Manual de Utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal no IFC Araquari

1. Apresentação

O Suprimento de Fundos é um regime excepcional de execução orçamentária e financeira destinado ao atendimento de despesas que, justificadamente, não possam ser realizadas pelos meios normais de contratação da Administração Pública.

No IFC, a execução dessas despesas ocorre por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF), emitido em nome da Instituição e utilizado por servidor formalmente designado como suprido.

Regra principal: o suprimento de fundos não substitui o planejamento das contratações nem os procedimentos ordinários de compras.

Documentos importantes:

Documento	Disponível em
Portaria Normativa nº 5/2024 - ASTEC/REIT	https://portariasnormativas.ifc.edu.br/wp-content/uploads/sites/72/2024/01/Portaria-Normativa-5.2024.pdf
Formulário de solicitação de Suprimento de Fundos	https://docs.google.com/document/d/139wvlXK9Q_M45mphW9WuKTF_AB4dAbUMO1MSYTAikMI/edit?usp=sharing
Formulário de solicitação de uso de Suprimento de Fundos	https://docs.google.com/document/d/1HZo3UZVMNWjjCkeF9pCndZcK9qQnFRIO0boVvi9lmhs/edit?usp=sharing
Check-list para prestação de contas	https://docs.google.com/document/d/1rQ5BZj-MgcqXJ8r945t-Xep0QuIbECZSTGhxnnbDtQ8/edit?usp=sharing

2. Fluxo Geral do Processo

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3. Jornada do Suprido em 10 Passos

Receber a concessão formal do suprimento.
Verificar o objeto autorizado, o prazo de aplicação e o limite disponível.
Confirmar que não há estoque, contrato, ata ou outro meio ordinário para atender à demanda.
Verificar se a despesa não é vedada, não envolve material permanente e está dentro dos limites financeiros.
Realizar pesquisa de preços, sempre que possível.
Realizar a compra com o CPGF, preferencialmente na função crédito.
Exigir documento fiscal válido.
Obter atesto do demandante ou responsável pelo recebimento.
Enviar mensalmente à CEOF a fatura acompanhada das notas fiscais e documentos correspondentes.
Apresentar a prestação de contas final no prazo estabelecido.

Atenção: o envio mensal da fatura e das notas fiscais à CEOF é responsabilidade do suprido e não substitui a prestação de contas final.

4. Quem Faz o Quê?

Agente	Responsabilidade
Demandante	Identifica a necessidade, justifica a despesa e atesta o recebimento do material ou a execução do serviço.
Suprido	Utiliza o cartão, realiza a compra, reúne documentos, envia mensalmente faturas e notas fiscais à CEOF e presta contas.
Ordenador de Despesas	Autoriza a concessão, define limites e aprova ou rejeita a prestação de contas.
CEOF	Orienta, acompanha, confere documentos, analisa incidência tributária, processa pagamentos e subsidia os registros financeiros.
Almoxarifado	Verifica se há material disponível em estoque.
Patrimônio	Analisa situações envolvendo manutenção, reparo ou dúvidas sobre bens permanentes.

5. Quando o Suprimento de Fundos Pode Ser Utilizado?

O suprimento somente pode ser utilizado quando:

a despesa for excepcional;
houver interesse público devidamente demonstrado;
não houver possibilidade de atendimento pelo fluxo normal de compras;
não existir contrato vigente que atenda à necessidade;
não houver material disponível em estoque;
a aquisição for compatível com as hipóteses legais de suprimento de fundos;
o valor estiver dentro dos limites aplicáveis;
a despesa puder ser comprovada documentalmente.

Não deve ser utilizado para despesas previsíveis, rotineiras ou passíveis de planejamento.

6. Verificações Obrigatórias Antes da Compra

6.1 Consulta ao Almoxarifado

Verificar previamente se o material já está disponível em estoque.

Se houver disponibilidade, o suprimento de fundos não deverá ser utilizado.

6.2 Verificação de Contratos, Atas e Processos em Andamento

Verificar se existe:

contrato vigente;
ata de registro de preços;
processo de aquisição em andamento;
outro meio institucional capaz de atender à demanda.

Havendo solução institucional disponível, o suprimento não deve ser utilizado.

