Manual – Controle de Venda de Excedentes de Produção
1) Acesso e Ferramentas Necessárias
Antes de tudo, certifique-se de ter:
-
Acesso ao site CEOF - Excedente de Produção:
→ Registrar vendas de excedentes, visualizar registros, planilha de controle e Drive de arquivos. Google Sites -
Acesso ao Formulário de Registro de Nova Venda de Excedente (link “Registrar nova venda de excedente”). Google Sites
2) Começando a Venda – Passo a Passo
| Etapa | Ação detalhada |
|---|---|
| 2.1 Preparação | Verifique se há uma Oferta Pública válida para o produto excedente: no site “Ofertas públicas 2025” ou o ano correspondente. Google Sites |
| 2.2 Verificar estoque e valores | Confirme a quantidade disponível e preços fixados pela oferta pública. |
| 2.3 Registro inicial | No site, clique em “Registrar nova venda de excedente” para abrir o formulário. Google Sites |
| 2.4 Preencher o formulário – dados obrigatórios |
Preencha os seguintes campos no formulário: • Servidor responsável + Data da Venda |
| 2.5 Gerar GRU no ato | Use o link no site “GRU e PagTesouro” para emitir a guia de recolhimento da União, se necessário. Google Sites |
| 2.6 Entregar o produto/realizar retirada | Após preenchimento e GRU, efetue a entrega ou retirada do produto pelo comprador. Para animais, não liberar sem GTA. |
3) Após a Venda – Complementação e Documentação
| Etapa | Ação detalhada |
|---|---|
| 3.1 Arquivar comprovantes GRU | Guarde o comprovante de pagamento da GRU. Digitalize ou fotografe com qualidade. Carregue ou anexe no Google Drive de controle. |
| 3.2 Emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) | Se a NF-e não for emitida imediatamente: • Monitorar quando ela é gerada. • Depois emitir a NF-e e preencher no formulário os campos “Número da NF-e” e “Data da NF-e”. • Anexar arquivo digital da NF-e no Drive/Planilha de Controle. |
| 3.3 Emissão da Guia de Trânsito Animal (GTA), se aplicável | Para venda de animais: GTA deve acompanhar transporte. Se não estiver pronta na venda, providencie o mais breve possível. Anexe o documento. |
| 3.4 Registro de pendências | Se NF-e ou GTA estiverem pendentes, marcar no formulário/planilha, para que o setor administrativo possa acompanhar. |
4) Controle de Registros
-
Use a planilha de controle do site (link “Visualizar planilha de controle”) para verificar todas as respostas enviadas via formulário. Google Sites
-
Confira, linha a linha, se estão preenchidos: GRU, Comprovante, NF-e, GTA, datas, valores.
-
Mantenha os documentos no Google Drive de arquivos de controle (“Acessar arquivos no Google Drive”) organizados por ano/mês. Google Sites
5) Envio Mensal ao Setor de Almoxarifado / Processo Oficial
| Etapa | O que deve constar no envio |
|---|---|
| 5.1 Preparar Resumo Mensal | A partir da planilha: totais por produto (quantidade e valor), quantas vendas, quantas NF-e emitidas, quantas pendentes. |
| 5.2 Verificar pendências | Listar quais vendas ainda faltam NF-e ou GTA ou comprovante de GRU, para que sejam resolvidas. |
| 5.3 Documentação anexa | GRU(s) pagos, NF-e(s), GTA(s), comprovantes digitalizados. |
| 5.4 Formato do processo | Organizar tudo num processo físico ou digital, conforme procedimento interno do campus: • Relatório mensal • Planilha de controle • Documentos físicos/digitais anexos • Encaminhar protocolo interno ao setor de almoxarifado |
| 5.5 Prazos | Definir data fixa mensal para envio, ex: até o dia 25 de cada mês ou outro prazo definido pela administração. |
6) Boas Práticas e Sugestões Específicas
-
Registro imediato no formulário no momento da venda evita esquecimentos.
-
Use o site “Visualizar registros” para conferir o que você digitou, identificar erros cedo. Google Sites
-
Sempre inclua links ou referências exatas para documentos no Google Drive, pois simplifica auditoria e busca posterior.
-
Fazer backups mensais dos documentos físicos e digitais.