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Adesão a Ata de Registro de Preços (Carona)

1. Objetivo e quando utilizar

Orientar a abertura, instrução e solicitação de adesão extraordinária — “carona” — a Ata de Registro de Preços, conforme o fluxo da PROAD/IFC e o registro no sistema Contratos.gov.br.

Utilize este manual quando o IFC Campus Araquari pretender contratar objeto registrado em Ata de Registro de Preços de outro órgão ou entidade, desde que a adesão seja permitida, vantajosa, compatível com a necessidade administrativa e devidamente instruída no processo.

Acesso ao sistema:

Contratos.gov.br

Página de referência da PROAD/IFC:

Adesão SRP Extraordinária — Carona

2. Antes de registrar o pedido

Antes de registrar a adesão no Contratos.gov.br, o processo deverá estar aberto e instruído no SIPAC, observando a sequência padronizada da PROAD/IFC.

2.1 Providências iniciais

  • Abrir processo administrativo específico de adesão no SIPAC;

  • Registrar o número sequencial de controle da adesão na planilha institucional;

  • Formalizar a necessidade da contratação;

  • Definir itens, quantitativos e local de entrega ou execução;

  • Verificar a previsão no Plano de Contratações Anual, quando aplicável;

  • Verificar a compatibilidade com o planejamento orçamentário;

  • Consultar previamente o fornecedor;

  • Obter aceite formal do fornecedor;

  • Confirmar se a adesão é permitida pelo edital, pela ata e pela legislação aplicável;
  • Verificar se a Ata de Registro de Preços está vigente e se permanecerá vigente por tempo suficiente para a conclusão da adesão e formalização da aquisição ou contratação pretendida.

  • Verificar se o servidor responsável possui acesso ao Contratos.gov.br.