6.3 Consulta ao Patrimônio

Quando a despesa envolver manutenção, reparo ou intervenção em bem institucional, o demandante deverá informar o número do tombamento e observar as orientações do setor de Patrimônio.

6.4 Verificação do Objeto Autorizado

O suprido deve conferir se a despesa pretendida está de acordo com o objeto autorizado na concessão.

Não é permitido utilizar o cartão para finalidade diversa daquela autorizada.

6.5 Verificação do Prazo de Aplicação

A compra somente pode ser realizada dentro do período de aplicação autorizado.

Despesa realizada fora do prazo é irregular e poderá ser glosada.

7. Material Permanente

A Portaria Normativa IFC nº 5/2024 veda a aquisição de material permanente por suprimento de fundos.

Exemplos de material permanente:

computadores;
notebooks;
monitores;
impressoras;
mobiliário;
aparelhos eletrônicos permanentes;
equipamentos laboratoriais permanentes;
equipamentos de informática em geral.

Em caso de dúvida: consulte previamente o setor de Patrimônio ou a CEOF antes de realizar a compra.

8. Limites Financeiros

Os limites são definidos pela Portaria Normativa MF nº 1.344/2023 e atualizações posteriores, com base nos valores do art. 75 da Lei nº 14.133/2021.

8.1 Valores de Referência para 2026

Tipo	Valor de referência
Concessão máxima – obras e serviços de engenharia	R$ 65.492,10
Concessão máxima – demais compras e serviços	R$ 32.746,06
Pequeno vulto – engenharia	R$ 6.549,21
Pequeno vulto – demais despesas	R$ 3.274,61

Atenção: os valores devem ser conferidos periodicamente, pois podem sofrer atualização normativa.

9. Fracionamento de Despesa

É vedado fracionar despesas para evitar procedimentos de contratação, burlar limites ou enquadrar artificialmente a despesa como pequeno vulto.

Exemplos de fracionamento irregular:

dividir uma mesma compra em várias notas fiscais;
utilizar diferentes supridos para adquirir o mesmo objeto;
realizar compras sucessivas para atender demanda previsível;
dividir artificialmente a despesa para escapar do processo ordinário de contratação;
repetir aquisições similares ao longo do exercício sem planejamento.

O fracionamento pode gerar responsabilização do suprido, do demandante, do proponente e do ordenador de despesas, conforme o caso.

10. Pesquisa de Preços

Sempre que possível, deve ser realizado levantamento simplificado de mercado antes da compra.

Podem ser utilizados:

consultas a fornecedores;
lojas virtuais;
Painel de Preços do Governo Federal;
contratos vigentes como referência;
atas de registro de preços;
aquisições anteriores similares.

A pesquisa deve demonstrar que o valor contratado é compatível com o mercado.

Quando não for possível realizar pesquisa prévia, a justificativa deverá constar no processo.

Importante: a pesquisa de preços não substitui a justificativa da excepcionalidade. São controles diferentes.

11. Despesas Vedadas

É vedada a utilização do suprimento para:

despesas pessoais;
despesas previsíveis;
despesas sem interesse público;
material permanente;
formação de estoque;
contratações continuadas;
despesas sem documento fiscal válido;
despesas realizadas fora do período de aplicação;
despesas já atendidas por contrato, ata ou almoxarifado;
fracionamento de despesas;
pagamento parcelado;
despesas fora do objeto autorizado;
compras destinadas a terceiros ou sem vínculo institucional.

12. Concessão do Suprimento

Após a aprovação da demanda:

é aberto processo eletrônico;
a excepcionalidade é justificada;
ocorre a autorização pelo Ordenador de Despesas;
é emitido o empenho;
é disponibilizado o limite do cartão;
inicia-se o período de aplicação.

Vedação: nenhuma despesa deve ser realizada antes da autorização, da emissão do empenho e da disponibilização do limite do cartão.

13. Realizando a Compra

13.1 Antes da Compra

verificar se a despesa foi autorizada;
verificar se existe saldo disponível;
verificar se o período de aplicação está vigente;
verificar se o objeto está autorizado;
verificar se a pesquisa de preços foi realizada ou justificada;
verificar se o item não é material permanente;
verificar se o fornecedor emite documento fiscal válido.

