResultado
1Identifique os materiais necessários para o setor.Lista simples com item e quantidade estimada.
2Verifique se os itens estão disponíveis no almoxarifado físico do campus.Define se o pedido será atendido pelo estoque físico ou pelo Almoxarifado Virtual.
3Se houver no estoque físico, solicite o material ao almoxarifado do campus.Atendimento mais rápido, sem necessidade de pedido de empenho.
4Se não houver estoque suficiente, preencha a planilha do Almoxarifado Virtual.Formulário automático pronto para instruir o pedido de empenho.
5Gere o PDF da aba de formulário e cadastre o pedido conforme o fluxo de empenho.Pedido formalizado para análise e providências administrativas.

3. Primeiro passo: consultar o almoxarifado físico

Antes de usar o Almoxarifado Virtual, verifique se o campus já possui o material em estoque. Esse passo é simples e ajuda a agilizar o atendimento, pois itens disponíveis no almoxarifado físico podem ser fornecidos sem necessidade de iniciar um novo pedido de empenho.

3.1. Como consultar

  1. Liste os materiais pretendidos, com quantidade aproximada.
  2. Consulte a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ou o setor responsável pelo estoque físico do campus.
  3. Informe o setor requisitante, a finalidade do uso e a quantidade necessária.
  4. Aguarde a confirmação de disponibilidade.

3.2. O que fazer depois da consulta

Situação EncaminhamentoO que fazerCaminho
HáO quantidadeitem suficienteexiste no estoque físico.Solicite o fornecimento pelo próprio almoxarifadosico do campus.Faça a requisição de material no SIPAC.Almoxarifado físico
HáO apenasitem parteexiste, damas a quantidade necessária.disponível não atende à necessidade. Solicite ao almoxarifadono físico o que estiver disponível e peça o complemento pelo Almoxarifadovirtual.Físico + Virtual apenas o complemento.
NãO item não há o itemexiste no estoque físico.sico, mas consta no catálogo virtual. VerifiquePreencha se o item está disponível naa planilha do Almoxarifado Virtual.Virtual e cadastre o pedido de empenho.Almoxarifado Virtual
O item não aparece no estoque físico nem no catálogo virtual.Consulte a Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado sobre a melhor alternativa.Orientação prévia

4.2. Solicitação pelo almoxarifado físico do campus

O almoxarifado físico é o caminho mais simples quando o material já está disponível no campus. Desde 18/07/2016, o controle de entrada e saída de materiais é realizado pelo módulo de Almoxarifado do SIPAC.

As requisições cadastradas no SIPAC passam pela aprovação da chefia imediata antes da retirada. Após a autorização, o material deverá ser retirado pelo próprio servidor solicitante, que assinará o comprovante de atendimento para fins de registro e controle.

2.1. Como cadastrar a requisição no SIPAC

  1. Acesse sig.ifc.edu.br.
  2. Selecione o módulo SIPAC Administrativo e faça login com usuário e senha institucionais.
  3. Acesse o Portal Administrativo, localizado no canto superior direito da tela.
  4. No menu superior, siga o caminho:
    Requisições > Material/Serviço > Almoxarifado > Cadastrar Requisição.
  5. Busque o material desejado pela denominação do item.
  6. Confira se o material aparece disponível e selecione o item.
  7. Informe a quantidade desejada e clique em Incluir.
  8. Repita a busca e inclusão para cada material necessário.
  9. Ao final, clique em Gravar e Enviar para encaminhar a requisição à chefia imediata.

Dica: no SIPAC, os materiais apresentados em azul estão em estoque. Os materiais apresentados em vermelho estão em falta.

2.2. O que acontece depois do envio?

  1. A requisição é encaminhada à chefia imediata para autorização.
  2. Após autorizada, o material poderá ser retirado no Almoxarifado pelo próprio usuário que cadastrou a requisição.
  3. Após a retirada, a requisição é atendida e seu status passa para Finalizada.
  4. O comprovante de atendimento será encaminhado para assinatura do usuário pelo SIPAC.
  5. As notificações sobre status da requisição e assinatura do comprovante serão enviadas automaticamente por e-mail.

2.3. Gravar ou gravar e enviar?

BotãoQuando usar
GravarUse quando quiser apenas salvar a requisição para continuar depois.
Gravar e EnviarUse quando o pedido estiver pronto. A requisição será enviada à chefia para autorização.

3. Quando usar o Almoxarifado Virtual

UseSe o Almoxarifado Virtual quando o item necessáriomaterial não estiver disponível no almoxarifado físico do campussico, ou quandose a quantidade em estoque for insuficiente, o saldosetor existentepoderá nãutilizar o forAlmoxarifado suficiente para atender à demanda.Virtual.

O procedimentoAlmoxarifado Virtual funciona por meio de catálogo previamente contratado. Para facilitar o pedido, foi organizado emcriada uma planilha modelo para facilitar o preenchimento:modelo: o servidor informapreenche os dados do setor, selecionainforma as quantidades desejadas e a própria planilha gera automaticamente o formulário que será anexado ao pedido de empenho.