2.2 Sequência mínima do processo

  1. Solicitação inicial da demanda;

  2. Documento de Formalização da Demanda — DFD;

  3. Estudo Técnico Preliminar — ETP;

  4. Gerenciamento de riscos, quando aplicável;

  5. Pesquisa de preços e mapa de formação de preços;

  6. Consulta ao fornecedor;

  7. Consulta ao órgão gerenciador;

  8. Estudo de comprovação da vantajosidade;

  9. Juntada do edital, homologação e ata de registro de preços;

  10. Declaração de recursos orçamentários;

  11. Certidões e consultas obrigatórias;

  12. Checklist AGU;

  13. Registro do pedido no Contratos.gov.br;

  14. Após autorização, emissão de empenho, contrato, execução, pagamento e arquivamento.

2.3 Documentos e modelos da PROAD

Nº Documento / etapa Responsável Link / observação
001 Formulário de Solicitação de Compras e Serviços Solicitante Modelo PROAD
002 Documento de Formalização da Demanda — DFD Solicitante Modelo PROAD
003 Estudo Técnico Preliminar Digital — ETP Solicitante Modelo PROAD
004 Gerenciamento de Riscos — Planejamento da Contratação Solicitante Modelo PROAD, se aplicável
004.1 e 004.2 Gerenciamento de Riscos — Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato Setor responsável / fiscalização Modelo PROAD, se aplicável
005 Despacho DAP DAP Modelo PROAD
006 Orçamentos Setor responsável Modelo PROAD
007 Mapa de Formação de Preços Setor responsável Modelo PROAD
008 Consulta ao Fornecedor Setor responsável Modelo PROAD
009 Consulta ao Órgão Gerenciador Setor responsável Juntar manifestação/autorização ao processo
009.1 Estudo de Comprovação da Vantajosidade da Adesão Extraordinária Setor responsável Modelo PROAD
010 Edital Setor responsável Juntar edital da licitação de origem
011 Termo de Homologação Setor responsável Juntar homologação da contratação de origem
012 Ata de Registro de Preços ou Consulta Ata Comprasnet Setor responsável Juntar ata vigente ou consulta oficial, verificando se a vigência é suficiente para a conclusão da adesão e formalização da aquisição ou contratação
013 Termo de Concordância com o Edital do Órgão Gerenciador Setor responsável Modelo PROAD
014 Declaração de Bem Comum Solicitante / setor responsável Modelo PROAD, quando aplicável
015 Parecer Referencial de Adesão Extraordinária Setor responsável Juntar quando utilizado no fluxo
016 Declaração de Recursos Orçamentários CEOF / setor orçamentário Modelo PROAD
017 Certidões Negativas de Débito Setor responsável / CEOF Modelo PROAD
018 Check List AGU Setor responsável Modelo PROAD / modelo nacional AGU
019 Nota de Empenho CEOF Emitida após instrução regular
020 Encaminhamento da Nota de Empenho/Contrato ao Fornecedor Setor responsável Modelo PROAD
021 Contrato Contratos / setor responsável Modelo PROAD, quando aplicável
021.1 Publicação no Diário Oficial da União Contratos / setor responsável Quando exigida
021.2 Encaminhamento para Emissão de Portaria Setor responsável Modelo PROAD
021.3 Portaria Gabinete / autoridade competente Designação de fiscais/gestor, quando aplicável
022 Nota Fiscal com Ateste Solicitante / fiscal Após entrega ou prestação do serviço
022.1 Relatório de Fiscalização Fiscalização Quando aplicável
022.2 Encaminhamento para Penalização Solicitante / fiscalização Modelo PROAD, se houver descumprimento
023 Certidões Negativas de Débito Setor responsável / financeiro Modelo PROAD, antes do pagamento
024 Procedimentos de Pagamento CEOF / financeiro Liquidação e ordem bancária
025 Arquivamento do Processo Setor responsável Encerramento processual

Também utilize como referência:

3. Consulta ao fornecedor

Antes de registrar o pedido no Contratos.gov.br, consulte o fornecedor registrado na ata e solicite manifestação formal sobre a aceitação da adesão.

Utilize, preferencialmente, o modelo da PROAD:

008. Consulta ao Fornecedor

A consulta deve indicar:

  • órgão interessado;

  • ata de registro de preços;

  • pregão ou procedimento de origem;

  • item(ns) pretendido(s);

  • descrição do objeto;

  • quantitativo;

  • local de entrega ou execução;

  • prazo pretendido, quando aplicável;

  • solicitação de aceite nas condições da ata.

O aceite do fornecedor deverá ser juntado ao processo e anexado ao pedido no Contratos.gov.br.

4. Consulta ao órgão gerenciador

Após a instrução inicial e o aceite do fornecedor, deverá ser realizada a consulta ao órgão gerenciador, quando exigida pelo fluxo ou pelo sistema.

A consulta ao órgão gerenciador deverá estar instruída com os principais elementos da demanda:

  • identificação do órgão interessado;

  • número do processo administrativo;

  • ata e procedimento de origem;

  • item(ns) e quantitativos pretendidos;

  • justificativa da adesão;

  • aceite do fornecedor;

  • documentos exigidos pelo órgão gerenciador.

A autorização do órgão gerenciador deverá ser juntada ao processo.

5. Demonstração da vantajosidade

A adesão deverá ser justificada de forma objetiva, utilizando o modelo da PROAD quando aplicável:

009.1 Estudo de Comprovação da Vantajosidade da Adesão Extraordinária

A justificativa deve demonstrar:

  • a necessidade administrativa;

  • a compatibilidade do objeto com a demanda;

  • a vantajosidade da adesão;

  • a compatibilidade dos preços registrados com os praticados no mercado;

  • a adequação dos quantitativos;

  • a conveniência administrativa da adesão em relação a nova contratação.

A demonstração da compatibilidade dos preços deverá estar documentada no processo por meio de orçamentos, mapa de formação de preços, contratações similares, painel de preços ou outro meio admitido pela legislação e pelas orientações internas.

