5. ALMOXARIFADO - LANÇAMENTO DE NOTA NO SIPAC
5.1 Conferir os documentos criados para verificar se há pendência da assinatura dos fiscais.
5.2 Lançamento da nota fiscal no SIPAC, e planilha de Controle de Notas Lançadas.
5.2.1 Verificar o empenho:
5.2.2.1 Lançamento/cadastro das notas fiscais de consumo e orçamentárias (com empenho):
-
Verificar se o empenho é encontrado no SIPAC, se o empenho não for encontrado, solicitar para que a CEOF cadastre o empenho;
-
Verificar o Grupo Classificado para cada item;
-
Verificar se o total do empenho foi recebido;
-
Atualizar a planilha de controle de empenhos (inserindo o número da NF);
-
Se não foi recebido todos os materiais do respectivo empenho, fazer anotação na planilha referente a pendência dos materiais.
-
Buscar os códigos de cada item da NF no Catálogo de Materiais SIPAC, sempre com a mesma classificação do empenho};
-
Após análise das descrições encontradas, escolher o código que tenha a mesma DESCRIÇÃO e UNIDADE e QUANTIDADE DA UNIDADE do material recebido e se os mesmos estão de acordo com a ATA DE REGISTRO DE PREÇOS;
-
Se o material a ser lançado for para estoque, e já tiver saldo do mesmo material no estoque físico do Almoxarifado, dar preferência para o mesmo código do estoque.
-
Se não for encontrado um código devido no Catálogo do SIPAC, é preciso enviar e-mail contendo formulário devidamente preenchido para a PROAD/REITORIA (sipac.proad@ifc.edu.br), solicitando o cadastro do material conforme formulário em anexo.
-
Se for encontrado o código do material em grupo diferente do empenho, é preciso analisar o Manual-Institucional-de-Padronização-da-Classificação, para se certificar de qual grupo consta no manual para o respectivo material.
-
Se o Grupo do Empenho estiver divergente do Manual-Institucional-de-Padronização da-Classificação-da-Despesa-Orçamentária ( https://proad.ifc.edu.br/wp-content/uploads/sites/64/2022/12/Manual-Institucional-de-Padronizacao-da-Classificacao-da-Despesa-Orcamentaria-%E2%80%93.pdf), será preciso RECLASSIFICAR o empenho, enviando e-mail para o Setor de Contabilidade e CEOF (buscar pelo título RECLASSIFICAÇAO na conta de e- mail do Almoxarifado (a fim de verificar quais as informações são necessárias) ou utilizar o exemplo em anexo e, quando algum material for lançado no SIPAC com grupo diferente do grupo do empenho, mencionar no memorando de fechamento a reclassificação realizada, anexando todos os documentos pertinentes e encaminhar para o Setor de Contabilidade com cópia para CEOF.
-
Sempre considerar a informação enviada no pedido de lançamento do Setor Financeiro das notas fiscais que são lançadas como consumo imediato e estoque.
5.2.3 Quando a nota fiscal é lançada para ESTOQUE:
-
É preciso verificar quais itens já possuem saldo no estoque físico do Almoxarifado, para que o material seja colocado junto do material com o mesmo código, e os novos materiais (sem saldo em estoque), devem ter as etiquetas com os códigos recém lançados para serem organizados nas estantes do setor;
-
Se os materiais da nota fiscal lançada para estoque já foram retirados do Almoxarifado (ex: medicamentos, materiais químicos, materiais de construção civil, etc), é preciso solicitar imediatamente uma requisição para o setor/servidor responsável pelo material, assim que a nota fiscal é cadastrada e finalizar a requisição para que seja efetivada a baixa no estoque.
5.2.4 Se o material é CONSUMO IMEDIATO:
O material deverá ser destinado integralmente para o setor solicitante e, após o fechamento mensal (RMA), emitir Relatório de Saída Avulsa para que os responsáveis das Coordenações/Setores assinem o documento através do processo eletrônico 23349.000263/2024-69 (Unidade: Chefia de Almoxarifado).
5.2.5 Lançamento/cadastro das notas fiscais de consumo e extra – orçamentárias (notas da produção de excedentes UEA’s - Escola Fazenda/dip)
-
Lançar as Guias de Fornecimento da DIP, como EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS e sempre como CONSUMO IMEDIATO:
-
Fornecedor: Instituto Federal Catarinense Campus Araquari
-
Unidade Requisitante: Coordenação da Escola Fazenda
-
Animais: Grupo de Classificação 3008
-
Leite: Grupo de Classificação 3007
5.3 Solicitar cadastro do código de material caso não exista.
5.4 Solicitar processo a CEOF e anexar todos os documentos gerados (e-mail de ateste provisório, documento de ateste, nota fiscal e o comprovante de lançamento de nota fiscal do SIPAC) com assinatura do coordenador de almoxarifado e patrimônio.
5.5 Enviar para a CEOF.
5.6 Lançar produção da Escola Fazendo no SIPAC e criar documento em PDF para ser anexado na planilha RMA, até o último dia útil do mês.