13.2 Durante a Compra

utilizar obrigatoriamente a função crédito;
realizar pagamento à vista;
não parcelar a despesa;
exigir documento fiscal válido;
conferir descrição, quantidades e valores;
verificar se o documento fiscal corresponde exatamente ao objeto adquirido.

13.3 Compras pela Internet

As compras pela internet somente devem ocorrer quando:

houver justificativa;
houver segurança da operação;
houver emissão de documento fiscal válido;
o pagamento for realizado em parcela única;
o fornecedor for confiável;
o prazo de entrega for compatível com a necessidade e com o período de aplicação.

Atenção: Marketplaces somente serão aceitos se a compra for realizada em lojas oficiais, com emissão de documento fiscal ao CNPJ da instituição.

14. Documento Fiscal

Toda despesa deve ser comprovada por documento fiscal válido.

O documento deve conter:

identificação do fornecedor;
CPF ou CNPJ;
data de emissão;
descrição detalhada do objeto;
quantidade;
valor unitário;
valor total.

Preferencialmente, o documento fiscal deve ser emitido em nome do Instituto Federal Catarinense – Campus Araquari.

14.1 Documentos Não Aceitos

orçamentos;
pedidos de compra;
documentos ilegíveis;
documentos rasurados;
documentos emitidos para terceiros;
documentos sem identificação do fornecedor;
documentos com descrição genérica ou incompatível com a despesa.

15. Atesto

Toda despesa deve ser atestada.

O atesto deve ser realizado pelo servidor responsável pelo recebimento do material ou pela conferência do serviço.

Sempre que possível, o atestador deve ser diferente do suprido.

O atesto confirma:

recebimento do material;
execução do serviço;
conformidade da despesa;
compatibilidade com a solicitação autorizada.

Boa prática: quem compra não deve ser a mesma pessoa que atesta.

16. Após a Compra

Após cada aquisição, o suprido deverá:

obter o atesto;
anexar os documentos ao processo;
registrar a despesa no SCP/Compras.gov;
controlar o saldo disponível;
organizar a documentação para envio mensal à CEOF;
guardar cópia dos documentos para a prestação de contas final.

17. Envio Mensal da Fatura e Documentação

17.1 Obrigação do Suprido

Além da prestação de contas final, o suprido deve encaminhar mensalmente à CEOF a fatura do CPGF acompanhada dos documentos correspondentes às despesas realizadas no período.

Devem ser encaminhados:

fatura do CPGF;
notas fiscais;
notas fiscais de serviço;
recibos válidos, quando cabíveis;
comprovantes de pagamento, quando houver;
atestados de recebimento ou execução, quando já disponíveis;
demais documentos relacionados às despesas realizadas.

17.2 Finalidade do Envio Mensal

A documentação mensal é necessária para:

pagamento da fatura;
conferência da regularidade da despesa;
análise tributária;
verificação de retenção de ISS;
verificação de retenção de INSS;
demais providências fiscais;
prevenção de atrasos, encargos, inconsistências e pendências de prestação de contas.

Responsabilidade: o envio mensal da fatura e da documentação fiscal é responsabilidade do suprido. A prestação de contas final não substitui o envio mensal da fatura e das notas fiscais à CEOF.

18. Tributação

Determinadas despesas exigem análise tributária pela CEOF ou pela área competente.

18.1 Serviços Prestados por Pessoa Física

Podem envolver:

retenção de INSS;
recolhimento patronal;
outras obrigações aplicáveis.

18.2 Serviços Prestados por Pessoa Jurídica

Podem envolver:

análise de ISS;
verificação de obrigações tributárias municipais;
outras providências fiscais cabíveis.

A CEOF realizará a análise tributária necessária com base nos documentos enviados.

Por isso, o envio mensal das notas fiscais e demais documentos é obrigatório.

19. Prestação de Contas Final

Ao final do período de aplicação, o suprido deverá apresentar a prestação de contas final.