6. Registro do pedido no Contratos.gov.br

6.1 Acessar o sistema

Acesse:

Contratos.gov.br

Faça login com suas credenciais.

6.2 Iniciar a solicitação

Na tela inicial:

  1. Clique em Solicitar Adesão;

  2. Clique em + Solicitar Adesão.

6.3 Informar os dados da licitação

Preencha os campos:

  • Unidade Gerenciadora;

  • Número da Compra/Ano;

  • Modalidade da Compra;

  • Número da Ata/Ano, quando aplicável;

  • Fornecedor;

  • Unidade Solicitante.

Depois, clique em Buscar Itens.

6.4 Selecionar os itens

Após a busca:

  1. Localize o item pretendido;

  2. Selecione o item;

  3. Informe a quantidade no campo Quantidade Solicitada.

Informe apenas a quantidade necessária e compatível com o processo.

6.5 Preencher justificativas e anexos

Na aba Justificativas e Anexos, informe:

  • número do processo administrativo;

  • número sequencial de controle da adesão adotado pelo Campus Araquari;

  • justificativa da vantagem da adesão;

  • confirmação de compatibilidade dos preços com o mercado;

  • confirmação da consulta e aceite do fornecedor;

  • justificativa para item isolado de grupo, se aplicável.

Anexe os documentos obrigatórios e confira se todos estão legíveis e corretos.

6.6 Enviar o pedido

Após revisar:

  1. Clique em Solicitar Adesão;

  2. Acompanhe a análise pelo órgão gerenciador.

Caso ainda falte informação, utilize Salvar Rascunho.

7. Após a autorização da adesão

Depois da autorização pelo órgão gerenciador, o processo deverá seguir o fluxo interno do campus, incluindo, quando aplicável:

  • juntada da autorização ao processo;

  • atualização da lista de verificação;

  • emissão da declaração de recursos orçamentários;

  • solicitação de emissão de empenho;

  • formalização contratual;

  • encaminhamento da nota de empenho ou contrato ao fornecedor;

  • publicação no Diário Oficial da União, quando exigida;

  • encaminhamento para emissão de portaria de fiscalização;

  • acompanhamento da entrega ou execução do objeto;

  • ateste da nota fiscal;

  • elaboração de relatório de fiscalização;

  • encaminhamento para penalização, se houver descumprimento;

  • procedimentos de pagamento;

  • arquivamento do processo.

A contratação deverá ser formalizada dentro do prazo de 90 dias, contado da autorização do órgão gerenciador, observado o prazo de vigência da ata. Antes da solicitação de empenho ou da formalização contratual, confirme novamente se a ata permanece vigente.

8. Certidões e consultas

As certidões e consultas deverão ser juntadas:

  • antes da contratação ou emissão do empenho; e

  • antes do pagamento, quando aplicável.

Utilize os modelos da PROAD:

017. Certidões Negativas de Débito

023. Certidões Negativas de Débito

Também devem ser observados os manuais internos do Campus Araquari sobre emissão de certidões.

9. Problemas frequentes

Pedido indeferido

Principais causas:

  • ausência de processo específico no SIPAC;

  • ausência de número sequencial de controle da adesão;

  • ausência de DFD, ETP ou documento obrigatório;

  • ausência de justificativa de vantajosidade;

  • ausência da demonstração de compatibilidade dos preços;

  • ausência do aceite do fornecedor;

  • ausência de consulta ou autorização do órgão gerenciador;

  • ausência da lista de verificação;

  • documentos anexados incorretamente;

  • inconsistência entre item, fornecedor, quantidade e ata;

  • ata vencida ou com vigência insuficiente para a formalização da contratação;

  • solicitação incompatível com edital, ata ou legislação;

  • extrapolação dos limites de adesão.

Quando isso ocorrer, revise a instrução e realize nova solicitação no sistema.

10. Referências e manuais relacionados

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