Acessar a planilha modelo do Almoxarifado Virtual

Dica:Prático: ana planilhaplanilha, foipreencha feita para ser prática. Preencha apenassomente os campos amarelos. As demais informações são preenchidas automaticamenteautomáticas ou fazem parte do catálogo.

5.4. Como preencher a planilha do Almoxarifado Virtual

5.4.1. Faça uma cópia da planilha

  1. Acesse a planilha modelo.
  2. Clique em Arquivo.
  3. Clique em Fazer uma cópia.
  4. Salve a cópia no seu Google Drive.
  5. Dê um nome claro ao arquivo, como: Pedido Almoxarifado Virtual - Setor - Mês/Ano.

5.4.2. Preencha somente os campos amarelos

Na aba “PEDIDO - preencher aqui”, preencha somente os campos destacados em amarelo:informe:

  • dados do setor requisitante;
  • dados do servidor responsável;
  • chefia imediata;
  • data da solicitação;
  • justificativa da necessidade;
  • justificativa do quantitativo;
  • quantidade desejada de cada item.

Não é necessário editaralterar códigos, descrições, imagens, valores ou fórmulas.

5.4.3. Informe as quantidades

Na lista de materiais, localizeLocalize o item desejado na lista de materiais e preencha apenas a coluna de quantidade. Os itens com quantidade zero não entrarão no formulário automático.

A planilha calculará os valores e montará automaticamente a relação dos itens solicitados.

6.5. ComoJustificativas escreverdo aspedido justificativasvirtual

As justificativas devem ser objetivas. Não é necessário escrever textos longos; bastaBasta explicar a necessidade do material e o motivo da quantidade solicitada.

Campo O que informar
Justificativa da necessidade Explique para qual atividade, rotina, setor, projeto ou serviço o material será utilizado.
Justificativa do quantitativo Explique como a quantidade foi estimada, considerando consumo, período de uso, número de usuários ou reposição necessária.

6.1. Exemplos prontos

Justificativa da necessidade:

Os materiais serão utilizados nas atividades administrativas rotineiras do setor, garantindo a continuidade dos atendimentos e serviços institucionais.

Justificativa do quantitativo:

O quantitativo foi estimado com base na previsão de consumo do setor para o próximo período, considerando a inexistência ou insuficiência de saldo no almoxarifado físico do campus.

7.6. Gere o formulário automático em PDF

Após preencher a planilha, acesse a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”. Essa aba reúne automaticamente os dados do pedido, as justificativas, os itens selecionados e os valores estimados.

7.6.1. Como baixar em PDF

  1. Abra a aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
  2. Clique em Arquivo.
  3. Clique em Fazer download.
  4. Selecione PDF (.pdf).
  5. Escolha a opção de exportar somente a aba atual.
  6. Confira a visualização e clique em Exportar.

Sugestão de nome para o arquivo:

Formulario Almoxarifado Virtual - Setor - Data.pdf

8.7. Cadastre o pedido de empenho

Com o PDF gerado, cadastre o pedido de empenho por meio do formulário eletrônico utilizado pelo campus. Em seguida, formalize a solicitação no SIPAC conforme o manual da CEOF.

Acessar o manual de Solicitação de Empenho [Minuta de Memorando]

8.7.1. O que anexar

  • PDF da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”;
  • demais documentos solicitados no formulário eletrônico ou no fluxo de empenho, quando houver.

8.7.2. Texto sugerido para o memorando

Encaminhamos solicitação de empenho referente à aquisição de materiais de consumo administrativo por meio do Almoxarifado Virtual, conforme formulário anexo.

Informamos que foi realizada consulta prévia ao almoxarifado físico do campus, não havendo saldo suficiente para atendimento integral da demanda.

Solicitamos a análise e adoção das providências necessárias, conforme fluxo institucional.

9.8. Checklist final

  • Verifiquei
    • o do atenderàdemanda. noGoogleDrive.
  • Informei
    • asquantidades dos itens desejados.
  • Preenchi as duas justificativas.
  • Conferi
  • Gerei
    • Se for pelo almoxarifado físico Se campus.for
  • pelo Almoxarifado Virtual
    • Busquei o material no SIPAC.Confirmei que não há estoque suficientefísico parasuficiente.
    Informei
  • a quantidade e incluí o item.
    		• Fiz uma cópia da planilha modelomodelo.
    Cliquei
  • em Gravar e Enviar.
    		• Preenchi apenas os campos amarelos.
    Aguardei a autorização da chefia.Gerei o PDF da aba “FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EMPENHO”.
    Retirei o PDFmaterial dono formulário.almoxarifado
  • após autorização.
    		• Cadastrei o pedido de empenho pelo formulário eletrônico.
  • Cadastrei o memorando no SIPAC e anexei o PDF.
    		•
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