A prestação de contas deverá conter:

formulário de prestação de contas;
solicitações de uso;
notas fiscais;
comprovantes de pagamento;
atestados de recebimento ou execução;
faturas mensais;
comprovantes de recolhimento por GRU, quando houver;
comprovantes de recolhimentos tributários, quando aplicável;
justificativas de situações excepcionais;
demais documentos exigidos pela CEOF ou pelo ordenador de despesas.

20. Ciclo completo do suprimento

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21. Responsabilização

O uso inadequado do suprimento poderá resultar em:

devolução de valores ao erário;
impedimento de novas concessões;
apuração administrativa;
encaminhamento à Corregedoria;
Tomada de Contas Especial;
responsabilização disciplinar;
outras medidas cabíveis.

O ressarcimento ao erário não afasta eventual responsabilização administrativa.

22. Checklist do Suprido

22.1 Antes da Compra

A despesa é excepcional.
Não existe contrato ou ata vigente.
Não existe material em estoque.
O item não é material permanente.
Foi realizada pesquisa de preços ou registrada justificativa.
A despesa está dentro dos limites.
O suprimento foi autorizado.
O empenho foi emitido.
Existe saldo disponível no cartão.
O período de aplicação está vigente.

22.2 Durante a Compra

Utilizei preferencialmente a função crédito.
O pagamento foi à vista.
Obtive documento fiscal válido.
Conferi descrição, quantidade e valores.
A despesa corresponde ao objeto autorizado.

22.3 Após a Compra

Obtive o atesto.
Registrei a despesa no SCP/Compras.gov.
Anexei a documentação ao processo.
Controlei o saldo remanescente.
Organizei os documentos para envio mensal à CEOF.

22.4 Mensalmente

Encaminhei a fatura à CEOF.
Encaminhei todas as notas fiscais correspondentes.
Encaminhei documentos complementares.
Informei eventuais pendências documentais.
Aguardei orientação quanto a eventual retenção ou recolhimento tributário.

22.5 Prestação de Contas Final

Anexei toda a documentação.
Anexei as faturas mensais.
Anexei os atestos.
Anexei comprovantes de pagamento.
Anexei GRU, quando aplicável.
Anexei comprovantes tributários, quando aplicável.
Encaminhei dentro do prazo.

23. Perguntas Frequentes

Posso emprestar o cartão?

Não. O cartão é pessoal e intransferível.

Posso realizar saque?

Somente em situações excepcionais e mediante autorização formal.

Posso comprar material permanente?

Não. A aquisição de material permanente por suprimento de fundos é vedada pela Portaria Normativa IFC nº 5/2024.

Preciso fazer pesquisa de preços?

Sim, sempre que possível. Quando não for possível, a justificativa deve constar no processo.

Quem deve atestar a despesa?

O servidor responsável pelo recebimento do material ou conferência do serviço, preferencialmente diferente do suprido.

Preciso enviar documentos mensalmente?

Sim. O envio mensal da fatura e das notas fiscais à CEOF é obrigatório e é responsabilidade do suprido.

A prestação de contas final substitui o envio mensal?

Não. O envio mensal é necessário para pagamento da fatura e análise tributária. A prestação de contas final continua obrigatória.

O que fazer se houver saldo não utilizado?

O saldo deverá ser estornado ou recolhido por GRU, conforme o caso e orientação da CEOF.

O que fazer em caso de perda, furto ou roubo do cartão?

Comunicar imediatamente a instituição financeira, o ordenador de despesas e a CEOF.

24. Links Úteis

Legislação e Normativos

Sistemas e Consultas

Manuais e Guias

IFC e Campus Araquari

25. Referências Normativas

Lei nº 4.320/1964;
Decreto-Lei nº 200/1967;
Decreto nº 93.872/1986;
Decreto nº 5.355/2005;
Decreto nº 6.370/2008;
Portaria MP nº 41/2005;
Portaria MP nº 90/2009;
Portaria Normativa MF nº 1.344/2023;
Lei nº 14.133/2021;
Manual SIAFI;
Macrofunção SIAFI 02.11.21 – Suprimento de Fundos;
Guia de Suprimento de Fundos da CGU;
Portaria Normativa IFC nº 5/2024;
Manual da CEOF do IFC Campus Araquari;
Formulários e checklists institucionais vigentes.