Fluxo de diárias e passagens
Confira a seguir o fluxo com o passo a passo da solicitação de diárias e passagens.
1 Pré-viagem.
1.1 Preenchimento e envio da Proposta
Quem executa: Proposto.
Conforme o Art. 3º, inciso II, da Portaria Normativa nº 6/2020, proposto é "aquele que realizará o afastamento a serviço, nacional ou internacional, no interesse da Administração Pública, o qual se responsabiliza pela fidelidade das informações fornecidas".
Preenche a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP), em arquivo PDF editável, disponível aqui.
Envia o arquivo para o e-mail diarias.araquari@ifc.edu.br, juntamente dos demais documentos que comprovem o deslocamento (como convocação, e-mail e outros).
1.2 Confirmação de recebimento
Quem executa: Chefe de Gabinete.
Confirma o recebimento por e-mail e insere a documentação no SIPAC – Protocolo, solicitando assinatura do proposto e do Diretor no sistema.
1.3 Coleta de Assinaturas
Quem executa: Proposto.
Assina a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens pelo sistema SIPAC. A assinatura do Diretor Geral também é solicitada.
1.4 Lançamento no SCDP
Quem executa: Chefe de Gabinete.
Confere as assinaturas da PCDP e lança o documento assinado no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP).
1.5 Aprovação da Autoridade
Quem executa: Diretor Geral.
Na condição de Autoridade e Ordenador de Despesas, aprova o pagamento das diárias.
1.6 Pagamento
Quem executa: Direção de Administração e Planejamento.
Realiza o pagamento da diária, a partir do 5º dia anterior à viagem.
2 Pós-viagem
2.1 Preenchimento e envio do Relatório de Viagem
Quem executa: Proposto.
Preenche o Relatório de Viagem, em arquivo PDF editável, disponível aqui.
Envia o arquivo para o e-mail diarias.araquari@ifc.edu.br, juntamente dos demais documentos que comprovem a realização da missão (como lista de presença, ata da reunião, certificado do curso e outros).
2.2 Confirmação de recebimento
Quem executa: Chefe de Gabinete.
Confirma o recebimento por e-mail e insere a documentação no SIPAC, solicitando assinatura do proposto e do Diretor Geral no sistema.
2.3 Coleta de assinaturas
Quem executa: Proposto.
Assina o Relatório de Viagem pelo sistema SIPAC. A assinatura do Diretor Geral também é solicitada.
2.4 Lançamento no SCDP
Quem executa: Chefe de Gabinete.
Confere as assinaturas e lança o Relatório de Viagem assinado no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), finalizando e arquivando a documentação.
2.5 Aprovação do Relatório
Quem executa: Direção Geral.
Aprova o Relatório de Viagem e finaliza o processo no SCDP.
COLABORADOR EVENTUAL - ESPECIFICIDADES
No caso de viagem de colaborador eventual, a PCDP (específica para colaborador eventual, disponível aqui) deve ser preenchida e encaminhada pelo setor que está solicitando a presença do colaborador. Não é necessário que o próprio colaborador preencha o formulário, pois isso dificulta as tratativas junto ao setor de diárias e passagens.
Dessa forma, o formulário de solicitação de diárias para colaborador eventual será assinado apenas pelo Diretor que está convidando o colaborador, e pelo ordenador de despesas. O mesmo será feito com o Relatório de Viagem.
As comprovações de convite do colaborador e comprovação de realização da missão deverão ser enviados ao setor de diárias e passagens junto com o pedido de diárias e o relatório de viagem, nos mesmos moldes de viagem de servidor, bem como os bilhetes aéreos utilizados (ou cópia do bilhete digital), caso haja.